Ngân sách sự kiện là yếu tố chính để sự kiện có thể từ những trang giấy trở thành “những thực thể sống động”. Việc nắm bắt từng chi tiết trong ngân sách sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện hoàn hảo từ A đến Z, từ lợi tức của nhà tổ chức đến trải nghiệm của người tham dự.
Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để giúp bạn xây dựng và quản lý ngân sách sự kiện một cách hiệu quả nhất - Phần 1.
Giai đoạn 1: Xác định rõ về chiến lược ngân sách sự kiện
Trước khi đi sâu vào phần lập kế hoạch ngân sách thực tế cho sự kiện thì bạn hãy nghiêm túc suy nghĩ về những gì sẽ chi tiền trong sự kiện. Sau đây là phần tổng hợp một số cách tốt nhất giúp bạn sử dụng dữ liệu để phân bổ ngân sách sự kiện.
1. Tham chiếu về dữ liệu những mùa trước
Trừ khi sự kiện của bạn diễn ra vào năm đầu tiên, nếu không thì bạn có thể tham khảo lại những bảng kinh phí và kế hoạch ngân sách từ những mùa trước đó. Xem các mục chi tiêu thực tế đã có chênh lệch như thế nào với bảng kế hoạch, mục nào vượt mức hoặc thấp hơn và so sánh qua các năm để nắm bắt tốt nhu cầu. Khi đã xác định được chính xác những khoản chi này bạn sẽ điều chỉnh chúng phù hợp hơn cho năm nay và tránh được những sai lầm đã diễn ra trong quá khứ. Ngoài ra, bạn cũng có thêm cơ sở thuyết phục sếp của bạn hay khách hàng khi trình bày sơ bộ về ngân sách của sự kiện.
2. Xem xét xu hướng phân bổ ngân sách
Nếu bạn và nhóm của bạn đang gặp phải những hạn chế về ngân sách thì hãy biết một điều rằng bạn không đơn độc. Trong một cuộc khảo sát về những người làm sự kiện, 9/10 người cho biết ngân sách của họ không đủ và hơn một nửa số họ cho biết ngân sách của họ vẫn sẽ giữ nguyên như vậy trong năm tiếp theo. Vậy tiền sẽ chi cho những khoản mục nào? Bảng khảo sát cho kết quả về những chi phí hàng đầu là:
- Truyền thông: 43%
- Nhân sự (Diễn giả, nhân sự trình diễn...): 32%
- Sản xuất: 29%
- Địa điểm: 18%
Ở mục tiếp thị và quảng bá bạn có thể tham khảo thêm những cách thực hiện tiết kiệm chi phí hơn cho quy mô cụ thể của sự kiện.
3. Đặt mục tiêu về những khoản chi
Khi đã xác định được các lĩnh vực cần thắt chặt chi tiêu, bạn có thể đặt các mục tiêu cụ thể để nhắc nhở bạn đi theo đúng kế hoạch. Đặt mục tiêu ngay từ đầu, bao gồm giá và số lượng vé muốn bán cũng như doanh thu và các khoản tài trợ. Điều này sẽ giúp bạn giữ cân bằng cho thu nhập và chi tiêu của sự kiện.
Tips: Luôn nhận được tối thiểu ba báo giá cho bất kỳ hạng mục nào, ngay cả khi bạn có nhà cung cấp mà bạn muốn làm việc cùng. Rất có thể bạn sẽ tìm được thêm một nhà cung cấp tiềm năng để hợp tác lâu dài về sau.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch chi phí cụ thể trong ngân sách sự kiện
Bây giờ bạn đã biết các lĩnh vực trọng tâm của sự kiện, đã đến lúc liệt kê tất cả các mục cần theo dõi trong mẫu ngân sách của bạn. Chúng sẽ bao gồm các danh mục chi tiết như chi phí thuê mướn, thiết bị chiếu sáng, dụng cụ sân khấu v.v. Điều này sẽ giúp bạn ưu tiên chi tiêu và đầu tư vào những gì thực sự quan trọng. Khi đã có các danh mục tổng thể, bạn có thể bắt đầu đi sâu vào chi tiết và điền vào các chi phí.
4. Vạch ra tất cả các khoản chi tiêu của bạn để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt
Cố gắng cụ thể nhất có thể với các đơn hàng chi tiết trong ngân sách. Đừng để gộp những thứ như “thực phẩm và rượu” lại với nhau, vì bạn có thể đang tìm nguồn cung cấp chúng từ các nhà cung cấp khác nhau. Sử dụng các công thức trong bảng tính để xem lãi hoặc lỗ theo thời gian thực.
Tips: Ngân sách điển hình sẽ bao gồm hai cột là chi phí dự kiến và chi phí thực tế. Nghiên cứu của bạn càng tốt thì hai cột này càng khớp với nhau và hiệu quả của ngân sách càng cao.
5. Liệt cụ thể từng hạng mục chi phí cần theo dõi
Bạn không chắc chắn rằng nên liệt kê những chi phí nào cho trải nghiệm sự kiện của mình? Sau đây là những hạng mục phổ biến nhất cần xem xét khi tổng hợp ngân sách của bạn.
- Địa điểm
- Nhân viên
- Thiết bị ATAS
- Thiết kế, trang trí nội thất
- Nhân sự (diễn giả hoặc người biểu diễn)
- Thương hiệu
- Trải nghiệm của người tham dự
- Vận chuyển
Một số hạng mục chi tiết có thể khác phần vừa nêu vì tùy thuộc vào việc sự kiện của bạn được tổ chức trực tiếp hay ảo. Đối với những sự kiện hoàn toàn ảo, bạn sẽ tiết kiệm được các chi phí như thuê địa điểm, trang trí và lắp đặt bảng chỉ dẫn, nhưng có thể cần ngân sách nhiều hơn cho công nghệ như thiết bị phát trực tiếp hoặc hệ thống gửi thư trực tiếp cho người tham dự.
Tips: Sử dụng các màu sắc khác nhau để tô bảng tính của ngân sách để bạn có thể xem nhanh các mục hàng thuộc về danh mục nào.
6. Thiết lập chi phí công nghệ cho sự kiện
Đầu tư vào công nghệ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng tối đa hóa hiệu quả ngân sách sự kiện của bạn. Bạn cần chọn đối tác bán vé có thể cung cấp quy trình đăng ký thú vị và ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động mà mọi người sẽ thực sự sử dụng.
Đây là ba chi phí công nghệ phổ biến nhất cần xem xét đưa vào ngân sách sự kiện của bạn, tất nhiên chúng tùy thuộc vào việc sự kiện của bạn có áp dụng hay không:
- Ứng dụng sự kiện
- Đối tác bán vé
- Live streaming
Đối với một sự kiện ảo được phát trực tiếp, công nghệ được lựa chọn để sử dụng là điều đặc biệt quan trọng. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng sự kiện có kết nối Internet mạnh, thiết bị video phù hợp và thậm chí là đầu tư thêm một kỹ sư âm thanh chuyên nghiệp. Thế nên việc theo dõi hạng mục về công nghệ là hoàn toàn cần thiết.
7. Ước tính chi phí khuyến mại
Có nhiều cách để tiết kiệm tiền cho chi phí khuyến mãi nhưng bạn phải bắt đầu bằng cách hiểu chiến lược khuyến mại hiện tại mà bạn sắp áp dụng sẽ có hiệu quả như thế nào? Hãy phân tích và tham khảo dữ liệu liên quan để hiểu rõ điều này.
Xem xét kỹ chỉ tiêu marketing của bạn và doanh thu từ số lượng vé bán được. Sau đó, đầu tư ngân sách của bạn vào các kênh mang lại lợi tức đầu tư cao nhất và ngừng làm bất kỳ điều gì không mang lại lợi nhuận để tối đa hóa ngân sách sự kiện. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn tiết kiệm ngân sách hơn:
- Phương tiện truyền thông xã hội: Hãy sử dụng một trong những công cụ miễn phí này để tự động hóa các bài đăng của bạn mà không cần tốn thêm chi phí.
- SEO: Sử dụng đối tác bán vé với cơ quan quản lý miền hàng đầu trong ngành để các sự kiện của bạn có thứ hạng tốt hơn trên Google mà không cần thêm bất kỳ khoản đầu tư nào.
- Hợp lý hóa quy trình thanh toán của bạn: Những chỉnh sửa nhỏ đối với quy trình mua hàng của bạn có thể tăng đáng kể doanh số bán hàng của bạn mà không cần bất kỳ thay đổi nào khác.
Tips: Chi phí quảng bá sự kiện cho một khách hàng mới luôn cao hơn so với khách hàng cũ vì vậy hãy cố gắng kết nối lại với những người tham dự cũ của bạn qua nguồn dữ liệu trước đó nhằm hiệu quả hơn chi phí Marketing nhé!
Kết luận
Trên đây là những hướng dẫn về bước đầu khi thực hiện ngân sách cho sự kiện. Giai đoạn này bạn nên xác định rõ mục tiêu cụ thể và thực sự cần thiết của sự kiện để phân bổ nguồn ngân sách một cách hợp lý nhất. Về cách thực hiện, cũng như đơn giản hóa bảng ngân sách trong quá trình làm việc sẽ được đề cập trong phần 2 của bài viết, các bạn hãy cùng theo dõi nhé!
Xem tiếp phần 2 tại đây.
Biên tập: Kiều Quyên
Nguồn: Eventbrite
