Các câu hỏi phỏng vấn quản trị viên sự kiện xoay quanh ba loại chính: tính cách của bạn, kinh nghiệm liên quan đến công việc của bạn và các chiến lược hoặc triết lý lập kế hoạch sự kiện tổng thể của bạn.



1. Một người tổ chức sự kiện cần phải có những đặc điểm tính cách, kỹ năng và kiến thức nào?

Câu trả lời: Những nhà lập kế hoạch sự kiện thành công thường rất linh hoạt, sắp xếp công việc có tổ chức và dễ hòa đồng. Họ biết quản lý thời gian, tiền bạc và giao tiếp với mọi người xung quanh. Giáo dục chính quy có thể không phải điều bắt buộc nhưng bạn nên có bằng đại học hoặc một vài chứng chỉ liên quan hoặc bổ sung cho ngành sự kiện. Điều này sẽ làm nhà tuyển dụng tin tưởng hơn khi giao công việc cho bạn.

2. Tại sao bạn muốn làm nhân viên tổ chức sự kiện cho công ty chúng tôi?

Câu trả lời: Hãy cân nhắc thật kỹ cho câu hỏi trên. Bên cạnh việc giải thích về niềm yêu thích các dự án sự kiện của công ty, bạn có thể sẽ muốn xem lại sứ mệnh hoặc tuyên bố giá trị của công ty và tìm ra những điểm bạn thấy được truyền cảm hứng từ những giá trị đó. Vì vậy hãy chắc rằng bạn đã đọc và nghiên cứu kỹ công ty bạn ứng tuyển.

3. Bạn thích sử dụng phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ quản lý sự kiện nào? Và tại sao bạn chọn sử dụng chúng?

Câu trả lời: Nếu bạn chưa có một phần mềm mà bạn thường sử dụng, bạn có thể chia sẻ những cách thức và công cụ mà bản thân đã từng dùng để lên kế hoạch. Nếu bạn đã từng dùng qua các ứng dụng hỗ trợ thì có thể giới thiệu các phần mềm, công cụ lập kế hoạch đó và đề cập cách bạn ứng dụng chúng cho những dự án sắp tới. Câu hỏi này sẽ đánh giá mức độ tìm kiếm cũng như sự thích ứng với công nghệ của bạn, nên hãy thường xuyên tìm tòi và khám phá các công nghệ được tin dùng của các nhà quản trị sự kiện chuyên nghiệp. 

4. Làm thế nào để bạn theo kịp các xu hướng và tin tức trong ngành?

Câu trả lời: Các blog về kế hoạch sự kiện, chuyên trang sự kiện, chia sẻ từ những chuyên gia trên mạng xã hội hay một nguồn tài nguyên chứa nhiều thông tin bổ ích về sự kiện. Hãy liệt kê, sơ lược đôi nét và nêu những điều bạn thú vị mà tích lũy được từ chúng với nhà tuyển dụng.

5. Làm thế nào để quảng bá sự kiện, các chiến lược truyền thông hiệu quả?

Câu trả lời: Đây là câu hỏi đòi hỏi chuyên môn cao. Bạn nên trả lời các đề mục lớn như: xác định được mục tiêu - mục đích, khách hàng mục tiêu là ai, insight, nền tảng truyền thông, liên kết tài trợ, nội dung truyền thông, ... Hãy đưa vào một số kinh nghiệm thực tế của bản thân (nếu có) hoặc những phân tích mà bạn cho là có lợi với truyền thông trong sự kiện. 

6. Điều gì làm nên thành công của một sự kiện và bạn đo lường thành công đó như thế nào?

Câu trả lời: Người phỏng vấn có thể cần câu trả lời cụ thể ở đây. Đa phần, các nhà lập kế hoạch sự kiện đo KPI và mức độ hoàn thành dựa trên sự liên quan trực tiếp đến các mục tiêu ban đầu của sự kiện. Lấy ví dụ như, mục tiêu đề ra là 1000 khách tham dự và bán được 1100 vé có nghĩa là hoàn thành được KPI. Ngoài ra, việc lắng nghe các phản hồi của khách hàng và người tham dự sau khi sự kiện kết thúc cũng rất quan trọng. Điều này sẽ đánh giá được bạn có thật sự đang làm tốt trong việc thấu hiểu yêu cầu của khách hàng và thiết lập một hành trình trải nghiệm tốt tới người tham dự.

7. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công nhất của bạn là gì?

Câu trả lời: Hãy trích dẫn ngắn về sự kiện mà bạn từng thực hiện. Đối với các sinh viên mới ra trường đó có thể là các phong trào hoặc sự kiện tại trường của bạn. Trong phần giải thích về sự kiện hãy đảm bảo rằng bạn giới thiệu được các kỹ năng lập kế hoạch sự kiện chính mà bạn đã sử dụng hoặc học được để áp dụng cho các công việc tương lai. 

8. Kế hoạch quản lý ngân sách sự kiện?

Câu trả lời: Những lý do phổ biến nhất khiến các sự kiện vượt quá ngân sách thường liên quan đến sự thiếu kinh nghiệm của người lập kế hoạch sự kiện như: lựa chọn mục tiêu không thực tế, thiếu tầm nhìn xa, chưa có nhiều kinh nghiệm giao tiếp với đơn vị cung ứng,... Lý do câu hỏi này thường được hỏi trong các buổi phỏng vấn là vì người tuyển dụng muốn đảm bảo bạn nhận thức được tầm quan trọng của ngân sách và những sai lầm nên tránh thông qua nghiên cứu và kiến thức tích lũy của bản thân.

9. Bạn sẽ xử lý như thế nào khi một sự kiện vượt quá ngân sách?

Câu trả lời: Có rất nhiều cách bạn có thể làm để ngăn chặn việc vượt quá ngân sách trong sự kiện. Đầu tiên, bạn cần xem xét lại các hạng mục trong sự kiện để xem bạn có đang chi cho bất cứ điều gì mà nó không thực sự cần thiết cho sự kiện. Thứ 2, đánh giá xem các khoản chi đã thật sự tối ưu hay chưa? Lấy ví dụ, thay vì thuê 2 xe vận chuyển vừa bạn có thể thuê 1 xe vận chuyển lớn để có giá tốt hơn mà vẫn đảm bảo đồ đạc của bạn có đủ chỗ trong xe để chuyển đi an toàn. Ngoài ra, việc thương lượng với các nhà cung cấp để tìm ra giá cả tốt hoặc các lựa chọn thay thế rẻ hơn cho các yếu tố không cần thiết trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự. Tuy nhiên, đừng cắt xén quá tay để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho sự kiện của bạn nhé!

10. Bạn đã từng kinh nghiệm đàm phán ngân sách với bên thứ ba (nhà cung cấp, nhà tài trợ,...) không?

Câu trả lời: Đừng lo, nếu bạn chưa từng trải qua điều trên, nó hoàn toàn bình thường. Hãy thử tạo ra một giả lập và liệt kê một số mẹo phổ biến về cách thương lượng với các địa điểm và nhà cung cấp mà bạn muốn thử trong tương lai. Quan trọng là, bạn đã từng tìm hiểu qua về các điều trên.

11. Bạn sẽ làm gì khi cảm thấy căng thẳng trong quá trình tổ chức sự kiện?

Câu trả lời: Tổ chức sự kiện được mệnh danh là công việc căng thẳng thứ 5 trên thế giới, nên điều này hoàn toàn dễ hiểu. Hãy đưa ra câu trả lời với một thái độ cởi mở, cam kết bằng việc cố gắng cân bằng công việc - cuộc sống và năng cao kỹ năng giao tiếp với các đồng nghiệp. Một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết cách vượt qua rào cản cảm xúc để đảm bảo tiến độ công việc.

12. Chia sẻ về kinh nghiệm vượt qua căng thẳng của bạn?

Câu trả lời: Bây giờ là lúc để lấy ra một ví dụ từ cuộc sống cá nhân của bạn. hãy chọn một tình huống mà bạn đã trải qua và rút ra được kinh nghiệm bổ ích. Đó có thể là áp lực về việc học, áp lực gia đình những điều bạn đã vượt qua và chỉ ra được một kỹ năng của bạn, một thứ gì đó khiến bạn đủ tiêu chuẩn cho công việc này. Nó có thể là một điều không được liệt kê trong sơ yếu lý lịch của bạn nhưng làm bạn trở nên nổi bật hơn so với đối thủ cạnh tranh. 

13. Bạn vừa được giao nắm chính cho một sự kiện mới để lên kế hoạch. Bạn chuẩn bị cho cuộc họp đầu tiên như thế nào? 

Câu trả lời: Nắm chính dự án là một vị trí vô cùng quan trọng, và buổi họp đầu tiên sẽ quyết định định hướng hoạt động của nhóm bạn. Vì vậy, bạn cần phải phân tích tổng quát và viết ra những yêu cầu mà khách hàng đang mong muốn để có thể trao đổi với nhóm mình trong phần giới thiệu đầu tiên. Bạn nên chia sẻ với nhóm về mục đích, mục tiêu mà sự kiện đang hướng đến. Từ đó, thảo luận với các thành viên để chuẩn bị lên kế hoạch cho sự kiện, bắt đầu bằng việc tìm kiếm những thông tin liên quan, sau đó là brainstorm để tìm ra một ý tưởng sáng tạo cho sự kiện, thuyết trình... Cuối buổi họp, bạn nên đưa ra phương thức liên lạc và những bước hướng dẫn công việc chi tiết tiếp theo sẽ diễn ra khi nào.

14. Bạn đã bao giờ lên kế hoạch cho nhiều sự kiện cùng lúc và kết quả của các sự kiện đó như thế nào? Tại sao?

Câu trả lời: Khi gặp phải câu hỏi này, sẽ có hai hướng để phát triển câu trả lời. Nếu như bạn chưa từng từng trải qua việc cùng lúc làm nhiều dự án, bạn hãy trả lời thành thật và cho nhà tuyển dụng thấy được một thái độ cởi mở và sẵn lòng đảm nhiệm công việc từ bạn. Ngược lại, nếu bạn đã từng trải qua điều trên, hãy chia sẻ về trải nghiệm đó và chỉ ra kinh nghiệm mà bạn đúc kết được sau cả quá trình. Tất cả chúng ta đều biết rằng không phải mọi sự kiện được lên kế hoạch đều sẽ thành công. Vì vậy, câu hỏi này không phải để phân tích những thiếu sót mà là để đánh giá về khả năng và kỳ vọng của bạn dành cho sự kiện thay vì kết quả. Ở đây, câu trả lời của bạn càng đầy đủ thông tin chi tiết thì sẽ càng được đánh giá cao. Vì vậy, hãy kể tên các sự kiện và sau đó chọn một sự kiện thành công hoặc thất bại để bạn thảo luận rất chi tiết như: mục đích, mục tiêu ban đầu so với thành quả sự kiện khi kết thúc và đừng bao giờ quên bài học kinh nghiệm sau sự kiện đó mà bạn rút ra.

15. Nếu phải nhận nhiều dự án cùng lúc bạn sẽ chọn ra thứ tự ưu tiên để thực hiện như thế nào?

Câu trả lời: Câu hỏi này gợi ý rằng công việc bạn đang phỏng vấn có thể bao gồm việc lập kế hoạch cho nhiều dự án cùng một lúc. Chìa khóa là biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên khi mọi thứ đều là quan trọng nhất. Hãy cân nhắc các yếu tố như: thời hạn nộp bài, mức độ chi tiết được yêu cầu, quy mô sự kiện, độ khó,... Hãy trả lời với thái độ sẵn sàng tiếp nhận các công việc nhé!

16. Cách xử lý những sự cố ngoài ý muốn trước và trong một sự kiện?

Câu trả lời: Việc quản lý khủng hoảng sự kiện là một kỹ năng quan trọng. Giải pháp không chỉ đơn thuần là cách “chữa cháy” ngay lúc sự kiện gặp sự cố mà nó là cả một quá trình và được bắt đầu ngay từ giai đoạn lên kế hoạch. Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ là người giải quyết giỏi mà là người có thể dự đoán và chuẩn bị cho những sự cố bất ngờ đó. Hãy diễn giải những phương án dự phòng mà bạn có thể làm từ trước và ứng nó vào các sự cố mà bạn nghĩ làm nó có thể xảy đến. Ngoài ra, hãy trả lời thêm một số kỹ năng như: giữ bình tĩnh, phân tích nhanh, ứng dụng các vật dụng có sẵn để thay thế hoặc lắp đầy sự cố.

17. Làm thế nào để bạn duy trì động lực khi mọi thứ diễn ra không như ý muốn?

Câu trả lời: Một lần nữa, đây là một cơ hội tuyệt vời để thể hiện một đặc điểm cụ thể mà bạn sở hữu thông qua một câu chuyện cá nhân. Trong câu hỏi này bạn có thể trả lời những kinh nghiệm cá nhân và không liên quan đến công việc. Đừng ngại giải thích sức mạnh ý chí của bạn từ đâu hoặc ai là người truyền cảm hứng cho bạn - những chi tiết này sẽ làm cho cuộc phỏng vấn của bạn trở nên thú vị và đáng nhớ hơn rất nhiều.

18. Bạn đã từng đối phó với một khách hàng khó tính chưa? Bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào?

Câu trả lời: Đối phó với những khách hàng khó tính có thể khiến bạn trở thành một người lập kế hoạch sự kiện tốt hơn. Bằng cách lắng nghe, phân tích, đối đáp với các khách hàng để thuyết phục họ sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp. Ở đây, bạn có thể đưa ra một tình huống cụ thể và cách bạn dùng lời nói hay hành động xoa dịu họ mà vẫn đảm bảo quyền lợi của bên bạn.

19. Cách tốt nhất để chọn địa điểm tổ chức sự kiện là gì?

Câu trả lời: Hãy đề cập đến các yếu tố tiên quyết như mục đích, mục tiêu, đặc điểm, ngân sách của sự kiện như thế nào để đưa ra lựa chọn phù hợp. Lấy ví dụ như pool party thì venue của bạn chắc chắn cần phải có hồ bơi.

20. Có loại sự kiện nào bạn thấy đặc biệt cảm thấy thú vị hoặc bị hấp dẫn khi lên kế hoạch không?

Câu trả lời: Đây có thể là câu hỏi đánh giá về mức độ am hiểu của bạn với công ty mà bạn đang ứng tuyển. Bạn nên biết công ty này đang đứng đầu trong loại hình sự kiện nào, các dự án sự kiện hàng năm cũng như loại sự kiện nào họ thường xuyên nhận được đơn hàng nhất để đề cập đến các loại hình này trong câu trả lời của mình. Ngoài ra, câu hỏi này có thể là về tính cách, niềm yêu thích của bạn. Hãy đề cập thêm các hình thức sự kiện bạn thực sự mong muốn làm, nếu may mắn biết đâu đó là loại hình công ty đang hướng đến phát triển trong tương lai gần.

Đừng lo lắng nếu bạn là người mới và đây là buổi phỏng vấn đầu tiên. Hầu hết những người phỏng vấn sẽ cân nhắc điều đó, bạn có thể có cơ hội nhận thêm điểm cộng cho sự trung thực, dũng cảm của bản thân với cách bạn tiếp nhận các câu hỏi về tình huống bất kỳ nào đó mà bản thân chưa từng trải qua. Vì thế, hãy đón nhận các câu hỏi một cách cởi mở và giải thích theo những gì bạn hiểu.

Trong các buổi phỏng vấn, tùy thuộc vào nhu cầu tuyển dụng của công ty bạn có thể gặp phải số lượng câu hỏi phỏng vấn khác nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể được yêu cầu chia sẻ về lý do ngưng công tác tại đơn vị/ công ty trước đó. Lúc này, hãy đưa ra câu trả lời không mang tính công kích với đôi bên, đảm bảo là bạn cho thấy sự tôn trọng với nơi bạn từng cộng tác để thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân.

Sau khi kết thúc phỏng vấn, hãy chào kết bằng một lời chào thân thiện và lịch sự đến những nhà tuyển dụng. Bạn có thể đề cập đến việc khi nào bạn có thể nhận được kết quả nhưng cố gắng đừng gây áp lực đến nhà tuyển dụng, nó có thể sẽ để lại một ấn tượng không tốt dành cho bạn.

Kết luận

Cho dù bạn là một thực tập sinh hay một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ khiến bạn trở nên “bóng bẩy” và tự tin hơn rất nhiều trong bất kỳ một buổi tuyển dụng nào. Chúc bạn may mắn!

Mỹ Nguyên

Nguồn: Socialtables