Ngân sách sự kiện là yếu tố chính để sự kiện có thể từ những trang giấy trở thành “những thực thể sống động”. Việc nắm bắt từng chi tiết trong ngân sách sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện hoàn hảo từ A đến Z, từ lợi tức của nhà tổ chức đến trải nghiệm của người tham dự.
Sau đây là 2 giai đoạn cuối trong quá trình thiết lập ngân sách sự kiện của bạn.
Giai đoạn 3: Nắm vững các phương pháp tốt nhất về ngân sách sự kiện
Bên cạnh việc theo dõi các biên lai thu chi thì bạn cũng cần thêm những lưu ý dưới đây để đảm bảo tốt nhất ngân sách cho sự kiện.
8. Xem xét ROI của sự kiện
Ngân sách sự kiện chính là phần cơ bản để tính toán lợi tức đầu tư của bạn. Nó có thể xác định tổng chi phí cho sự kiện nên hãy sử dụng như là một nguồn dữ liệu thực tế cho những mùa sau để theo dõi tỷ suất lợi nhuận của mình.
Nếu bạn chưa chắc chắn về cách tính ROI cho sự kiện thì hãy tham khảo phương trình đơn giản sau đây:
[(Tổng doanh thu bán hàng - Tổng chi phí đầu tư của sự kiện) ÷ Tổng chi phí của sự kiện] X 100 = ROI
Nếu bạn kiếm được 100.000 đồng từ 1.000 đồng, thì tỷ suất hoàn vốn (ROI) là 0,99 hay 99%.
9. Thiết lập ngân sách cho khoản mục chi phí dự phòng
Bạn không bao giờ biết trước được điều gì sẽ xảy ra trong một sự kiện. Việc tính toán một chút ngân sách dự trù sẽ giúp bạn có thể xử lý tốt những chi phí phát sinh ngoài dự kiến, điều này giúp giảm thiểu căng thẳng và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ hơn.
Tips: Tùy thuộc vào loại sự kiện của bạn, hãy lập kế hoạch để có một con số dự phòng từ 5% đến 25%.
10. Tránh những sai lầm phổ biến
Một sai lầm phổ biến về ngân sách sự kiện là bạn thường bỏ quên chúng sau khi lên kế hoạch. Dành một ít thời gian cho nó mỗi ngày (ít nhất 10 phút) để cập nhật những tiến triển mới trong thời gian thực hiện sự kiện.
Lưu trữ kế hoạch ngân sách lên hệ thống dữ liệu của công ty để tránh thất lạc và dễ theo dõi hơn.
Tận dụng hiệu quả các nguồn có thể trở thành doanh thu cho sự kiện nhằm giúp mở rộng thêm ngân sách. Các chuyên gia tổ chức sự kiện cho biết họ đã tạo ra phần lớn doanh thu từ các nguồn khác ngoài bán vé và những nguồn phổ biến nhất bao gồm:
- Các nhà tài trợ
- Sản phẩm lưu niệm của sự kiện
- Trao đổi, buôn bán hàng hóa
Tips: Đừng chỉ cung cấp cho các nhà tài trợ của bạn gói đồng / bạc / vàng chung chung mà hãy tìm hiểu nhu cầu thực sự mà các nhà tài trợ cần để mang lại mối quan hệ hợp tác có giá trị. Tham khảo một vài gói sự kiện được các nhà tài trợ yêu thích sau đây nhé!
11. Hãy sáng tạo
Nếu vẫn không cải thiện được ngân sách sự kiện thì đã đến lúc suy nghĩ sáng tạo về cách bạn có thể tiếp thị sự kiện của mình và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho những người tham dự dựa trên ngân sách sự kiện hiện có. Bạn không thể loại bỏ hoàn toàn chi phí tiếp thị nhưng bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc tối ưu chi phí đó.
Ví dụ một vài gợi ý sau đây:
- Quảng cáo với sự giúp đỡ của Influencers.
- Sử dụng các công cụ công nghệ miễn phí.
- Sử dụng “thuê ngoài” là nhóm đối tượng: sinh viên thực tập hoặc tình nguyện viên và tạo ra lợi ích cho họ.
- Hợp tác với các thương hiệu và doanh nghiệp địa phương.
Giai đoạn 4: Tạo mẫu ngân sách sự kiện của bạn
Mọi công việc đều cần có cảm hứng để thực hiện nó, đặc biệt là những công việc khô khan với các con số vì vậy hãy tạo nên những mẫu ngân sách đẹp mắt, hấp dẫn thay vì những bảng tính trắng xóa hay những mẫu ngân sách lỗi thời từ rất nhiều năm trước. Điều này sẽ khiến cuộc sống của bạn trở nên thoải mái hơn không ít khi đương đầu với các bảng kế hoạch ngân sách dài dằn dặt của sự kiện.
Cập nhật bảng ngân sách bằng những câu hỏi sau:
- Bạn đang lập ngân sách để làm gì? Chỉ định nhu cầu của sự kiện và chia ra các danh mục chi tiêu chính.
- Chi phí chính xác của bạn là gì? Tự hình dung vòng đời của sự kiện và liệt kê các mục hàng theo từng danh mục.
- Doanh thu dự kiến của sự kiện là bao nhiêu? Ước tính số tiền sẽ kiếm được, bao gồm doanh thu từ vé, nhà tài trợ, nhà cung cấp và bất kỳ nguồn thu nào khác.
- Đã có biến nào không xác định trong mẫu ngân sách sự kiện của bạn chưa? Đó chính là khoản mục dự phòng của sự kiện. Nếu cuối cùng khoản mục này không cần dùng đến thì đó là một điều tốt khi bạn sẽ có thêm một khoản dư.
- Bạn có thể làm cho việc lập ngân sách của mình dễ dàng hơn với công nghệ không? Ứng dụng và các công cụ công nghệ khác sẽ giúp tự động hóa các thao tác và công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn cũng như cung cấp cho một bức tranh tài chính chính xác hơn.
Tips: Tạo ra một bảng tính không phải là thế mạnh của bạn? Đừng lo vì có rất nhiều công cụ đơn giản có thể giúp bạn bắt đầu, chẳng hạn như Google Sheet - một công cụ online với nhiều tính năng đơn giản, dễ sử dụng hơn.
Kết luận
Tăng ngân sách vào những ly cocktail hào nhoáng hoặc đầu tư vào các phương thức giải trí hoành tráng để tăng trải nghiệm cho khách hàng sẽ là một ý tưởng rất hay, nhưng nếu vì vậy mà bạn không còn ngân sách để quảng bá sự kiện của mình thì sự kiện sẽ không thể thu hút bất kỳ người tham dự nào để thưởng thức những ý tưởng đó. Vì thế nên việc phân bố hợp lý ngân sách sự kiện là một yếu tố quan trọng sẽ giúp bạn tạo nên một sự kiện thành công rực rỡ. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đã nắm bắt được cách để làm nên một bảng ngân sách sự kiện hoàn hảo nhất.
Xem lại phần 1 tại đây.
Biên tập: Kiều Quyên
Nguồn: Eventbrite
