Event 101 : Quy trình cơ bản để tổ chức một sự kiện - Phần 2

GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC TRIỂN KHAI

Tổ chức triển khai bao gồm tất cả các công việc phải thực hiện trước, trong và kết thúc sự kiện. Tổ chức triển khai đòi hỏi người phụ trách sự kiện phải hình dung và phân định rõ ràng các công việc liên quan đến việc tổ chức đối với từng nhóm thực hiện như thiết kế, tài chính, đối tác,… cụ thể các công việc như sau:

I. TRƯỚC SỰ KIỆN

• Lên checklist và timeline chi tiết cho từng cá nhân và bộ phận
• Khảo sát địa điểm
• Làm việc với đối tác thầu phụ, các bên liên quan (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: Âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, nghệ sĩ biểu diễn….)
• Kiểm soát các công việc trong checklist và timeline
• Triển khai hoạt động truyền thông
• Gửi thư mời đến khách tham dự
• Chuẩn bị các phương án phòng và xử lý các rủi ro có thể xảy ra

II. TRONG SỰ KIỆN

1.Thực hiện kế hoạch

Dựa vào kế hoạch đã được lên sẵn và phần chia ở giai đoạn trước sự kiện, các bộ phận nhân sự sẽ tiến hành thực hiện công việc theo đúng phân công, đúng kế hoạch đề ra.

Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành tốt công việc của mình được giao, để tránh chậm trễ, sai sót gây ra những tình huống xảy ra không mong muốn và tránh làm ảnh hưởng, liên lụy tới những bộ phận khác.

2.Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nắm rõ kế hoạch

Điều này có nghĩa là không chỉ riêng Ekip thực hiện chương trình mà cả nơi cung cấp địa điểm, các nhà cung ứng và khách hàng đều nắm rõ được lịch trình chung và bám sát nó trong suốt quá trình làm việc.

Việc có một lịch trình chi tiết, thời gian sắp xếp rõ ràng sẽ giảm bớt phần nào những lo lắng của khách hàng. Cũng như để khách hàng thấy được tâm sức mà cả Ekip đã dành ra để thiết kế một lịch trình cụ thể cho sự kiện của họ. Đây cũng là một cách để bồi đắp thêm cho mối quan hệ giữa Agency và khách hàng.

3.Dàn dựng – Thi công

Chúng ta thường mất khoảng 1-2 tuần để chuẩn bị tùy theo quy mô của sự kiện bao gồm các mục sau:

• Bên ngoài sự kiện: banner, pano, standee, cổng chào,…
• Khu vực đăng ký: barrier, bàn đăng ký, khu chụp hình, bảng tên,…
• Khu vực tương tác : trưng bày, triển lãm , game
• Khu vực gian hàng trưng bày/ triển lãm
• Khu vực khán phòng
• Khu vực sân khấu và hậu đài
• FOH & các khu vực kỹ thuật
• Nhà kho / phòng thay đồ / phòng chờ …
• Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình , hiệu ứng, màn sao,…
• Test kỹ thuật / chạy tín hiệu kỹ thuật
• Kiểm tra an toàn kỹ thuật & hiện trường

4.Tập luyện và tổng duyệt

Tập duyệt trước khi sự kiện diễn ra là bước vô cùng cần thiết. Việc chuẩn bị trước giúp ta tính toán được thời lượng của cả chương trình, phân chia thời gian hợp lí cho từng tiết mục để thời lượng được diễn ra đúng như kế hoạch.

Đồng thời, đây gần như là khoảng thời gian cuối cùng để kiểm tra lại xem tất cả các chi tiết đã được sắp xếp đâu ra đó hay chưa nhằm hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra.

Hãy dành ra 1 ngày để thực hiện các việc sau:

• Technical check
• Tập luyện & phối hợp các đơn vị kỹ thuật
• Tập luyện MC
• Tập luyện các tiết mục trong sự kiện
• Tập luyện phối hợp sân khấu / bối cảnh / hậu đài
• Lập trình ánh sáng sự kiện: Định vị chính xác các vị trí trên sân khấu với mức độ chiếu sáng phù hợp, tránh làm ảnh hưởng đến mắt của người trên sân khấu. Điều chỉnh mức ánh sáng phù hợp với không gian và khách tham dự.
• Lập trình thời gian sự kiện
• Kiểm tra tầm nhìn: Để biết được những gì người tham dự sẽ thấy khi chương trình bắt đầu ta hãy ngồi vào ghế của họ. Hãy kiểm tra ở những vị trí mà bạn cho là có tầm nhìn hạn chế và chắc chắn rằng không có vị khán giả nào của bạn gặp khó khăn về tầm nhìn trong suốt khoảng thời gian tham dự.
• Kiểm tra các tập tin và trang chiếu: Để tránh những tình huống khó xử bởi những slide sai chính tả, sai font chữ hoặc các rủi ro khác, hãy tận dụng buổi tổng duyệt như một cơ hội cuối cùng để xem lại tất cả các file. Kiểm tra lại tất cả các tập tin video và âm thanh, bật lên và cho chúng chạy liên tục. Kiểm tra chính tả tất cả các slide, và đảm bảo rằng tất cả đều ở định dạng chính xác và đồng bộ.  
• Tổng duyệt chương trình: Hãy tổng duyệt như 1 sự kiện chính thức, các tiết mục được diễn ra xuyên suốt để chắc chắn rằng thời gian khớp với kịch bản, sẽ không bị chết sân khấu ở đoạn nào hoặc quá thời lượng chương trình như kế hoạch.

5.Đừng bỏ quên những chi tiết nhỏ nhặt

Một sự kiện xuất sắc là khi được chỉn chu từ ngoài vào trong. 

Chúng ta thường hay tập trung vào những điều to lớn như sân khấu hoành tráng, tiết mục đỉnh cao, hay khu đón khách được trang trí bắt mắt mà quên đi những chi tiết nhỏ nhặt như làm hài lòng tất cả các yêu cầu và đạt được sự thoải mái cho tất cả khách tham dự…

Nhưng một điều bất ngờ là mọi người thường rất chú ý đến những chi tiết nhỏ nhặt. Chính vì vậy, những điểm nhấn tuy nhỏ nhưng quan trọng sẽ là chìa khóa để tạo nên một sự kiện thành công và luôn được nhớ đến ngay cả khi đã kết thúc.

Hãy nhớ rằng điều nhỏ nhặt cũng có thể tạo nên những sự khác biệt lớn.

6.Thực hiện sự kiện

Hãy họp lại cùng nhau trước khi sự kiện bắt đầu, tiếp sức và cổ vũ nhau thực hiện sự kiện thật thành công. Sau khi đã truyền năng lượng cho nhau thì tất cả nhân sự sẽ nhận các thiết bị cần thiết như bộ đàm, thẻ đeo, kịch bản và vào vị trí làm việc như kế hoạch đã đề ra trước đó.

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, hãy luôn kiểm soát thời lượng theo kịch bản và trình tự thời gian để theo dõi công việc, nhân sự, hạng mục tiếp theo mà mình phụ trách.

Bên cạnh đó, hãy chú ý các hạng mục quan trọng và các vấn đề kỹ thuật liên quan. Sự chuyển đổi không gian giữa các khu vực sự kiện: khu đón khách, khu tương tác , sân khấu… để kiểm soát phản ứng & cảm xúc của khách tham dự.

Phối hợp & giao tiếp tốt giữa các team. Hãy đảm bảo hoàn thành công việc của mình trước khi hỗ trợ đồng đội và luôn tập trung 100% công suất để kịp thời ứng phó với các rủi ro hoặc thay đổi khi có sự điều chỉnh trong lúc sự kiện đang diễn ra.

7.Tận hưởng thành quả của bản thân và tập thể!!

Ngày diễn ra sự kiện có thể sẽ thật bận rộn và căng thẳng nhưng đừng quên tận hưởng và trải nghiệm nó nhé. Đây là những điều mà cả tập thể của mình đã chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chỉn chu trong suốt 1 thời gian dài, vậy thì không có lý nào ta lại để cho nó trôi qua một cách chóng vánh chẳng đọng lại gì. Hãy cảm nhận nó, khi bạn cảm thấy sướng với những gì đang diễn ra thì chính lúc đó khách tham dự cũng sẽ cảm nhận như vậy.

Chúng ta theo đuổi nghề sự kiện vì ta yêu những gì ta đang làm, cũng như những sự đổi mới, sự biến hóa mà chúng ta tạo nên qua mỗi sự kiện. Chính vì vậy, hãy nhìn lại những thành quả của mình và bạn có quyền được tự hào về nó.

III. KẾT THÚC SỰ KIỆN

Ngay sau khi sự kiện đã hoàn tất tại hiện trường, hãy gửi lời cảm ơn đến khách hàng & các đối tác của bạn, hãy chụp với nhau vài bức ảnh để làm kỷ niệm.

Và có bắt đầu thì sẽ có kết thúc, cũng như có dàn dựng thì tất nhiên phải có tháo dỡ. Hãy kiểm tra vật dụng, đạo cụ, các hạng mục logistics, tháo dỡ sản xuất và trả lại hiện trạng mặt bằng như ban đầu. Vận chuyển các thiết bị, logistics về kho hoặc chuyển trả đối tác và bàn giao mặt bằng.

GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN

Sự kiện chưa thật sự kết thúc ở hiện trường.

Đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả, sự kiện kết thúc không đánh dấu công việc của chúng ta đã kết thúc. Từ nhận phản hồi đến theo dõi tiếp các công việc tiếp theo, vẫn còn một danh sách những thứ các bạn cần phải hoàn thành. Hãy kiểm tra các việc sau để đảm bảo rằng công việc sau sự kiện cần được thực hiện đúng cách.

1.Nhận phản hồi từ khách tham dự và khách hàng

Ngày nay, các sự kiện đều đánh mạnh vào tính trải nghiệm khách hàng nên cảm nhận của những người tham dự là một phần rất quan trọng đối với sự thành công của một sự kiện. 

Hãy lựa chọn phương pháp hợp lý để khảo sát, ghi nhận ý kiến và cảm nhận của khách đã tham dự sự kiện để phân tích phản hồi, tìm ra ưu – khuyết điểm và đưa ra giải pháp cho các sự kiện tiếp theo. Hỏi ý kiến các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn.

2.Cập nhật sau sự kiện

Làm báo cáo về sự kiện cho công ty, nhà tài trợ và khách hàng để tất cả các bên đều có thể nhìn lại được thành quả mà mình đã tạo ra.

Bên cạnh đó, việc truyền thông sau sự kiện cũng có vai trò rất quan trọng đối với mỗi sự kiện, đây là lúc nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện, mang những hình ảnh được chọn lọc từ sự kiện để quảng bá, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai. Sử dụng lợi thế từ  các công cụ truyền thông có sẵn như các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter,… và các trang chuyên ngành sự kiện khác để giới thiệu về sự kiện qua hình ảnh và video nhằm góp phần tăng tương tác của khán giả với sự kiện. Ngoài ra, việc lựa chọn một vài cụm từ có “tính gợi nhớ” đến sự kiện cũng là một cách truyền thông vô cùng hiệu quả.

3.Nội bộ báo cáo và họp kết thúc

Mỗi khi sự kiện kết thúc, mỗi cá nhân cần soạn báo cáo rõ ràng, chi tiết những việc mình đã làm tốt hoặc chưa tốt và tự rút ra bài học kinh nghiệm cho mình cũng như cho toàn team. Từ đó, sẽ xây dựng kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp, chặt chẽ hơn.

Bên cạnh đó, khen thưởng những cá nhân đã làm việc chăm chỉ,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và một bữa tiệc nho nhỏ để cùng cảm ơn nhau, tạo sự gắn kết, cùng nhau thư giãn sau những ngày vật vã lo lắng cho sự kiện là một việc không thể thiếu nhỉ! 

Nguồn: Sưu tầm và biên soạn từ nhiều nguồn

** Đọc lại phần 1 tại đây