Con đường phía trước có vẻ đầy hứa hẹn cho sự trở lại của các sự kiện trực tiếp sau khoảng thời gian ảm đạm vì đại dịch bắt đầu từ cuối năm 2019 và đã kéo dài cho đến tận gần cuối năm 2021. Tuy nhiên, một bước ngoặt bất ngờ đối với ngành Event đó là sự ra đời của những trải nghiệm kỹ thuật số, các sự kiện thực tế ảo đã giúp lĩnh vực sự kiện trực tuyến phát triển mạnh mẽ hơn. Bên cạnh đó, việc triển khai tiêm chủng trên cả nước dường như là ánh sáng cuối đường hầm mà chúng ta đang chờ đợi để tất cả cùng vượt qua quãng đường tâm tối mang tên đại dịch Covid -19.

Giờ đây, chúng ta đã có thể tụ tập tổ chức các buổi hội họp ít người và các sự kiện quy mô nhỏ đang dần xuất hiện ở khắp mọi nơi, báo hiệu rằng ngành Event đã khởi sắc, sẵn sàng quay trở lại trạng thái cũ và thậm chí có thể đạt được những dự án đỉnh cao hơn.

Tuy nhiên, khi mà cộng đồng đã sẵn sàng để trở lại với sự kiện trực tiếp thì cũng đồng nghĩa là sẽ có rất nhiều vấn đề cần xem xét và có những phương án giải quyết phù hợp. Đầu tiên và quan trọng nhất, với tư cách là các chuyên gia trong ngành Event, chúng ta phải thật thận trọng và trên hết là đảm bảo an toàn sức khỏe cho tất cả mọi người. Đừng để bị cuốn vào niềm vui khi được trở lại, hãy luôn ghi nhớ những bài học kinh nghiệm từ các đợt dịch bùng phát để cẩn thận hơn, “Quản lý kỳ vọng” và thực hiện chắc chắn từng bước một cho sự trở lại với sự kiện trải nghiệm trực tiếp.

"Quản lý kỳ vọng" thật ra mang ý nghĩa như thế nào? Cụm từ này nghe có vẻ đáng sợ, giống như việc nói với đám nhỏ trong xóm bạn là ông già Noel không có thật và quà tặng của tụi nhỏ là do bố mẹ chúng lén lút tặng vậy. Tuy nhiên không hẳn phải phũ phàng như vậy, ta có thể diễn giải nó bằng một cách nhẹ nhàng hơn đó là sử dụng những "thủ thuật kì diệu" để giữ gìn sự tồn tại của ông già Noel trước hy vọng của những đứa trẻ. Nói cách khác, để thu hút khán giả quay lại với sự kiện trực tiếp thì việc xây dựng chương trình quy mô và thật hoành tráng như trước đây là không thể, nhưng thay vào đó, chúng ta hãy đầu tư nhiều hơn về mặt sáng tạo, sự kiện của bạn phải thật sự xứng đáng để mọi người dành thời gian cho nó, bỏ qua sự e dè, lo sợ về việc tiếp xúc cộng đồng.

SỰ KIỆN TRỰC TIẾP TRỞ LẠI ĐÒI HỎI SỰ AN TOÀN

Mặc dù việc tiêm vaccine đã được triển khai trên cả nước, nhưng điều đó không có nghĩa là COVID-19 đã bị loại bỏ. An toàn sức khỏe xã hội có thể là một trong những khái niệm khó nắm bắt nhất sau hai năm bị dịch bệnh cầm chân, thật khó để có thể bước ra ngoài, ôm mọi người và tận hưởng cuộc sống tươi đẹp này. Giờ đây, giữa thời kỳ có chút hưng phấn nhẹ vì được ra đường, được tự do đi lại khiến chúng ta dễ dàng quên rằng thực tế vi rút vẫn còn rất nhiều và chúng luôn là mối đe dọa của cả cộng đồng.

Với nghĩa vụ là một chuyên gia tổ chức sự kiện, chúng ta hiện tại sẽ mang thêm một yếu tố trách nhiệm nữa đó là đảm bảo an toàn sức khỏe của người tham dự. Các sự kiện với quy mô hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người thực tế không thể tiếp tục ngay lập tức và các vấn đề như tuân thủ 5K hay các quy định về phòng chống dịch COVID-19 phải được đặt lên hàng đầu trong danh sách ưu tiên khi lập kế hoạch cho sự kiện. Điều này sẽ bao gồm những thứ như: Khai báo y tế của các khách tham dự, chứng nhận đã được tiêm chủng, giấy xét nghiệm, khẩu trang, hệ thống khử trùng,v.v.

GIỮ NHỊP ĐỘ CHẬM RÃI VÀ ỔN ĐỊNH ĐỂ CHIẾN THẮNG

Thu hút người tham dự với "chiếc áo xinh xắn" mà sự kiện của bạn đang khoác lên là bước đầu tiên dẫn đến thành công. Luôn sắp xếp mọi thứ sẵn sàng và thông báo đầy đủ cho mọi người trước khi sự kiện diễn ra bằng cách trả lời một cách hoàn hảo, rõ ràng các câu hỏi như: Họ sẽ nhận được gì khi tham gia sự kiện? Sự kiện có thể đáp ứng những yêu cầu, mong muốn của khách tham dự không? Sự kiện có mang đến cảm xúc hay có điểm gì đặc biệt bùng nổ khiến khán giả sẽ tạm thời bớt sợ va chạm cộng đồng mà tham dự?...

Ngoài ra, hãy ghi nhớ về quy mô sự kiện của bạn. Như đề cập ở trên, một sự kiện diễn ra tại trung tâm hội nghị khổng lồ với hàng nghìn người tham dự sẽ là một điều xa xỉ với khởi đầu cho sự trở lại này. Cách tốt nhất để quay trở lại “thời hoàng kim” của ngành sự kiện là hãy chậm rãi, chắc chắn và ổn định. Hãy bắt đầu với những trải nghiệm quy mô nhỏ hơn để thúc đẩy sự “giao tiếp xã hội” và nhất là có thể dễ dàng kiểm soát dòng người ra vào, đảm bảo rà soát y tế kỹ lưỡng. Bên cạnh đó, chuẩn bị các phương án bố trí khu vực, lối đi và sắp xếp chỗ ngồi đảm bảo giữ khoảng cách để sự kiện diễn ra thật an toàn.

Hay nói cách khác, sự trở lại của sự kiện trực tiếp như việc leo lên một ngọn núi dốc đứng hoặc giống như một người mới biết đi mà phải học nhảy, khi mà xung quanh vẫn luôn còn những mối nguy hiểm là dịch bệnh. Mặc dù tất cả đang bước vào thời kỳ bình thường nhưng sự thật rằng mọi thứ vẫn chưa thể trở lại như bình thường nên việc thẳng thắn chia sẻ những khó khăn đó với khách hàng, người tham dự sẽ không có gì là quá đáng hoặc gây khó chịu đến họ. Ngược lại, nếu các bên trao đổi và cùng nhau đưa ra mức kỳ vọng hợp lý trước sự kiện thì sẽ không ai phải thất vọng và dần dần chúng ta có thể đưa ngành Tổ chức sự kiện trở lại với thời kỳ sự kiện trực tiếp đỉnh cao như trước đây hoặc hơn thế nữa.

VAI TRÒ CỦA HYBRID EVENT (SỰ KIỆN KẾT HỢP)

Hiện nay, nhiều nhà tổ chức sự kiện vẫn còn quan ngại về quy mô tuyệt đối của hybrid event (sự kiện kết hợp online và offline) và sẽ rất phân vân khi đưa ra lựa chọn. Vì thế, chúng ta cần phải làm rõ các vấn đề như: Áp dụng hình thức công nghệ như thế nào cho hợp lí, khả năng đáp ứng của không gian tại địa điểm và giải pháp từ các đơn vị đối tác sẽ như thế nào để phù hợp với sự kiện của mình. Nhiều đơn vị cung cấp đã xây dựng studio cho riêng họ và chuẩn bị tất cả về phần thực và ảo của một sự kiện để kết hợp chúng với nhau theo hình thức hybrid event. Vì vậy, hãy để nỗi sợ đó tan biến, bởi vì hybrid event rất có thể sẽ trở thành trụ cột trong ngành công nghiệp sự kiện của chúng ta trong vài năm tới!

Bạn đang thắc mắc là tại sao ư? Vâng, chúng ta luôn có 1 thành ngữ là “9 người 10 ý” nên sẽ có người đã sẵn sàng để quay lại với công đồng, muốn được giao tiếp với xã hội nhiều hơn, nhưng cũng sẽ có một số người vẫn luôn quan ngại và còn bị ám ảnh tinh thần vì dịch bệnh mà chưa dám tiếp xúc gần với xã hội như trước. Vậy nên là, không phải ai cũng muốn quay lại với các sự kiện trực tiếp ngay lập tức, nhưng họ vẫn muốn có thêm sự lựa chọn về việc tham gia chúng. Mặc khác, do còn hạn chế về mặt số lượng khách tham dự trực tiếp nên các sự kiện sẽ không thể bán được nhiều vé như trước đây nữa. Đó cũng là lý do thuyết phục nhất để bạn tổ chức sự kiện của mình với mô hình hybrid event, một sự kiện kết hợp hoàn hảo thì tất cả những vấn đề trên sẽ được giải quyết dễ dàng hơn.

Ngoài ra, sự kiện ảo còn mang lại cho ta nhiều điều thật sự rất thú vị. Giờ đây, bạn có thể tổ chức sự kiện của mình trong một không gian nho nhỏ, ấm cúng nhưng chắc chắn sẽ độc đáo, hoành tráng hơn và lượng khách tham dự cũng nhiều hơn. Bạn có thể tăng ROI của mình và mang lại nhiều lợi ích hơn cho các nhà tài trợ. Đặc biệt nhất là bạn còn có thể mở rộng sự kiện của mình đến toàn thể khán giả trên cả nước, điều mà một sự kiện trực tiếp khó có thể đạt được.

LỰA CHỌN ĐỐI TÁC PHÙ HỢP

Các trình tự tuân thủ khi sản xuất và vận hành sự kiện kết hợp (hybrid event) khi vẫn còn đang âm ỉ dịch Covid-19 có thể sẽ gây khó khăn cho bạn khi phải tự mình tổ chức. Do đó, bạn nên bắt tay làm việc với những đối tác, những người đồng nghiệp có kinh nghiệm trong việc sản xuất sự kiện tuân thủ các yêu cầu chống dịch. Họ sẽ hỗ trợ bạn lựa chọn những phim trường (studio) đã từng được sử dụng để tổ chức thành công hybrid event. Ngoài ra, họ còn hỗ trợ bạn những thứ liên quan đến công tác tổ chức mà bạn - là người đang thiếu kinh nghiệm. 

Kết luận

Thời gian qua đi đồng nghĩa với việc các sự kiện sẽ phát triển và các chuyên gia đầu ngành sẽ mở ra “Những kỷ nguyên mới cho ngành Event”, sự cam kết mang đến trải nghiệm chất lượng cho khách hàng sẽ luôn là ưu tiên hàng đầu

Biên dịch: Loan Lê

Nguồn: Endless Event