Khi bạn tổ chức một sự kiện, chúng tôi biết bạn muốn mọi thứ diễn ra hoàn hảo. Tuy nhiên, các sự kiện có rất nhiều biến số và luôn có thể xảy ra sai lầm. Thế nhưng, điều này không có nghĩa là sự kiện của bạn sẽ thất bại thảm hại.
Vì vậy nên, dù có chuyện gì xảy ra, hãy cố gắng đừng lo lắng và hoảng loạn. Dưới đây là các mẹo của chúng tôi về những việc phải làm nếu bất kỳ điều gì xảy ra tại sự kiện của bạn:
1. Bình tĩnh
Bạn cần giữ bình tĩnh khi mọi thứ bắt đầu không như ý muốn. Điều này là hoàn toàn cần thiết. Khi khách hàng hoặc khách của bạn nhìn thấy bất kỳ sự hoảng sợ nào trên khuôn mặt của bạn, họ cũng sẽ bắt đầu lo lắng.
Giải pháp cho vấn đề của bạn có thể đơn giản nhưng nếu bạn rơi vào trạng thái hoảng sợ, bạn sẽ không thể suy nghĩ thấu đáo để tìm ra giải pháp. Vì vậy, hãy giữ thái độ tích cực và bình tĩnh - cho dù thế nào đi nữa!
2. Luôn kiểm soát tình hình
Khi bạn phụ trách và sự kiện diễn ra không như ý muốn, mọi con mắt đều đổ dồn vào bạn. Bạn cần phải kiểm soát và nắm bắt tình hình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải tập trung vào việc tìm ra giải pháp và khắc phục mọi thứ càng sớm càng tốt. Không để bất kỳ ai khác kiểm soát bởi vì chính bạn là người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề.
3. Mang theo thiết bị dự phòng
Đây là điều bắt buộc đối với tất cả các nhà cung cấp sự kiện. Nếu bạn là một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn phải mang theo thiết bị dự phòng cho các sự kiện của mình.
Bằng cách này, nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra, bạn sẽ có bản sao lưu tại chỗ để khắc phục mọi sự cố để sự kiện vẫn diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Nếu bạn đã sao lưu nhiều lần, một vấn đề hoặc trục trặc sẽ hoàn toàn không gây chú ý cho khách hàng hoặc khách hàng của bạn vì bạn có thể khắc phục sự cố ngay lập tức và liền mạch.
4. Lập kế hoạch dự phòng trước
Lập kế hoạch cho một sự kiện bao gồm thực hiện một số đánh giá rủi ro. Vì vậy nên việc lập kế hoạch dự phòng là vô cùng cần thiết. Bằng cách đó, bạn sẽ không đánh mất điều quan trọng nhất: sự tin tưởng của những người tham dự. Hãy trung thực và rõ ràng với họ. Tùy thuộc vào đối tượng, bạn có thể trình bày nó một cách hài hước để làm nhẹ tâm trạng. Nhưng dù bạn làm gì, đừng cho họ thấy bạn đang lo lắng hoặc thiếu kiểm soát.
5. Có nhân viên hiểu biết
Khi sự kiện của bạn gặp trục trặc, bạn có thể dựa vào nhân viên của mình để xử lý tình huống. Họ nên được đào tạo cho những tình huống không thể đoán trước, đây là điều mà bạn cần lưu ý trong quá trình tuyển dụng. Nhân viên không chỉ cần biết cách sửa chữa bất kỳ sự cố nào xảy ra với thiết bị mà còn phải được đào tạo về cách xử lý khủng hoảng sự kiện từ quan điểm dịch vụ khách hàng.
Kết luận:
Tóm lại, thông điệp cơ bản dành cho các bạn tổ chức sự kiện là phải luôn chuẩn bị và luôn nhận thức được các biến số có thể xảy ra trong một sự kiện nào đó. Hãy luôn chuẩn bị các giải pháp về cách bạn sẽ giải quyết tình huống sự cố không đáng có. Hãy chia sẻ cho nhiều người bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!
Biên dịch: Uyên Thảo
Nguồn: Helloendless
