Một sự kiện thành công được tạo ra bởi nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất vẫn là khâu lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Tuy nhiên, giai đoạn này luôn khiến cho các EventProfs phải “vò đầu bứt tóc” vì độ khó nhằn của nó. Vì thế nếu không biết cách sắp xếp công việc, bạn sẽ dễ bị áp lực và ảnh hưởng đến tiến độ của sự kiện. 

Một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả chính là làm việc theo kế hoạch. Khi có kế hoạch cụ thể, bạn sẽ sắp xếp được khối lượng công việc phải làm mỗi ngày, cũng như giảm thiểu tuyệt đối những vấn đề có thể phát sinh. Ngoài ra, việc lên kế hoạch cũng giúp bạn đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên của từng việc, để từ đó đưa ra giải pháp xử lý tốt nhất. Vậy phải làm như thế nào để lập ra một kế hoạch hoàn chỉnh và giải quyết áp lực trong công việc? Trước tiên hãy cùng xem bạn có đang gặp phải những dưới sai lầm cần khắc phục dưới đây không nhé.

1. Không lên kế hoạch chi tiết

Nếu kế hoạch bạn lập ra vẫn chưa thể giải quyết tốt vấn đề tồn đọng công việc, hãy lập tức xem xét lại và chi tiết hóa kế hoạch của mình. Một sai lầm thường gặp khi lên kế hoạch làm việc chính là lạm dụng quá mức các bảng mẫu như checklist, timeline miễn phí. Những bản mẫu này chỉ mang tính chất tương đối, nên bạn sẽ không thể hình dung và ghi chú đầy đủ tất cả những lưu ý cần giải quyết trong công việc. 

Thay vào đó, hãy tạo sơ đồ tư duy để quản lý và liệt kê ra tất cả những hạng mục công việc, sắp xếp từ tổng quan đến các chi tiết nhỏ nhất. Ngoài ra, bạn cũng nên có kế hoạch dự phòng cho từng hạng mục được đề ra. Việc này sẽ giúp bạn triển khai công việc hiệu quả và tránh được nhiều sai sót hơn.

 Ảnh: sưu tầm

2. Hiểu sai ý muốn của khách hàng

Người lập kế hoạch chương trình phải nắm rõ nhu cầu và tâm lý chung của những cá nhân tham dự sự kiện. Sau khi nhận brief từ khách hàng, bộ phận quản lý nên tổ chức cuộc họp chung để cùng brainstorm ý tưởng, quy mô và chủ đề. Phía ban tổ chức cần hiểu sâu sắc ý muốn của khách hàng, từ đó đưa ra kế hoạch và giải pháp phù hợp, giúp sự kiện bước đầu thành công tốt đẹp.

3. Không “quy về một mối”

Một vấn đề cần lưu ý khác chính là phải xây dựng cầu nối liên hệ giữa phía ban tổ chức với khách hàng. Để thuận lợi cho việc kiểm tra và điều phối công việc, công ty nên tín nhiệm một người đứng ra phụ trách dự án, có quyền quyết định tất cả các hạng mục như thiết kế, content hay hậu cần. Một đầu mối chỉ huy duy nhất sẽ giúp nhân viên lẫn khách hàng dễ giám sát và báo cáo tiến độ công việc.

Ảnh: Shakespeare Theatre Company

4. Phân chia công việc không hợp lý

Phân chia công việc hợp lý cũng là một cách giúp bạn tránh được tình trạng căng thẳng quá mức. Nếu là một leader, bạn nên có những phán đoán tốt để phân chia hạng mục phù hợp với thế mạnh của từng người trong đội. 

Hãy tin tưởng khi giao việc cho người khác, tránh tình trạng phải hối thúc, giám sát quá mức hay thậm chí là tự ôm đồm công việc. Đặc biệt, khi phân chia nhiệm vụ, bạn nên truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình để người khác không hiểu nhầm và triển khai sai kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt deadline ngay từ đầu để các bộ phận nghiêm túc hoàn thành công việc theo đúng thời gian yêu cầu.

         Ảnh: sưu tầm

5. Không nắm được ngân sách chương trình

Ngân sách là một yếu tố quan trọng giúp cho sự kiện được tổ chức với quy mô phù hợp nhất. Ngân sách được khoanh định rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý tốt việc lên kế hoạch, phân bổ chi phí sao cho hợp lý. Nếu khách hàng không muốn công khai ngân sách, bạn hãy cố gắng tìm hiểu những sự kiện trước đây của công ty để tìm ra một mức giá tương đối. Khi lập bảng dự toán, bạn nên bám sát kế hoạch và liệt kê rõ ràng những khoản dự phòng cần sử dụng khi có vấn đề phát sinh.

6. Thiếu kỹ năng sắp xếp thời gian 

Một event được ra đời với 3 giai đoạn chính: Lên kế hoạch, triển khai kế hoạch và diễn ra sự kiện.

Để sự kiện có thể diễn ra thành công, bạn nên phân chia thời gian hợp lý để cả 3 giai đoạn đều được hoàn thành chỉn chu nhất. Thông thường, chúng ta nên dành khoảng 30% thời gian cho việc chuẩn bị dự án, chỉnh sửa và thống nhất kế hoạch hoàn chỉnh. Thời gian còn lại sẽ dành cho giai đoạn triển khai và chạy chương trình chính thức. Nếu không phân chia thời gian rõ ràng, rất có khả năng bạn sẽ gặp phải tình trạng tồn đọng công việc, các khâu chuẩn bị thiếu hoàn chỉnh…

          Ảnh: sưu tầm

Vậy khi cảm thấy áp lực tăng dần và ảnh hưởng đến chất lượng công việc, bạn sẽ làm gì để cải thiện tinh thần lẫn thể chất ?

7. Giải pháp để giảm stress

Giữ sức khỏe, tập thể dục thường xuyên

Sức khỏe tốt là một lợi thế lớn của những người tổ chức sự kiện. Công việc này đòi hỏi bạn phải thường xuyên thức khuya, dậy sớm, đôi khi còn không thể ăn uống đủ bữa. Do đó, việc nâng cao sức khỏe vào những ngày rảnh rỗi là điều vô cần thiết. Bạn nên cố gắng dành thời gian tập thể dục thường xuyên để cải thiện thể chất, tinh thần, cũng như giảm thiểu căng thẳng và mệt mỏi sau mỗi đợt “chạy” sự kiện.

Nếu không có thời gian, bạn có thể tập một vài động tác đơn giản sau khi ngủ dậy, hoặc cố gắng đi lại thường xuyên khi ngồi làm việc trong văn phòng quá lâu. Trong khoảng thời gian chuẩn bị sự kiện, đừng nên bỏ bữa mà hãy chọn những món ăn nhẹ bụng và đơn giản để nạp năng lượng cho bản thân.

Gặp gỡ, kết nối với mọi người xung quanh

Thông thường, một event chỉ diễn ra trong vòng 2 tiếng, nhưng ban tổ chức sẽ phải mất khoảng thời gian dài để lên kế hoạch, khảo sát và chuẩn bị cho sự kiện đó. Vì tính chất công việc bận rộn, nên rất khó để những chuyên viên tổ chức sự kiện có thể dành ra thời gian nghỉ ngơi và gặp gỡ gia đình, bạn bè. Tuy nhiên, để giảm tối thiểu tình trạng stress vì công việc, bạn nên ra ngoài, trò chuyện và kết nối với những người xung quanh. Hơn hết, việc thay đổi môi trường làm việc còn có thể giúp bạn phát hiện ra những ý tưởng mới thú vị và độc đáo.

Dành thời gian cho bản thân

Sau khi làm việc căng thẳng, bạn nên dành ra một khoảng thời gian riêng cho mình để thư giãn và giải tỏa áp lực. Hãy thực hiện những sở thích của bản thân như nghe nhạc, xem phim, tập thiền… Khi đầu óc được nghỉ ngơi, chắc chắn hiệu suất công việc của bạn cũng sẽ nâng cao đáng kể.

Công việc không chỉ là trách nhiệm mà còn là đam mê. Do đó, đừng tạo quá nhiều áp lực cho bản thân. Hãy học cách cân bằng giữa công việc và đời sống, quản lý thời gian thật tốt để có thể vừa làm việc, vừa hưởng thụ sở thích cá nhân của mình nhé!

Mỹ Nguyên

Nguồn: ohsho, blog.viettimemedia