MICE EVENT - Một số thắc mắc phổ biến nhất hiện nay

Sự kiện MICE là gì? Và định hướng của ngành công nghiệp khổng lồ này đang hướng đến đâu? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó!

TỔ CHỨC SỰ KIỆN MICE LÀ GÌ?

MICE là một loại hình tổ chức sự kiện không còn quá mới mẻ tại Việt Nam. MICE là viết tắt tiếng anh của Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition/Event (triển lãm/sự kiện). Hiểu một cách đơn giản thì MICE là sự kết hợp giữa du lịch và tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp tổ chức dành cho nhân viên hoặc khách hàng/đối tác.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp bị thu hút bởi thị trường MICE vì các sự kiện có thể tạo ra doanh số và doanh thu cao, nâng cao kiến ​​thức chuyên môn cũng như thúc đẩy năng suất và tinh thần của nhân viên. Ngoài ra, du lịch MICE cũng mang lại lợi ích cho nền kinh tế tại địa phương và quốc gia tổ chức. Những khu vực đang phát triển mạnh mẽ lĩnh vực này tại Đông Nam Á như Bắc Kinh, Paris và Singapore.

Như đã nói ở trên thì MICE là từ viết tắt và mỗi phần sẽ phục vụ cho những mục đích cụ thể của riêng nó.

Meeting (hội họp)

Theo Hiệp hội các nhà tổ chức đại hội chuyên nghiệp quốc tế thì một cuộc họp được định nghĩa là “Một số lượng người bất kỳ cùng tập trung tham gia vào một hoạt động cụ thể, đó có thể là sự kiện tổ chức một lần hoặc diễn ra thường xuyên”.

Hội họp có thể bao gồm những sự kiện công ty và các cuộc hội họp học thuật. Khi làm việc với các tập đoàn lớn, các chi nhánh toàn cầu, việc thực hiện các cuộc hội họp này sẽ cần một sự nỗ lực rất lớn - có thể phải mất nhiều tháng để lập kế hoạch cho chương trình.

Incentive (khen thưởng)

Một chuyến du lịch kết hợp vinh danh, khen thưởng cho nhân viên như một lời tri ân cho những đóng góp trong thời gian công tác tại công ty. Phần thưởng ở đây chắc chắn không phải là lợi nhuận mà là lời cảm ơn cho những công việc được hoàn thành tốt. Những đãi ngộ như vậy giúp nâng cao tinh thần cho mỗi cá nhân, cải thiện các mối quan hệ trong việc làm nhóm và cuối cùng là mang lại lợi ích tốt nhất cho năng suất cả tập thể lớn.

Conferences (hội nghị, hội thảo)

Hội nghị cũng là những cuộc tụ họp lớn tại một nơi nhưng đây thường là một chương trình với quy mô lớn hơn, có mục tiêu và chủ đề rõ ràng. Mục tiêu chính ở đây thường là trao đổi thông tin.

Du lịch hội nghị sẽ có mức độ tổ chức khó hơn bao gồm hành trình, cuộc họp và sự kiện cho những người tham gia.

Trong thời kỳ đại dịch bùng nổ toàn cầu, nhiều hội nghị đã phải thay đổi kế hoạch chuyển sang các phiên hội nghị ảo.

Exhibition (triển lãm)

Triển lãm cũng có thể là một phần của các hội nghị và cuộc họp. Trong các cuộc triển lãm, các công ty sẽ trưng bày những sản phẩm hoặc dịch vụ của họ, thường là về một chủ đề nhất định. Hoạt động này rất cần thiết cho việc thu hút khách hàng vì có thể gây ấn tượng với họ bằng các sản phẩm mới, độc lạ, chất lượng. Các cuộc triển lãm thường diễn ra nhất là trong lĩnh vực công nghệ và nghệ thuật nhưng nó sẽ không giới hạn ở bất kỳ ngành nghề nào trên thế giới.

Ảnh: micetalk

Hiện nay, đại dịch Covid-19 đã có tác động rất lớn ảnh hưởng đến sự kiện MICE. Du lịch hạn chế và về cơ bản dường như bị ngừng lại, làm gián đoạn các sự kiện MICE. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn luôn lạc quan và hy vọng về một thời kỳ bình thường mới, biên giới sẽ mở lại, di chuyển dễ dàng hơn, du lịch sẽ tăng và phát triển trở lại. Dù rằng, quá trình khôi phục có thể sẽ mất nhiều thời gian nhưng sự kỳ vọng về việc chuyển mình luôn tồn tại để không ngừng thích nghi và tiến hóa cho ra các giải pháp trực tuyến sáng tạo, đáp ứng nhu cầu thị trường hiện tại và mở rộng thị trường hậu đại dịch.

Dưới đây là những giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến về sự kiện MICE

Sự kiện MICE diễn ra ở đâu?

Địa điểm tổ chức sự kiện MICE phải thật sự ấn tượng đối với khách hàng: nếu là sự kiện ngoài trời thì cần gần gũi với thiên nhiên, còn các chương trình indoor yêu cầu không gian trong nhà thoải mái hoặc cơ sở vật chất chất lượng... 

Kết hợp du lịch trong các sự kiện MICE, những địa điểm tuyệt đẹp trong khu vực Châu Á như Thái Lan, Singapore... hoặc trong nước gồm Phú Quốc, Đà Nẵng,... cũng rất nổi tiếng về thời tiết và các hoạt động đặc sắc tại địa phương và sẽ là nơi lý tưởng cho những chuyến du lịch kết hợp khen thưởng nhân viên.

Địa điểm được lựa chọn trước tiên và phải thỏa được nhu cầu về mục đích tổ chức như đáp ứng điều kiện cần thiết cho các cuộc họp kinh doanh, các hoạt động thuyết trình sản phẩm, hội nghị chuyên đề,... Ngoài ra, có thể linh hoạt hỗ trợ thêm nhiều hoạt động tại sự kiện hơn.

Những điều kiện nào làm cho một sự kiện MICE tốt hơn?

Điều kiện đầu tiên để có thể tổ chức tốt một sự kiện MICE là có được nội dung và ý tưởng tốt. 

Bên cạnh đó, dịch vụ ăn uống, các tiện ích như bãi xe gần nơi tổ chức cũng là điều cần thiết. Ngoài ra, sự thuận tiện trong việc di chuyển đến nơi tổ chức, khả năng tiếp cận sự kiện sẽ tạo nên một điểm đến tuyệt vời hơn. Vì vậy, nếu bạn tổ chức một chương trình có khách mời từ nhiều nơi đến thì nên lựa chọn những địa điểm gần các sân bay quốc tế, nhà ga chính và đường cao tốc.

Các sự kiện MICE có thể diễn ra quanh năm không?

Chắc chắn là có thể vì thời tiết ở mỗi nơi sẽ khác nhau, có thể mùa này ở nơi này lạnh nhưng ở một nơi khác nó lại rất tuyệt vời và nhất là khi công nghệ đang phát triển, sự lên ngôi của các event online đã giúp ta có thể phá tan mọi rào cản về thời tiết. Khi du lịch toàn cầu bùng nổ trong thập kỷ qua, các sự kiện MICE dần được tổ chức quanh năm thì cũng sẽ có một số giới hạn về thời điểm như trong thời gian cao điểm du lịch, việc địa điểm được lựa chọn có thể bị quá tải về số lượng người hoặc vì những lý do khách quan khác như sự kiện văn hoá địa phương, sự kiện thể thao gây ảnh hưởng đến tổng quan lịch trình. Vì thế, địa điểm bạn muốn lựa chọn phải được xem xét kỹ lưỡng điều kiện địa phương dựa theo khí hậu và tình trạng thực tế.

Tuy nhiên, do sự chuyển mình tích cực đối với đại dịch toàn cầu mà các sự kiện MICE giờ đây về cơ bản không còn phụ thuộc vào thời gian và địa điểm nữa vì sự ra đời của các online event. Mặc dù, sự kiện trực tuyến có thể sẽ thiếu sức hấp dẫn của việc trực tiếp trải nghiệm nhưng các sự kiện này đang dần hoàn thiện và trở nên vượt trội hơn với những trải nghiệm thực tế ảo, cung cấp một loạt các cơ hội kết nối hấp dẫn khác qua các hoạt động tương tác diễn ra trong sự kiện ngay tại nhà.

Tại sao các sự kiện MICE có thể trở thành một hình thức du lịch thành công như vậy?

Có rất nhiều câu trả lời ở đây:

- Các sự kiện được tổ chức tại các địa điểm hấp dẫn mang lại nhiều lợi ích tổng hợp về du lịch, giáo dục và thương mại.

- Những người tham gia được thúc đẩy bởi cơ hội du lịch khám phá, tích lũy kiến ​​thức và tận hưởng bản thân.

- Các công ty được thúc đẩy bởi các cơ hội tiếp thị và thương mại.

- Chính phủ được thúc đẩy bởi dòng tiền từ những hoạt động du lịch trong nước.

Với những lợi ích mũi nhọn như vậy, các doanh nghiệp du lịch MICE, các công ty tổ chức sự kiện đã ra đời và liên kết với các tập đoàn lớn thường xuyên có nhu cầu.

Đâu là nhược điểm của sự kiện MICE?

Tất cả các hoạt động đều có hai mặt và hoạt động du lịch cũng vậy. Nếu chúng ta quá lạm dụng việc khai thác những ưu đãi từ thiên nhiên cho mục đích kinh doanh mà không màng đến tính bền vững và sự ảnh hưởng đến môi trường thì chắc chắn sẽ có ngày những điểm đến tuyệt vời sẽ dần mất đi giá trị và vẻ đẹp vốn có. Thêm vào đó, có một sự thật là các chương trình hội nghị, triệt lãm trực tiếp thường gắn liền với sự lãng phí lớn từ các tài liệu in ấn, các vật dụng hỗ trợ sự kiện, các sản phẩm chỉ sử dụng một lần, những nguyên vật liệu triển lãm không thể tái sử dụng,… Lượng khí thải carbon quá lớn từ tất cả các chuyến du lịch là không thể phủ nhận.

Vì thế, để có thể sử dụng lâu dài những địa điểm thu hút, gần gũi với thiên nhiên thì cần có những cách tiếp cận tinh tế, tận tâm trong kinh doanh để bảo vệ những nét đặc trưng nguyên bản của từng địa phương. Gần đây, trách nhiệm về bảo vệ và gìn giữ môi trường đang được các tổ chức quan tâm và thực hiện. Một vài động thái tích cực như chuyển sang các cuộc họp “xanh” bằng cách giảm thiểu những vật dụng không cần thiết, hạn chế sử dụng các sản phẩm không thể tái chế, áp dụng công nghệ trong việc in ấn tài liệu để bù đắp những tác hại mà chúng gây ra. 

Kết luận

Bất chấp ảnh hưởng của dịch bệnh, sự kiện MICE sẽ không dễ dàng thoái trào mà chính nhờ vào những khó khăn, thách thức hiện tại đã làm cho ngành công nghiệp này linh hoạt và phát triển hơn. Minh chứng là các sự kiện MICE đã có thể thích ứng được khi chuyển đổi hàng loạt kế hoạch sang trực tuyến.

Sự kiện MICE năng động, linh hoạt khi không chỉ kết hợp giữa du lịch và tổ chức sự kiện mà đồng thời còn thúc đẩy phát triển kinh tế cho thị trường du lịch trong và ngoài nước. Chúng ta hoàn toàn có lý do chính đáng để tin rằng đây là một lĩnh vực thiết yếu và sẽ tiếp tục được mở rộng trong tương lai.

Biên dịch: Loan Lê

Nguồn: SanSan