Marketing Event - Bí kíp tạo thu hút khi tổ chức sự kiện tiếp thị

Sự kiện Marketing đã trở thành một xu hướng marketing mới tại Việt Nam trong những năm gần đây. Nhưng không phải đơn vị nào cũng biết cách để tổ chức đạt hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số thông tin giúp mọi người hiểu rõ hơn về marketing event và biết áp dụng nó như thế nào cho các sự kiện.

SỰ KIỆN MARKETING LÀ GÌ?

Marketing Event còn được hiểu là sự kiện tiếp thị, là một phương thức quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các sự kiện. Tại đây khách hàng có thể nhìn, ngắm, nghe, sờ, nếm thử, trải nghiệm…sản phẩm/dịch vụ của thương hiệu đó. Mục đích là để tăng độ nhận diện của các nhãn hàng, phủ sóng thương hiệu và tạo mối liên kết với khách hàng tiềm năng, biến họ thành khách hàng trung thành.

CÁC HÌNH THỨC SỰ KIỆN MARKETING

Tùy vào sự kiện mà doanh nghiệp có thể giữ những vai trò khác nhau:

1. Nhà tổ chức:

Với vị trí là nhà tổ chức thì chính doanh nghiệp sẽ là đơn vị đứng ra triển khai từ việc lên kế hoạch cho sự kiện, sản xuất chương trình,... cho đến việc mời những khách hàng tiềm năng đến tham gia. Các chương trình này có thể là: sự kiện giới thiệu sản phẩm, tôn vinh và tri ân khách hàng trung thành,...

2.Nhà tài trợ:

Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm muốn quảng bá mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn một số sự kiện phù hợp, có sự hiện diện của nhóm khách hàng mục tiêu để và đưa thương hiệu của mình đến gần hơn với người tiêu dùng.

Ví dụ một công ty chuyên cung cấp các sản phẩm thể thao có thể tài trợ cho các chương trình bóng đá, cầu lông, hoặc các giải thể dục thể thao ở từng khu vực,... Tóm lại một điều, khách hàng mục tiêu ở đâu chúng ta ở đó.

3. Người tham gia:

Vị trí này thường sẽ được các doanh nghiệp vừa và nhỏ cân nhắc tham gia nhiều vì ít tốn kém chi phí nhất. Họ sẽ tham gia vào những kiểu sự kiện nổi bật như: hội chợ, hội thảo, triển lãm,...

LỢI ÍCH TỪ CÁC SỰ KIỆN TIẾP THỊ (MARKETING EVENT)

1. Tăng độ phủ sóng của thương hiệu:

Không chỉ ở những sự kiện do doanh nghiệp đứng ra tổ chức mới giúp họ lan tỏa thương hiệu rộng rãi hơn đến người tiêu dùng mà ngay cả việc tham gia những sự kiện bên ngoài do các đơn vị khác thực hiện cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho việc mở rộng danh tiếng. Khi có mặt tại những sự kiện năng động, có nhiều sự tương tác trực tiếp với khách hàng thì cơ hội để các doanh nghiệp tiếp cận và mang giá trị thực tế là một lợi ích rất thiết thực để gây ấn tượng và phủ sóng nhãn hàng của mình rộng rãi.

2. Tăng sự cam kết của các khách hàng trung thành:

Một doanh nghiệp lớn uy tín, sản phẩm tốt, dịch vụ chăm sóc tốt chắc chắn sẽ giữ chân được khách hàng. Khi thương hiệu của bạn năng động và linh hoạt trong việc tương tác sẽ tạo sự gắn bó bền chặt với các đối tượng tiềm năng và biến họ thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp. Tại những sự kiện tôn vinh, tri ân khách hàng,...là thời điểm thuận lợi để xây dựng các mối quan hệ gắn bó mật thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng.

3. Tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng:

Những chương trình giới thiệu và trải nghiệm sản phẩm khi có một kịch bản tốt, nội dung phong phú, đánh đúng tâm lý của đối tượng mục tiêu sẽ thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng mới và mở rộng tệp khách hàng cho doanh nghiệp.

4. Cải tiến sản phẩm/dịch vụ thông qua việc lấy ý kiến đánh giá từ khách hàng:

Tại các sự kiện tiếp thị, bạn có thể dễ dàng thu thập được ý kiến đánh giá của khách hàng sau khi họ đã trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ của mình. Từ đó, nắm rõ hơn những ưu – nhược điểm thực tế để điều chỉnh, cải tiến sản phẩm tốt hơn, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.



5. Tăng doanh thu:

Một sự kiện tổ chức thành công chắc chắn sẽ mang lại kết quả vượt bậc về mặt doanh số. Đặc biệt nếu có một kịch bản khéo léo, kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong cả chương trình, doanh số chốt được ngay tại sự kiện sẽ khiến bạn phải kinh ngạc. Một ví dụ điển hình là các sự kiện giới thiệu bất động sản. Chương trình thường sẽ được tổ chức trong những khu resort cao cấp, những khu nhà mẫu đầy đủ tiện nghi với âm thanh, ánh sáng hoành tráng gây ấn tượng với khách hàng. Bên cạnh đó, một kịch bản xuyên suốt để dẫn dắt khán giả qua từng trải nghiệm sẽ thu hút rất nhiều khách hàng tiềm năng tham gia và đặt cọc ngay tại sự kiện.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN MARKETING

1. Xác định mục đích và mục tiêu muốn đạt được:

Trong bất kỳ một quy trình nào thì bước đầu tiên luôn luôn là xác định được mục đích thực hiện và mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Vậy mục tiêu lớn nhất mà bạn muốn đạt được qua sự kiện này là gì? Giới thiệu được sản phẩm mới đến khách hàng mục tiêu; tăng độ phủ sóng của thương hiệu; củng cố sự trung thành của khách hàng tiềm năng hay muốn tăng doanh số bán hàng...?

Bí quyết để xác định được mục tiêu hiệu quả đó là áp dụng nguyên tắc SMART: Specific (cụ thể, rõ ràng) - Measurable (đo lường được) - Attainable (có thể đạt được) - Relevant (thực tế) - Time based (giới hạn thời gian). Xác định mục tiêu SMART sẽ là bước tiền đề quan trọng để bạn có một kế hoạch “smart” (thông minh).

2. Dự toán ngân sách:

Sau khi đã xác định được mục đích và mục tiêu thì việc tiếp theo nên làm đó là cân nhắc số tiền mà bạn có thể đầu tư cho sự kiện này. Hãy tính toán thật kỹ trong khả năng ngân sách của doanh nghiệp. Không phải cứ bỏ ra một số tiền lớn thì sẽ có được kết quả tốt, mà quan trọng là bạn phải sử dụng khoản ngân sách đó thật khéo léo và hợp lý.

Dự toán càng chính xác bao nhiêu, bạn sẽ càng chủ động hơn trong công việc bấy nhiêu và tránh được những rủi ro như đang thực hiện nửa chừng thì bị đội chi phí lên, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của chương trình.

3. Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện marketing:

Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần có chủ đề rõ ràng để thu hút khách mời và phù hợp với mục đích tổ chức. Vì vậy việc lên ý tưởng, xây dựng một kế hoạch chi tiết cho sự kiện tiếp thị là không thể bỏ qua.

Để có được một ý tưởng tốt nhất, hãy cứ suy nghĩ, nghĩ thật nhiều, nghĩ tất cả những vấn đề mà khách hàng mục tiêu của bạn có thể quan tâm đến. Từ những ý tưởng đó, hãy xem xét và chọn lọc điều thật sự phù hợp nhất là gì? Đâu sẽ là thứ mà khách hàng của bạn cảm thấy hào hứng?

Hãy đặt ra thật nhiều câu hỏi rồi trả lời chúng. Từ những câu trả lời đó, hãy kết hợp với mục tiêu mà bạn muốn đạt được và chọn ra một chủ đề thật sự ấn tượng để lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

4. Kế hoạch nhân sự:

Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một sự kiện. Sự kết hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận trong quá trình triển khai sẽ giúp chương trình được vận hành trơn tru và giảm thiểu rủi ro. Vì thế, bất kỳ một sự kiện nào cũng cần có kế hoạch điều phối nhân sự hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng. Ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cả sự kiện? Ai phụ trách những khu vực nào? Họ sẽ quản lý những ai? Nhiệm vụ là gì? Cần lưu ý điều gì?...Đúng người, đúng việc sẽ giúp công việc đạt hiệu quả tối đa.

5. Công tác hậu cần cho sự kiện:

Phía sau một người đàn ông thành công, luôn có một hậu phương vững chắc và với công việc tổ chức sự kiện thì cũng như vậy. Để một sự kiện có thể diễn ra thành công thì chắc chắn không thể thiếu một đội hậu cần sát cánh. Những công việc tuy nhỏ mà không nhỏ này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và linh hoạt. Ở từng giai đoạn của chương trình thì hậu cần luôn luôn phải trong tư thế chuẩn bị, để khi chương trình cần thì có thể đáp ứng như từ đạo cụ, in ấn cho đến việc ăn uống như thế nào, mua ở đâu?

Ngoài ra, công tác hậu cần đôi khi còn như một “người mẹ” vì phải tính toán vấn đề tiết kiệm chi phí, lựa chọn những món đồ hợp lý, giá cả phải chăng cho phù hợp với ngân sách. Việc chuẩn bị kỹ càng trước ngày sự kiện chính thức bao nhiêu thì khi bước vào chương trình sẽ càng chủ động bấy nhiêu và tránh được những thiếu sót không đáng có.

6. Địa điểm tổ chức sự kiện:

Nếu doanh nghiệp có sẵn địa điểm tổ chức thì quá tuyệt vời, bạn chỉ cần làm công tác chuẩn bị. Còn nếu phải thuê địa điểm bên ngoài, hãy lựa chọn những địa điểm phù hợp với nhu cầu và ngân sách cho phép, đừng phung phí hoặc tiết kiệm quá sẽ gây ảnh hưởng phần nào đến sự kiện của bạn. Ngoài ra, đảm bảo các vấn đề như thỏa thuận về thời gian, các dịch vụ được tặng kèm, tính phí và kỹ càng các thủ tục pháp lý theo quy định.

7. Kế hoạch truyền thông cho sự kiện tiếp thị:

Để chương trình có nhiều khách tham dự thì điều đầu tiên là bạn phải truyền được thông tin về sự kiện đến họ, kích thích họ tìm hiểu về những gì bạn muốn truyền đạt. Để làm được điều đó, bạn phải làm thế nào? Khán giả của bạn có trên mạng xã hội không? Hãy dùng các phương tiện truyền thông để đưa thông tin sự kiện đến trước mặt họ như Facebook, Instagram, Zalo, các trang báo mạng, biển quảng cáo ngoài trời,... Có rất nhiều phương pháp để bạn có thể lựa chọn cho phù hợp với mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp.

8. Dự phòng rủi ro:

Ngay cả khi bạn kiểm tra nhiều lần, chuẩn bị mọi thứ thật kỹ càng từ những chi tiết nhỏ nhất thì rủi ro tại sự kiện vẫn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Vì thế, việc lập danh sách dự phòng những rủi ro là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà không sự kiện nào có thể bỏ qua. Sự kiện tổ chức ngoài trời mà có mưa thì làm thế nào? Trong quá trình diễn ra sự kiện mà mất điện thì làm sao? Không gian chật hẹp, có người bị ngất vì thiếu oxy thì phải làm gì? Và hàng tá những sự cố mà tùy từng sự kiện thì sẽ có những rủi ro khác nhau.

Do đó, hãy lên kế hoạch và có phương án dự phòng cho những rủi ro có thể gặp phải trong suốt quá trình tổ chức sự kiện để khi phát sinh sự cố sẽ có thể nhanh chóng giải quyết, hạn chế tối đa mức thiệt hại không mong muốn.

9. Đánh giá tổng thể sau sự kiện:

Sau khi sự kiện đã diễn ra thì việc cuối cùng là cần tổng kết và đánh giá tổng thể cả sự kiện. Mức độ thành công của sự kiện như thế nào? Thông điệp có truyền tải đến được khách hàng không? Mục tiêu quan trọng nhất đề ra có đạt được hay không? Các bộ phận đã làm việc như thế nào? Xử lý rủi ro ra sao?... Bên cạnh đó, bước đánh giá cuối cùng này còn là để ghi nhận những đóng góp, nỗ lực và rút ra bài học cho toàn bộ ekip để những sự kiện sau có thể thực hiện được thuận lợi hơn.

Suy nghĩ kỹ lưỡng và có kế hoạch rõ ràng cho sự kiện sẽ giúp bạn càng có nhiều khả năng đạt được mục tiêu biến chương trình của mình thành một sự kiện tiếp thị thật thu hút, ấn tượng và không thể bỏ lỡ.

Biên tập: Loan Lê

Nguồn: GEMdigital