Kể từ khi Woodstock làm nên lịch sử âm nhạc vào năm 1969, các lễ hội âm nhạc đã dần trở thành một hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Ngày nay, những lễ hội lớn hằng năm từ Coachella đến New Orleans Jazz hay từ lễ hội di sản – Heritage Festival đến Bonnaroo đã thu hút một lượng lớn khán giả và quy tụ nhiều ngôi sao âm nhạc hàng đầu thế giới.

Cách bố trí và thiết kế không gian cho sự kiện quy mô lớn là một trong những thách thức đối với những nhà Tổ chức sự kiện. Hãy theo dõi những mẹo dưới đây vì nó có thể giúp bạn tạo bố cục sự kiện an toàn và dễ điều phối. Bằng cách đó, những người tham gia lễ hội có thể tập trung đúng mục đích của sự kiện – đó chính là âm nhạc.

HÃY TẬP TRUNG VÀO NHỮNG ĐIỀU NHỎ NHẶT NHƯNG CÓ Ý NGHĨA ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ TẠI LỄ HỘI ÂM NHẠC

1. Cung cấp nhiều nhà vệ sinh hơn những gì bạn nghĩ

Việc phải chờ đợi và xếp một hàng dài trước nhà vệ sinh sẽ khiến cho người tham gia lễ hội thất vọng, chán nản và sự kiện của bạn sẽ bị báo chí phê bình, chê trách. Ngay cả khi địa điểm tổ chức có sẵn phòng vệ sinh cố định, thì vẫn nên tìm một vài nơi để bố trí thêm các nhà vệ sinh di động, phân chia chúng ở các khu vực để giãn số lượng nhu cầu tại một điểm và có thể tiếp cận từ nhiều phía. Bên cạnh đó, hãy nhớ phải liên tục kiểm tra hệ thống để kịp thời xử lý những sự cố ngoài ý muốn.

2. Bố trí các quầy bán hàng để người tham gia có thể dễ dàng mua được

Các lễ hội âm nhạc ngoài trời thường sẽ được tổ chức tại những địa điểm rộng lớn. Vì vậy, nên sắp xếp các quầy bán hàng thiết yếu để mọi người có thể mua trực tiếp trong khu vực tổ chức mà không cần phải ra ngoài hoặc đi tìm quá xa khiến họ bỏ lỡ tiết mục của nghệ sĩ họ ưa thích. Ngoài ra, có thể chuẩn bị thêm một số hoạt động trò chơi để khán giả tham gia và nhận được một món quà lưu niệm ngay tại chương trình.

3. Nên đặt các thùng rác cách xa nhau hơn

Không nên để tất cả thùng rác tại 1 vị trí với hy vọng giúp các nhân viên vệ sinh tiết kiệm thời gian thu dọn. Hãy phân chia thùng rác ra nhiều nơi và đặt chúng cố định tại đó trong suốt chương trình để rác được bỏ đúng vị trí. Nếu có thể, hãy dùng những thùng đựng rác có thể tái chế vì điều đó sẽ góp phần giúp cho sự kiện của bạn thân thiện hơn với môi trường.

4. Lắp đặt thêm các trạm sạc điện thoại và thiết bị điện tử

Phương tiện truyền thông mạng xã hội có thể giúp lôi kéo sự thu hút trước, trong và sau sự kiện thông qua những bài viết và hình ảnh. Phần lớn những người tham dự sẽ đăng những tấm hình về sự kiện như: không gian tổ chức, các món ăn và mọi người tại lễ hội âm nhạc của bạn bằng điện thoại hay các thiết bị điện tử khác của họ. Vì thế, những trạm sạc đó sẽ giúp cho các thiết bị của khán giả luôn sẵn sàng hoạt động.

5. Nên cung cấp F&B đa dạng hơn và sắp xếp chúng ở những nơi dễ tiếp cận

Mặc dù bạn không phải đang tổ chức một lễ hội ẩm thực, nhưng khán giả của bạn sẽ ở đó cả ngày hoặc thậm chí cả cuối tuần. Vì thế, các quầy thức ăn là vô cùng cần thiết và chúng ta nên đặt xung quanh với nhiều sự lựa chọn như:

• Đồ nóng và lạnh
• Thức ăn lành mạnh và đồ ăn vặt
• Thức ăn chứa nhiều tinh bột
• Thức ăn, nước uống không có thành phần từ sữa
• Thức ăn dành cho người ăn kiêng và những người ăn chay
• Thức ăn cầm tay tiện lợi, có thể vừa ăn vừa đi dạo các khu vực khác

Mặc khác, bạn có thể cân nhắc đến việc đặt các loại xe thức ăn di động, đây cũng là một lựa chọn khá phù hợp cho các lễ hội âm nhạc vì chúng rất tiện lợi trong việc di chuyển đến các địa điểm và cung cấp nhiều lựa chọn ẩm thực khác nhau chỉ với một lượng khách nhỏ.

Ngoài ra, hãy trao đổi với các đơn vị cung thực phẩm về các dịch vụ đi kèm như bàn ăn và chỗ ngồi cho khách. Khi bạn lên thiết kế sơ đồ vị trí cho lễ hội âm nhạc thì cả khu vực chỗ ngồi ăn uống cũng phải được thể hiện trong bản vẽ.

TẠO KHOẢNG TRỐNG LỐI ĐI GIỮA CÁC KHU VỰC ĐỂ CÁC PHƯƠNG TIỆN VÀ KHÁN GIẢ CÓ THỂ DI CHUYỂN

6. Tạo nhiều hơn một khu vực chăm sóc khách hàng

Khi có hai hay nhiều khu vực chăm sóc khách hàng hơn sẽ làm giảm việc phải xếp những hàng dài gây tắc nghẽn. Để có kết quả tốt nhất, đặt một khu vực chăm sóc khách hàng bên ngoài địa điểm để mọi người giải quyết các vấn đề về vé mà không phải xếp hàng và đi vào bên trong. Đặt các khu vực chăm sóc khách hàng khác bên trong địa điểm, tại những nơi khán giả dễ dàng nhìn thấy, để giải quyết những vấn đề khác.

7. Phân luồng các lối ra - vào

Lắp đặt các hàng rào tạo lối đi để khán giả di chuyển thuận lợi vào các khu vực. Tùy tình hình thực tế mỗi chương trình mà sẽ phân số lượng luồng để tránh chen lấn xô đẩy, giúp quy trình check-in được đẩy nhanh hơn.

Với những sự kiện lớn, kiểm tra nghiêm ngặt thì ngoài khu vực soát vé sẽ có thêm những khu như kiểm tra an ninh, kiểm tra túi xách,.. tiến độ tại các khu vực này thường mất khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, hiện nay đã có rất nhiều công cụ hữu ích hỗ trợ cho việc check-in nhanh chóng và dễ dàng hơn.

8. Có khu vực cắm trại

Nếu lễ hội của bạn kéo dài nhiều ngày và cho phép khách ở lại qua đêm thì hãy chuẩn bị cả khu cắm trại và đảm bảo nó được dựng trên mặt đất bằng phẳng, không bị cuốn trôi khi có mưa bão. Khu cắm trại nằm trong khuôn viên địa điểm tổ chức sự kiện và gần các sân khấu thì càng tốt.

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ BAO GỒM CẢ KHU VỰC DÀNH CHO NGHỆ SĨ VÀ KHÁCH VIP

9. Thiết kế khu vực hậu đài

Ngoài sân khấu biểu diễn, các nghệ sĩ cần một khu vực hậu đài để ngăn cách với khán giả. Thiết kế sơ đồ bố trí cho lễ hội phải đầy đủ các khu vực cho nghệ sĩ chuẩn bị trước khi biểu diễn, khu vực này chỉ cho phép những người có phận sự ra vào. Ngoài ra, xem xét các lối vào hậu trường để nghệ sĩ và những người liên quan dễ dàng di chuyển vào bên trong.

10. Thiết lập lối vào riêng cho khách VIP

Nếu bạn có những vị khách mời đặc biệt hoặc những vị khách đã trả nhiều tiền hơn cho một vé thì hãy chuẩn bị một lối đi riêng cho họ tại khu check-in của sự kiện. Phạm vi lối đi này phụ thuộc vào số lượng khách VIP trong danh sách của bạn. Nó có thể là một hàng phụ bên cạnh những hàng bình thường. Tuy nhiên, nếu khách VIP là các ngôi sao nổi tiếng thì lối vào riêng của họ phải ở một khu vực khác, lối đi nên được trải thảm đỏ và có lều chào đón để phục vụ cocktail, các món khai vị trước khi buổi biểu diễn bắt đầu.

11. Chuẩn bị sơ đồ lối đi riêng cho các đơn vị cung cấp

Việc này giúp cho những người tham dự lễ hội không đi vào khu vực của những nhà cung cấp. Chuẩn bị những tấm bảng lưu ý tại các lối ra – vào rằng đây là “khu vực chỉ dành cho nhân viên” để khán giả không phải chờ đợi hoặc xếp một hàng dài vô nghĩa khi nghĩ đó là lối vào hoặc phải lòng vòng khi vô tình đi vào các khu vực hạn chế.

Biên dịch: Loan Lê

Nguồn: socialtables

Xem tiếp phần 2 tại đây