CÓ PHƯƠNG ÁN CHO NHỮNG TRƯỜNG HỢP KHẨN CẤP, SỰ CỐ BẤT NGỜ
Luôn cập nhật các phương án tốt nhất trong việc lên kế hoạch an ninh và quản lý rủi ro cho sự kiện. Chuẩn bị sẵn một danh sách có tất cả các địa chỉ liên hệ của nhân viên chịu trách nhiệm các hạng mục để trong trường hợp khẩn cấp có thể xử lý nhanh chóng và dễ dàng.
12. Chuẩn bị lều y tế chuyên nghiệp
Một sự kiện lớn chắc chắn thu hút một lượng lớn người tham gia, vì thế không tránh khỏi trong lúc diễn ra chương trình sẽ có ai đó bị ốm hoặc bị thương. Vậy nên trong việc bố trí các khu vực sự kiện cần phải có cả khu vực y tế riêng. Quy mô khu vực y tế sẽ phụ thuộc vào diện tích nơi tổ chức và cần có nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng túc trực liên tục cũng như phải chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ sơ cứu.
13. Vẽ bản đồ các lối thoát hiểm trong tình huống khẩn cấp
Khi có sự cố bất ngờ giữa sự kiện thì sẽ có hàng trăm hoặc hàng ngàn người cần thoát ra ngoài nhanh chóng và các lỗi thoát hiểm để sơ tán khẩn cấp đã được lên kế hoạch trước sẽ giúp giải quyết tình huống trật tự hơn, tránh gây hoang mang của khán giả cũng như là ban tổ chức. Vị trí các bảng chỉ cũng phải được thể hiện trong sơ đồ bố trí toàn cảnh sự kiện.
14. Đặt bình chữa cháy ở những nơi dễ lấy
Đối với các đám cháy nhỏ, những thiết bị nhỏ gọn phù hợp như bình chữa cháy cầm tay sẽ ngăn chặn tình huống trở nên tồi tệ hơn. Ngoài ra, cũng cần trang bị thiết bị chuyên nghiệp hơn như tủ cứu hỏa để ngăn chặn những kẻ phá hoại hay những cú nổ bất ngờ. Đồng thời, luôn luôn đặt bảng hướng dẫn sử dụng to và rõ ràng ngay sát bên các thiết bị cứu hóa.
15. Thiết lập đội ngũ an ninh chuyên nghiệp
Trong suốt sự kiện, đội ngũ an ninh sẽ được phân công ở nhiều vị trí như sẽ có những người được sắp xếp đứng tại điểm cố định và sẽ có những người linh động, đi dạo tất cả các khu vực để quan sát khán giả. Họ phải được đào tạo bài bản và đủ chuyên nghiệp, bằng con mắt nhạy bén và sự linh hoạt, họ sẽ biết trường hợp nào cần phải xử lý hay ai đang cần hỗ trợ để đưa ra lời đề nghị giúp đỡ. Trong sơ đồ bố trí cũng nên đánh dấu rõ ràng những điểm có đội ngũ an ninh cố định để khi khán giả gặp sự cố có thể nhanh chóng nhờ hỗ trợ.
16. Bố trí đèn (bảng hiệu) lối thoát hiểm quanh khu vực sự kiện
Khi tổ chức sự kiện vào ban đêm mà gặp tình huống mất điện, mọi người sẽ khó khăn trong việc di chuyển nếu không nhìn được lối đi một cách rõ ràng. Vì thế, cần lắp đặt đèn khẩn cấp theo dọc các điểm thoát hiểm, lối thoát điểm và bãi đỗ xe để tránh làm cho đám đông hoảng loạn và giữ trật tự tốt hơn.
THIẾT KẾ SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÙ HỢP VỚI THỜI TIẾT
Có nhiều lễ hội âm nhạc được diễn ra trong nhà nhưng đa phần mọi người đều thích được tổ chức bên ngoài vì sẽ có nhiều trải nghiệm hơn. Tuy nhiên, lễ hội âm nhạc ngoài trời thường phụ thuộc vào thời tiết và điển hình là những tình huống “mưa nắng thất thường”. Vì thế, luôn phải có kế hoạch cho trường hợp xấu nhất, bất kể dự báo thời tiết đoán rằng mọi thứ đều tuyệt vời nhưng thời tiết thì có thể thay đổi trong “một nốt nhạc”.
17. Chuẩn bị các khu vực để tránh thời tiết bất lợi
Người tham dự cần được hỗ trợ tránh những điều kiện bất lợi của thời tiết. Do đó, thay vì dựng một lều lớn che bóng mát thì nên dựng một số lều nhỏ xung quanh địa điểm tổ chức để tất cả mọi người đều có thể tiếp cận dễ dàng. Trong đó nếu cung cấp được cả chỗ ngồi, bàn, quạt và điều hòa di động thì càng tốt.
18. Cung cấp các trạm nước uống miễn phí
Nếu sự kiện diễn ra trong điều kiện nắng nóng, gây đổ nhiều mồ hôi thì việc cơ thể mất nước là rất nghiêm trọng. Ngay cả khi thời tiết nhẹ nhàng, thoải mái thì việc uống nước vẫn rất cần thiết vì mọi người đã phải hoạt động liên tục cả ngày trời. Mặc dù, trong chương trình cũng có các gian hàng sẽ bán nước tại khu vực ăn uống nhưng nếu cung cấp thêm các vòi nước uống miễn phí dành cho khán giả thì sự kiện của bạn sẽ được khen ngợi nhiều hơn khi có hành động quan tâm tinh tế đến khách tham dự.
HƯỚNG DẪN KHÁN GIẢ CÁCH XEM BẢN ĐỒ VÀ BIỂN BÁO
19. Chỉ dẫn khán giả các khu vực cần thiết
Đặt các biển báo ngắn gọn và rõ ràng xung quanh địa điểm tổ chức, đánh dấu những khu vực cần thiết nhất:
- Phòng vệ sinh
- Sân khấu
- Khu vực ăn uống
- Trạm sạc điện thoại & thiết bị điện tử
- Các buồng thông tin
- Khu check in hoặc đăng ký mua vé
- Lối vào / lối ra
- Khu vực y tế
- Khu vực hỗ trợ, chăm sóc khách hàng
20. Thỏa sức thiết kế các bảng hướng dẫn sáng tạo
Tạo ra các bảng hướng dẫn động thật sáng tạo. Bạn có thể thuê một họa sĩ vẽ một bức tường graffiti hoàn chỉnh với các hashtag và tài khoản mạng xã hội của sự kiện. Bên cạnh đó, có thể sử dụng máy chiếu Gobo để làm biển báo ảo, cảnh báo hoặc hướng dẫn sẽ hiện trên sàn ở những khu vực bị hạn chế không gian cho việc đặt bảng hướng dẫn. Ngoài ra, bảng hiệu kỹ thuật số cũng khá thu hút khán giả khi nó cho phép bạn cung cấp thông tin theo nhiều cách độc đáo và có thể thay đổi thông tin liên tục, dễ dàng.
21. Thiết kế ứng dụng cho sự kiện
Ứng dụng sự kiện giúp những người tham dự luôn cập nhật mọi thứ đang diễn ra từ nghệ sĩ, lịch trình chiếu cho đến những thay đổi vào phút chót. Khán giả có thể thêm vị trí của mình vào ứng dụng và xem nó cách dễ dàng. Sẽ thật tuyệt vời nếu như định vị cho họ thấy được vị trí mà họ đang đứng ngay trong khuôn viên sự kiện.
22. In bản đồ sự kiện và phát chúng cho những người tham dự
Dù tin hay không thì một số người vẫn thích được tự do tìm hiểu và thưởng thức lễ hội âm nhạc. Vì thế, hãy in bản đồ sự kiện ra và cung cấp chúng ở lối vào cùng các điểm thông tin quanh khuôn viên tổ chức.
Kết luận
Lễ hội âm nhạc là một cách tuyệt vời giúp mọi người xích lại gần nhau hơn. Chỉ cần là bạn tạo một không gian dễ điều phối, đánh dấu rõ ràng và ưu tiên sự an toàn, bạn sẽ khiến cho mọi khán giả cảm thấy thoải mái, vui vẻ và nhớ mãi những khoảnh khắc tuyệt vời mà sự kiện truyền tải.
Biên dịch: Loan Lê
Nguồn: socialtables
Xem lại phần 1 tại đây
