Tối 18/6 vừa qua tại Triễn lãm Vân Hồ, Hà Nội, hàng nghìn bạn trẻ đã vô cùng háo hức và có mặt tại show âm nhạc Indie có tên Mơ Khi Đang Mơ 2022. Chương trình có sự góp mặt của rất nhiều nghệ sĩ nổi tiếng và được yêu thích như Hoàng Dũng, Ngọt, Cá Hồi Hoang, rapper Táo, Hải Sâm, Wean - Naomi,... Tuy nhiên, xuyên suốt sự kiện, khán giả đã không giấu được sự mệt mỏi và thất vọng khi chương trình liên tục gặp nhiều sự cố từ khâu check-in tới âm thanh ánh sáng.
1. Sự cố về check-in - Lỗi mã QR
Ban tổ chức đã có thông báo sẽ check-in theo các khung giờ nhất định thế nhưng từ 4h chiều, dưới cái nóng 38 độ, đã có rất đông khán giả đã có mặt, xếp hàng dài hơn 2km dưới để chờ tới lượt được vào thưởng thức đêm nhạc. Không may, đã có một vấn đề đã xảy ra đó là việc mã QR bị lỗi, dẫn đến việc check-in trễ, nhiều khán giả đã không thể vào show đúng giờ và đã bỏ lỡ vài tiết mục khiến mọi người rất tiếc và khó chịu.
2. Sự thiếu chuyên nghiệp của BTC
Khi bước vào cổng để quét mã QR, ban tổ chức của show đã thiếu sự chuẩn bị và sắp xếp về mặt hàng lối, dẫn đến việc sảnh check-in rất lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp, mọi người đã đứng xếp hàng ở ngoài rất lâu, nhưng khi vào cổng thì lại đứng chen nhau để được quét mã check-in sớm và vào xem show vì ca sĩ đã biểu diễn được một phần. Điều này đã làm nhiều khán giả tỏ ra “uể oải” vì đã cất công xếp hàng ở ngoài và vấn đề này cũng ảnh hưởng đến uy tín của BTC rất nhiều.
Thêm vào đó, sau mỗi phần trình diễn của các ca sĩ, chương trình lại khiến khán giả chờ đợi từ 20 đến 30 phút để setup (bố trí) lại âm thanh và sân khấu. Điều này đã khiến những người có mặt tại chương trình nhận định đây là sự thiếu chuyên nghiệp trong khâu tổ chức của những người làm chương trình.
3. Sự cố về âm thanh
Khi đêm nhạc đi gần đến phần kết và nhóm Cá Hồi Hoang đang trình diễn thì đã gặp phải sự cố lớn về âm thanh và khán giả lại phải chờ đợi thêm 30 phút để BTC giải quyết, khiến nhiều người có ý định bỏ về hoặc ngồi ngay xuống đất vì mệt mỏi.
Cụ thể, MC của chương trình đã lên tiếng giải thích đường điện đã bị cháy và bị hỏng toàn bộ loa, hệ thống âm thanh cũng bị cháy khá nặng nên ban tổ chức buộc phải gửi lời xin lỗi đến khán giả. Sự cố này đã khiến hai nghệ sĩ sau đó là Hoàng Dũng và Ngọt bị “bể" show, để lại nhiều bức xúc và tiếc nuối cho những người có mặt tại chương trình.
Sau trục trặc của Liveshow “Mơ” đợt này, trên mạng xã hội cũng đã nổ ra những cuộc tranh cãi lớn. Nhiều khán giả đến xem chương trình cũng không giấu được sự bức xúc khi cho biết phải đứng chờ check-in ngoài cổng hơn 2 tiếng đồng hồ nhưng lại nhận một show âm nhạc thiếu chuyên nghiệp. Thậm chí có người còn muốn được hoàn tiền lại vé sau trải nghiệm không đáng có.
Vậy qua những biến cố của show “Mơ khi đang mơ 2022” lần này, các nhà tổ chức sự kiện nên chú ý điều gì?
Đầu tiên, nếu như là một sự kiện âm nhạc đông khán giả (2000-3000 người) thì ban tổ chức nên sắp xếp đầy đủ những bạn cộng tác viên hỗ trợ sự kiện trong việc bố trí hàng lối, check-in một cách nhanh chóng và không mất quá nhiều thời gian.
Quá trình dàn dựng, chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện, tối thiểu là 1 hoặc 2 ngày trước khi chương trình diễn ra. Cần có một bảng liệt kê công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Các trưởng nhóm sẽ dựa theo kịch bản chi tiết để điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công.
Bên cạnh đó, ban tổ chức nên có một kế hoạch backup (dự phòng) về những rủi ro có thể xảy ra trong một sự kiện như là: vấn đề về âm thanh, ánh sáng, check-in,... Các thành viên trong team tổ chức, team kỹ thuật và trợ lý nghệ sĩ, MC,… nên có bộ đàm để liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh ngay lập tức, và cũng để phối hợp nhịp nhàng hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra.
Cuối cùng là về địa điểm. Khán giả trả tiền để họ đến xem những nghệ sĩ mà bạn đã mời, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không quan tâm tới chất lượng của địa điểm tổ chức. Tìm kiếm một địa điểm hoàn hảo đồng nghĩa với việc tìm ra những gì mà khán giả muốn. Bất cứ khi nào có thể, hãy luôn cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp với nhu cầu của khán giả và bầu không khí mà bạn muốn tạo ra.
Kết luận:
Có thể thấy, việc lên kế hoạch tổ chức một sự kiện âm nhạc đòi hỏi rất nhiều chất xám, công sức. Nếu không phải là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện thì thật khó để có thể tổ chức một sự kiện thành công như mong muốn. Mong rằng qua bài viết trên, các bạn có thể hiểu rõ hơn về những lưu ý cũng như những kinh nghiệm cần thiết khi tổ chức một sự kiện âm nhạc. Hãy chia sẻ cho nhiều người bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!
Biên tập: Uyên Thảo
Nguồn: Tổng hợp
