Các nhà tiếp thị sự kiện giỏi nhất trong ngành luôn mong đợi những thông tin liên lạc và những góp ý của người tham dự sau khi một sự kiện kết thúc. Một cách dễ dàng để đáp ứng những kỳ vọng đó là gửi ngay một email “cảm ơn bạn đã tham dự” sau sự kiện với các tài nguyên hữu ích, có liên quan.
Nhưng khi hơn 347 tỷ email được gửi hàng ngày — trung bình người dùng doanh nghiệp gửi và nhận 161 email mỗi ngày — làm thế nào để bạn nổi bật? Hãy cùng Stage!Vietnam tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về email “cảm ơn” là gì và tại sao chúng lại quan trọng, đồng thời xem một số mẫu email “cảm ơn vì đã tham dự” để truyền cảm hứng cho hoạt động giao tiếp sau sự kiện tiếp theo của bạn nhé!!!
I. Email “Cảm ơn” là gì?
Đúng như tên gọi, email cảm ơn sau sự kiện là một thông điệp dành để bày tỏ lòng biết ơn đối với quyết định tham gia sự kiện của một khách tham dự. Đó là một cách đơn giản, lịch sự và chuyên nghiệp để đảm bảo những người tham dự cảm thấy được đánh giá cao và tôn trọng.
Mặc dù tất cả các email cảm ơn phải được tùy chỉnh cho phù hợp với sự kiện cụ thể mà bạn vừa tổ chức, đây là một số yếu tố tạo nên một email thành công:
- Lời chào chuyên nghiệp, được cá nhân hóa cho từng người tham dự
- Một vài khoảnh khắc đẹp nhất của sự kiện và cảm ơn cá nhân đã tham dự
- Một số liên kết đến nội dung theo yêu cầu và tài nguyên từ sự kiện
- Liên kết đến khảo sát mức độ hài lòng sau sự kiện
- Một lưu ý về các sự kiện sắp tới có thể được lên lịch
- Một tuyên bố kết thúc nhanh chóng & đừng quên nhắc lại sự đánh giá cao của bạn
- Tên của bạn
II. Tại sao một Email cảm ơn sau sự kiện lại quan trọng?
Một email cảm ơn sau sự kiện không chỉ là một mục hình thức hoặc danh sách kiểm tra. Những thông điệp đơn giản này có thể có tác động sâu sắc đến cách mọi người nhìn nhận về tổ chức của bạn, sự thành công của các sự kiện trong tương lai và thậm chí cả lợi nhuận của bạn.
Với ý nghĩ đó, chúng ta hãy xem xét một số lợi ích đáng chú ý hơn của việc gửi email sau sự kiện:
1. Giữ chân người tham dự
Chỉ vì sự kiện của bạn kết thúc không có nghĩa là đã đến lúc kết thúc cuộc trò chuyện với những người tham dự; điều đó hoàn toàn ngược lại. Bằng cách gửi email “cảm ơn” sau sự kiện, bạn có thể giữ chân người tham dự và giúp họ củng cố kiến thức bằng cách tái sử dụng nội dung sự kiện và giúp họ có nhiều ấn tượng với sự kiện của mình hơn.
2. Thu hút các khách tham dự cho những sự kiện tới
Các email “cảm ơn” sau sự kiện cũng giúp người tham dự ghi nhớ sự kiện của bạn, điều này làm tăng cơ hội rằng sự kiện tiếp theo của bạn sẽ được nhiều người tham dự.
Bằng cách cung cấp trải nghiệm riêng biệt, được cá nhân hóa cho người tham dự và cố gắng hết sức để thu hút họ tham gia, sẽ có nhiều khả năng mọi người sẽ chia sẻ trải nghiệm của họ với những người khác trong mạng lưới của họ, điều này có thể giúp bạn thu hút nhiều người tham dự hơn vào năm tới.
3. Xây dựng niềm tin với khách tham dự
Email “Cảm ơn” cho phép bạn duy trì cuộc đối thoại với những người tham dự bằng cách gửi các liên kết hữu ích đến những nội dung khác. Điều này cho phép bạn xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ tin cậy giữa khách tham dự và tổ chức của bạn.
Khi nền tảng tin cậy đó đã được thiết lập, bạn có thể tự tin thu thập thông tin khảo sát, sau đó bạn có thể sử dụng thông tin này để đảm bảo sự kiện tiếp theo của bạn có thể diễn ra tốt hơn.
III. Các phương pháp hay nhất để viết email “Cảm ơn vì đã tham dự”
Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về lý do tại sao email “cảm ơn” sau sự kiện lại quan trọng, hãy xem xét một số chiến thuật sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những email đó nhé!!!
1. Gửi email cảm ơn trong vòng 24 giờ
Để giữ cho sự kiện luôn mới mẻ trong tâm trí người tham dự và củng cố những gì họ đã học được, hãy gửi email “cảm ơn” sau sự kiện trong vòng 24 giờ từ khi sự kiện của bạn kết thúc. Bằng cách đó, bạn cũng có thể nhận được thông tin chi tiết đáng tin cậy hơn từ các cuộc khảo sát sau sự kiện.
2. Bày tỏ lòng biết ơn
Hãy bắt đầu bằng việc bày tỏ lòng biết ơn của mình đến khán giả vì đã dành thời gian tham dự sự kiện của bạn. Bạn cũng nên tóm tắt ngắn gọn chủ đề của sự kiện để nhắc nhở những người tham gia về giá trị mà họ đã có được và khuyến khích họ tham gia vào các sự kiện trong tương lai.
3. Củng cố nội dung
Một trong những lý do chính khiến mọi người đến các sự kiện là để học hỏi những điều mới. Khi bạn gửi email “cảm ơn” sau sự kiện kịp thời bao gồm các liên kết đến các tài nguyên theo yêu cầu, người tham dự sẽ dễ dàng củng cố kiến thức của họ hơn rất nhiều, điều này làm cho sự kiện của bạn trở nên có giá trị hơn.
4. Yêu cầu phản hồi
Yêu cầu họ đưa ra một số phản hồi mang tính xây dựng, có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên. Điều này cho phép bạn thu hút lại những người tham gia sự kiện và xây dựng ý thức cộng đồng. Và đây cũng là một cách tuyệt vời để hiểu sâu hơn về cách bạn có thể tối ưu hóa và cải thiện các sự kiện trong tương lai.
ĐÂY LÀ MỘT MẪU EMAIL CÁM ƠN SAU SỰ KIỆN ĐÃ ĐƯỢC THỰC HIỆN CHAT GPT:
Kết luận:
Tóm lại, email “cảm ơn” thể hiện bước đầu tiên trong việc thúc đẩy toàn bộ trải nghiệm sau sự kiện cho người tham dự. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã có thêm những kiến thức về tầm quan trọng của những “bức thư cảm ơn" sau mỗi sự kiện. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!!!
Biên dịch: Uyên Thảo
Nguồn: Bizzabo
