Lập kế hoạch tổ chức sự kiện doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Quá trình “thai nghén” của một chương trình thường kéo dài khoảng vài tháng và phải trải qua nhiều giai đoạn chuẩn bị phức tạp.

Danh sách dưới đây sẽ chỉ ra những hạng mục cần lưu ý quan trọng giúp bạn điều hướng phương án tổ chức sự kiện một cách tốt nhất.

1. Quy mô sự kiện

Dựa vào quy mô sự kiện, các chuyên viên tổ chức phải lập ra một kế hoạch, sắp xếp các hạng mục phù hợp. Tuy quy mô sự kiện là một yếu tố rất quan trọng, nhưng đó lại không phải là thước đo để đánh giá độ phức tạp trong quy trình quản lý và tổ chức sự kiện.

Chúng ta có thể chia thành 3 quy mô cơ bản như sau:

• Quy mô nhỏ: sự kiện có khoảng 100 đến 250 người tham dự. Hình thức của các sự kiện này chủ yếu là những cuộc họp, hội thảo hoặc các buổi đào tạo khép kín. Các chuyên viên có thể lập kế hoạch quản lý hành trình sự kiện với một số hạng mục đơn giản, như phương tiện di chuyển, trang thiết bị và nước uống.

• Quy mô vừa: Là sự kiện được tổ chức tối đa cho khoảng 1.000 đại biểu, hoặc là các hội nghị với mục đích tạo cầu nối cho khách hàng quan trọng và lãnh đạo cấp cao. Những chương trình này có sự đầu tư kỹ lưỡng hơn, áp dụng nhiều hiệu ứng và các thiết bị công nghệ - thông tin. Kế hoạch tổ chức sự kiện quy mô vừa sẽ tương đối phức tạp do phải cân nhắc nhiều yếu tố, xem xét kỹ lưỡng dịch vụ để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng.

• Quy mô lớn: Đây thường là các sự kiện kéo dài nhiều ngày và được tổ chức ở các không gian mở, như chương trình hợp tác, lễ trao giải, v.v. Những sự kiện này được lên kế hoạch vô cùng chi tiết và rõ ràng về mọi hạng mục, từ phương thức đăng ký, thông tin di chuyển đến địa điểm tổ chức. Ngoài ra, các nhân viên, cộng tác viên và người dẫn chương trình cũng sẽ được rà soát và chọn lựa cẩn thận.

Ảnh: sưu tầm

2. Ngân sách sự kiện

Ngân sách là cơ sở quan trọng, quyết định trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm, diễn giả đến quy mô nhân sự và các thiết bị công nghệ khác.

Hãy xác định các khoản chi tiêu của ngân sách. Ngoài việc tính toán toàn bộ chi phí cần sử dụng, bạn còn có thể tìm cách bổ sung ngân sách để sự kiện được chỉn chu hơn, thông qua nhà tài trợ hoặc các hoạt động pre-event như triển lãm, đấu giá, v.v.

Nếu đã từng tổ chức sự kiện tương tự trong quá khứ, bạn nên tận dụng những số liệu ngân sách có sẵn để làm cơ sở tham khảo và áp dụng cho chương trình hiện tại. Tuy nhiên, không có sự kiện nào là giống nhau 100%. Do đó, bạn cần phải cân nhắc những điểm khác biệt và điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

Các số liệu ngân sách của chương trình cũ cũng sẽ rất hữu ích trong việc đánh giá mức phí mà nhà cung cấp đưa ra. Bạn có thể tận dụng những số liệu đó để không bị “thách” giá và tìm được khoản chi tiêu hợp lý cho mọi hạng mục.

Tuy nhiên, dù tính toán cẩn thận đến đâu thì việc phát sinh những chi tiêu ngoài dự kiến vẫn là điều không thể tránh khỏi. Do đó, ngân sách chương trình nên có sự linh hoạt. Kế hoạch quản lý ngân sách nên được triển khai phù hợp, bằng cách sử dụng những con số dư để ước tính và xây dựng quỹ dự phòng. 

Sau khi xác định phí chi trả cho nhà cung cấp, hãy lập ra một danh sách đầy đủ các hạng mục cần thiết khác trong suốt quá trình triển khai sự kiện, bao gồm phí thuê địa điểm, thuê nhân viên, thực phẩm, thức uống và các dịch vụ khác, v.v.

Đối với những sự kiện quy mô lớn và phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng các phần mềm, công cụ quản lý thông minh để hỗ trợ việc sắp xếp và điều chỉnh kế hoạch ngân sách. Điều này sẽ giúp bạn thu thập chính xác các khoản thu chi trong quá trình triển khai sự kiện, theo dõi những biến động xảy ra, đồng thời báo cáo ngân sách một cách hoàn chỉnh và chi tiết nhất.

3. Mục tiêu của sự kiện

Mục tiêu sự kiện là vấn đề đầu tiên mà bạn cần đặt ra. Bằng cách xác định rõ ràng mục tiêu và nhu cầu của các bên liên quan, bạn sẽ thành công truyền đạt ý tưởng và lập kế hoạch một cách hiệu quả hơn.

Mỗi sự kiện khi được tổ chức đều có những mục tiêu riêng, chẳng hạn như nâng cao độ nhận biết thương hiệu, truyền đạt chiến lược kinh doanh, ra mắt sản phẩm mới v.v. Khi hiểu rõ mục đích của sự kiện, bạn sẽ biết cách phát huy những cơ sở phát triển phù hợp, cũng như xác định đối tượng khách hàng và các dịch vụ tương ứng.

Vậy làm thế nào để đặt ra mục tiêu sự kiện một cách thông minh nhất? Hãy chú ý đến những yếu tố sau đây:

• Tính cụ thể: Kết quả mong muốn sau khi sự kiện kết thúc là gì và phải làm thế nào để đạt được kết quả đó?
• Đo lường bằng công cụ nào: Bạn xác định mức độ thành công của sự kiện thông qua lợi nhuận thu được, hay qua những khía cạnh khác như mức độ hài lòng của khách hàng, mức độ nhận biết về chương trình, v.v.
• Khả năng thành công: Hãy đưa ra một mục tiêu khả thi và có khả năng thành công ở mức độ nhất định.
• Tính liên hệ: Mục tiêu bạn đưa ra phải liên quan đến mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
• Giới hạn thời gian: Hãy đặt ra thời hạn để thúc đẩy việc hoàn thành mục tiêu. Ngoài ra, bạn có thể chia sự kiện thành 2 giai đoạn - thử nghiệm và triển khai thực tế.

4. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu, bạn có thể dựa vào đó để lựa chọn địa điểm tổ chức. Ví dụ, nếu mục đích của sự kiện là tạo dấu ấn cho khách hàng về thương hiệu, hãy bắt đầu với việc tìm một địa điểm ấn tượng và thể hiện được đẳng cấp của công ty.

Có khá nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến vấn đề lựa chọn địa điểm, như ngân sách, sức chứa, vị trí và tính khả dụng. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng về những điều này sẽ giúp bạn thu nhỏ phạm vi tìm kiếm, dễ dàng hơn trong việc khảo sát địa điểm và gửi lời mời hợp tác.

Các bên cung cấp địa điểm thường sẽ đưa ra bảng báo giá khác nhau theo từng mùa. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ về mức giá vào thời điểm tổ chức mà bạn mong muốn. Nếu sự kiện của bạn khá linh hoạt và không có yêu cầu cố định về thời gian, bạn có thể thương lượng với bên cung cấp để tìm được thời điểm và mức thuê phù hợp nhất.

Đừng vội vàng chốt địa điểm mà hãy tìm hiểu kỹ hơn về những ưu đãi của phía nhà cung cấp.Ngoài ra, những nơi đang trong quá trình tân trang hoặc sắp ra mắt cũng sẽ là một sự lựa chọn hoàn hảo. Những địa điểm ấy vẫn chưa hoàn thiện, do đó, chúng ta có thể dễ dàng thương lượng và tìm ra một mức giá phù hợp hơn.

Có 3 cách cơ bản để bạn thuận lợi tìm địa điểm tổ chức như sau.

Bước 1: Tìm kiếm địa điểm

Trước tiên, hãy xác định rõ ràng mục tiêu và yêu cầu của sự kiện. Sau đó, bạn cần phải đánh giá địa điểm dựa vào phản hồi của công chúng qua những chương trình trước, rồi cân nhắc và lựa chọn nơi phù hợp nhất. Để có hiệu quả tốt hơn, bạn nên phối hợp tìm kiếm và bàn bạc kỹ lưỡng với các thành viên trong nhóm, hoặc những người có phận sự trong quá trình làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị một Proposal hoàn chỉnh

Sau khi tổng hợp các yêu cầu chung, bạn hãy tiến hành chuẩn bị Proposal chi tiết. Proposal nên cung cấp càng nhiều thông tin về sự kiện càng tốt, đặc biệt là ngân sách, để qua đó, tất cả mọi người đều có thể hiểu rõ về tính chất sự kiện và đưa ra những dịch vụ phù hợp nhất. 

Đừng quên đưa ra các cột mốc thời gian rõ ràng. Việc ghi chú ngày, giờ đầy đủ sẽ giúp các bên có thể hợp tác và làm việc tốt hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị kỹ càng về mọi mặt để có thể trả lời tất cả câu hỏi của khách hàng, cũng như đề xuất thêm nhiều dịch vụ có ích cho sự kiện.

Bước 3: Gửi Proposal cho khách hàng/ nhà tài trợ

Với các phương tiện tìm kiếm cùng danh sách nhà tài trợ đã chuẩn bị trước, bạn có thể nhanh chóng chọn lựa và xác định những nơi thích hợp để bắt đầu gửi Proposal.

Sau khi nhận được các phản hồi đề xuất, bạn có thể tiến hành so sánh và chọn lọc theo những tiêu chuẩn khác nhau để cùng bắt tay hợp tác. 

Ảnh: Sưu tầm

5. Quảng bá sự kiện

Xây dựng một chiến lược quảng bá thông minh sẽ khiến sự kiện của bạn được nhiều người biết đến hơn. Thêm vào đó, việc này cũng giúp khách hàng cảm thấy chương trình được đầu tư tổ chức, uy tín và an toàn cho người tham dự.

Các sự kiện có thể tiến hành quảng bá thông qua nhiều phương tiện, như email, mạng xã hội và bảng tin quảng cáo trên website. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện những hoạt động offline khác, ví dụ như tạo áp phích, biểu ngữ hoặc các chương trình pre-event. 

Việc thành lập một trang web là một phương pháp tốt để bạn trình bày những điểm nổi bật của sự kiện, cũng như đánh giá trải nghiệm và nhu cầu từ phía khách hàng. Đây cũng là một công cụ hoàn hảo giúp bạn quản lý tốt các vấn đề mua vé trực tuyến hoặc giải quyết nơi ở và đi lại.

Nếu sự kiện của bạn cho phép đăng ký tham gia tại chỗ, bạn cũng có thể quảng bá song song với thời điểm tổ chức, bao gồm đặt bảng chỉ dẫn và trưng bày các standee về chương trình.

Hình ảnh thiết kế cũng đóng vai trò rất quan trọng đối với thành công của sự kiện. Vì vậy, hãy đầu tư vào các sản phẩm truyền thông để tăng mức độ chuyên nghiệp của chương trình.

Nếu muốn tăng tương tác với khách hàng, bạn có thể thiết kế một ứng dụng về sự kiện cho các thiết bị di động. Ứng dụng này sẽ có nhiệm vụ thông báo đến khách hàng về những cập nhật và các dự án của sự kiện. Ngoài ra, nó cũng giúp khách hàng tìm hiểu rõ hơn và đăng ký tham dự chương trình.

6. Sự tương tác của người tham dự

Theo một cuộc khảo sát, kỳ vọng và nhu cầu của các khách hàng sẽ khác nhau, tùy thuộc vào tính cách, độ tuổi và nơi sinh sống. Nếu một sự kiện không thể tạo được sự tương tác với khách hàng, thì doanh nghiệp tổ chức chương trình đó sẽ không thể lưu giữ thông tin và nắm được nhu cầu của các cá nhân tham dự.

Do đó, thay vì các phương tiện trình chiếu thông thường như PowerPoint, bạn nên sử dụng những công cụ và phần mềm công nghệ khác mới lạ hơn. Hãy cố gắng đưa ra ý chính, không nên trình bày quá dài dòng. Hơn nữa, bạn có thể thêm vào một vài câu hỏi mang tính thăm dò ý kiến để đánh giá và khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng.

Đối với các hội thảo mang tính chuyên môn, bạn nên tìm những diễn giả có độ nhận biết cao hoặc có khả năng dẫn dắt khéo léo. Ngoài ra, trong quá trình diễn ra sự kiện, hãy tổ chức những trò chơi, câu hỏi trắc nghiệm hoặc chuyên mục Hỏi & Đáp để duy trì mức độ tương tác và sự tập trung của người tham gia.

Các hội nghị, hội thảo nên lên kế hoạch dành ra một khoảng thời gian để chia lượng người tham dự ra thành những nhóm đối tượng khác nhau. Việc tạo ra các nhóm nhỏ này sẽ giúp khách hàng có thể tương tác tốt hơn, góp phần thúc đẩy ý tưởng, thực hành những kỹ năng đã học và tìm hiểu sâu hơn về vấn đề mà họ quan tâm. 

Ngoài ra, giờ nghỉ trưa nên thiết kế theo hình thức buffet, quầy tự chọn hoặc các hoạt động tự do khác để tạo cơ hội cho người tham dự trò chuyện và trao đổi cùng nhau.

Chiến lược kỹ thuật số thông minh sẽ xây dựng được một cộng đồng tương ứng cho trước và cả sau sự kiện. Cộng đồng trực tuyến có thể hình thành rõ nhất thông qua các phương tiện truyền thông mạng xã hội, giúp đảm bảo duy trì độ “hot” và gây ấn tượng về sự kiện đối với công chúng.

Một tuần trước sự kiện là thời điểm vàng để đẩy mạnh tương tác với những người tham dự. Nhằm duy trì sức nóng của chương trình, hãy đăng tải và tiết lộ những nội dung hấp dẫn sẽ diễn ra, như trò chơi có thưởng, phong cách bài trí trong ngày sự kiện.

Ảnh: Sưu tầm

Dưới đây là 4 kiểu tương tác thường thấy của người tham dự.

• Tương tác với nội dung: Những khách hàng mong muốn tham dự sự kiện để học hỏi, quan sát những sản phẩm và những người có cùng chủ đề quan tâm, từ đó rút ra kinh nghiệm và nâng cao hiểu biết của bản thân.

• Tương tác với nhau: Đối với một số người, họ yêu thích sự kiện vì đây là nơi có thể gặp gỡ và kết nối với những cá nhân riêng biệt. Dù là trực tiếp hay gián tiếp, những chương trình nên tạo điều kiện để khuyến khích việc tương tác, mang lại những trải nghiệm có giá trị hơn cho người tham dự.

• Tương tác với nhà tài trợ: Nếu sự kiện của bạn có sự ảnh hưởng trực tiếp từ các nhà tài trợ, thì sẽ có phần lớn những khách hàng mong muốn được tiếp cận và tìm hiểu dịch vụ của các thương hiệu tài trợ đó.

• Tương tác với chương trình: Giao tiếp với khách hàng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Do đó, với tư cách là nhà tổ chức sự kiện, bạn phải giao tiếp có hiệu quả với những người tham dự, dù là với mục đích quảng cáo, tư vấn hay chăm sóc khách hàng.

Các vấn đề cần triển khai trong kế hoạch sự kiện doanh nghiệp

Để đảm bảo kế hoạch sự kiện doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, hãy tham khảo 17 bước dưới đây và áp dụng cho chương trình của bạn nhé.

• Xác định mục tiêu tổng quát sự kiện của bạn muốn đạt được. 
• Xác định phong cách sự kiện và nhu cầu của người tham dự.
• Thống nhất cách triển khai sự kiện sao cho phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty.
• Lên kế hoạch ngân sách chi tiết.
• Tuyển dụng, phân chia nhân sự thành các nhóm và giao nhiệm vụ phù hợp.
• Thiết lập lịch trình cụ thể.
• Xác định thời gian tổ chức sự kiện
• Chuẩn bị ngân sách dự trù thông qua bảng báo giá của nhà cung cấp
• Lập danh sách liệt kê những yêu cầu về địa điểm, sau đó tiến hành so sánh và thương lượng với nhà cung cấp
• Lên kế hoạch bố trí sự kiện
• Tìm kiếm, lựa chọn và liên lạc với diễn giả
• Triển khai và phát triển kế hoạch quảng bá sự kiện
• Chuẩn bị timeline và lên kế hoạch dự phòng cho những trường hợp phát sinh.
• Chuẩn bị trước những hạng mục liên quan đến sự kiện: nơi ở, phương tiện, thực đơn, tài liệu, v.v.
• Diễn tập sân khấu (nếu cần)
• Theo dõi các diễn giả và người tham dự sau sự kiện để cảm ơn, khảo sát ý kiến và rút kinh nghiệm cho lần sau
• Quan sát phản hồi và đối chiếu chi phí cuối cùng để tham khảo trong tương lai

Mỹ Nguyên

Nguồn:Cvent blog