Hãy cùng tham khảo các lưu ý đơn giản dưới đây để nâng cao trải nghiệm của khách hàng về quá trình xác nhận tham dự sự kiện.
1. Đào tạo kỹ lưỡng nhân viên thực hiện thủ tục đăng ký
Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều hệ thống và ứng dụng hỗ trợ quá trình check-in. Tuy nhiên, những công cụ này vẫn còn khá xa lạ và khó hiểu với bộ phận nhân viên chưa có kinh nghiệm.
Do đó, bạn cần phải đào tạo nhân viên trước khi bắt đầu giao phó nhiệm vụ. Hãy cho nhân viên của bạn làm quen với hệ thống mới và hướng dẫn sơ bộ để họ có thể tự tìm tòi, sử dụng chúng dễ dàng hơn. Trước sự kiện, bạn có thể đưa ra một vài tình huống bất ngờ để xem xét và chỉnh sửa phương thức xử lý sao cho phù hợp.
2. Sự linh hoạt của nhân viên
Nhân viên check-in chính là bộ mặt của sự kiện. Nếu có thể, bạn hãy chọn những người có khả năng thay đổi phong cách theo từng thể loại chương trình. Ví dụ, nếu sự kiện của bạn dành cho các lãnh đạo cấp cao, sự chuyên nghiệp và bình tĩnh trước các tình huống chính là chìa khóa quan trọng. Còn đối với những sự kiện mang tính xã hội, sự sôi nổi và nhiệt tình là điều cần thiết nhất. Hãy trình bày chi tiết về tính chất chương trình để nhân viên check-in biết rõ về vai trò và hình tượng mà họ cần thiết lập trong suốt sự kiện.
3. Thiết lập khu vực thông tin và hỗ trợ khách hàng
Ngoài bàn check-in, bạn hãy cân nhắc thiết lập một khu vực hỗ trợ giải đáp thắc mắc và cung cấp thêm thông tin về sự kiện cho khách hàng. Việc này sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề của người tham dự mà không ảnh hưởng đến quá trình check-in.
Khu vực thông tin và hỗ trợ nên được đặt ở vị trí dễ nhìn. Bằng cách đó, khách hàng sẽ không bị nhầm lẫn khi tiến hành quá trình đăng ký.
4. Phân chia vai trò cụ thể
Trước khi bắt đầu sự kiện, hãy xác định một người nắm vai trò chính, chỉ đạo tất cả các hoạt động khi check-in và phụ trách hướng dẫn khách hàng. Bạn cũng cần phải tạo một danh sách thông tin rõ ràng để các nhân viên có thể chủ động liên lạc khi cần thiết.
Ngoài ra, hãy cân nhắc kỹ càng về những vai trò khác mà bạn sẽ cần trong chương trình, chẳng hạn như hộ tống khách VIP hoặc đưa khách mời vào phòng chờ trước khi bắt đầu sự kiện.
5. Lựa chọn ứng dụng đăng ký sự kiện phù hợp
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ check-in miễn phí để bạn tham khảo và lựa chọn cho sự kiên của mình.
Trước tiên, hãy chọn ứng dụng có giao diện đơn giản và sở hữu tính năng cập nhập thông tin mới cho khách hàng. Bạn nên liên hệ hợp tác với nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ liên tục, sau đó bắt đầu tận dụng tối đa các chức năng và cải thiện quy trình đăng ký. Bằng cách này, ứng dụng sẽ cho phép bạn thiết lập quyền truy cập đặc biệt cho nhân viên, cũng như hạn chế được những sự cố phát sinh về dữ liệu chương trình.
Đặc biệt mã QR là công cụ hiện đại và lý tưởng để đẩy nhanh tốc độ của quá trình đăng ký. Trong không gian náo nhiệt của sự kiện, việc sử dụng mã QR sẽ cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác hơn so với check-in thủ công.
6. Sử dụng quầy tự đăng ký
Đối với những người không thích được nhận tư vấn quá nhiều (tiêu biểu là nhóm tuổi Millennials và GenZ), việc thiết lập quầy tự đăng ký là một cách hay để tạo không gian thoải mái cho khách hàng. Ngoài các vật dụng cần thiết, bạn có thể cử một nhân viên quan sát quầy và hỗ trợ xử lý khi có vấn đề kỹ thuật phát sinh.
7. Quan tâm đến thông tin khách hàng
Một trường hợp hay gặp trong quá trình check-in chính là nghe không rõ, đọc sai hoặc viết sai tên người tham dự. Lỗi này thường bắt nguồn từ việc tên của khách hàng đặc biệt, không phổ biến, có phát âm dễ gây hiểu lầm hoặc họ nói bằng giọng địa phương. Tuy nhìn có vẻ đơn giản, nhưng những sai lầm nhỏ này sẽ để lại ấn tượng vô cùng xấu đến khách hàng.
Do đó, bạn cần phải tìm hiểu danh sách khách hàng trước khi bắt đầu chương trình. Khi nắm được sơ lược thông tin người tham dự, bạn sẽ dễ dàng nhớ được tên và cách viết chúng, tránh việc phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần. Nhưng nếu sự kiện của bạn có lượng khách tham dự quá lớn, hãy tìm kiếm những công cụ thông minh hỗ trợ tìm tên một cách chính xác nhất.
8. Đánh dấu khách quan trọng
Trong một sự kiện sẽ có hai nhóm khách tham dự, bao gồm khách thường và khách VIP. Đối với các khách VIP, việc check-in cần phải được lưu ý và chu đáo đơn. Từ khâu chuẩn bị, thư mời của VIP và khách thường sẽ được tách ra để thuận tiện hơn trong việc phân luồng và điều phối trong sự kiện. Đa phần, sẽ có nhân viên điều phối thông báo về sự xuất hiện của khách VIP khi họ gần đến quầy check-in để nhân viên check-in có thể đón tiếp tốt nhất.
Ngoài ra, đối với khách VIP sự kiện thường sẽ chuẩn bị riêng hoa cài áo, name tag hoặc các quà tặng đi kèm khác để thể hiện sự quý mến của mình với những vị khách đặc biệt này.
9. Kiểm tra đường truyền tại sự kiện
Nếu có sử dụng các phần mềm trực tuyến để check-in, thì trước khi bắt đầu sự kiện bạn hãy kiểm tra tốc độ Wi-Fi và khả năng thu sóng di động tại địa điểm tổ chức. Nhờ đó, bạn sẽ phát hiện ra những vấn đề về đường truyền, cũng như kịp thời đưa ra phương pháp hoặc kế hoạch dự phòng cho khâu đăng ký.
10. Thiết kế khu vực đăng ký
Check-in là hoạt động tương tác đầu tiên của sự kiện với khách hàng, vì vậy bạn cần phải chú trọng thiết kế khu vực này. Ngoài các vật dụng trang trí thông dụng như đặt hoa, backdrop, bảng ghi khu vực thì đối với các khách hàng ưa thích sự sáng tạo bạn có thể thiết kế một khu vực check-in đặc biệt với các vật dụng nổi bật dấu ấn thương hiệu của sự kiện. Những chi tiết nhỏ này sẽ tạo được dấu ấn đáng nhớ và tăng tính chuyên nghiệp của chương trình.
Khu vực đăng ký không nên đặt quá gần cửa ra vào, nếu không người tham dự sẽ phải xếp hàng bên ngoài địa điểm tổ chức, gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh chương trình. Tương tự, bạn cũng không nên đặt chúng quá xa so với cổng vì sẽ khiến mọi người di chuyển hỗn loạn, ảnh hưởng đến sự kiện chính.
Như đã nói, khu vực đăng ký là ấn tượng đầu tiên của khách hàng về sự kiện. Vì vậy, trong quá trình thiết kế, bạn hãy lồng ghép khéo léo hình ảnh của nhà tổ chức (hoặc nhà tài trợ) để khiến mọi người chú ý, góp phần quảng bá thương hiệu.
Hãy sử dụng phong cách và ký hiệu đặc trưng của doanh nghiệp để làm chủ đề tại khu vực check-in, thông qua các vật dụng như trang phục nhân viên, khăn trải bàn, bảng hiệu, v.v.
11. Đặt bảng hiệu hướng dẫn chi tiết
Việc lắp đặt bảng hiệu sẽ giúp người tham dự có thể dễ dàng di chuyển đúng hướng mà không cần sự giúp đỡ của nhân viên. Hãy đặt chúng ở nơi ngang tầm mắt và nổi bật để khách hàng có thể dễ nhìn thấy trong đám đông.
Bạn cần phải nắm rõ tất cả các vị trí và lối đi của địa điểm trước khi thiết kế bảng hiệu hướng dẫn. Hãy phân chia rõ ràng các khu vực, từ nơi check-in, bàn thông tin hỗ trợ, lối vào sự kiện chính và cả nhà vệ sinh.
Bảng hiệu phải được thiết kế và sản xuất một cách hoàn thiện. Lỗi đánh máy, lỗi in ấn hay các vấn đề khác sẽ gây ra những phát sinh không đáng có và gây phiền hà cho cả hai bên.
12. Kiểm tra các vật dụng logistics
Trước khi bắt đầu sự kiện, bạn cần phải kiểm tra kỹ lưỡng những vật dụng cần thiết trong chương trình. Hãy tổng hợp đồ vật trong một chiếc thùng và kiểm tra nhiều lần để tránh những sai sót không đáng có.
Một vài vật dụng bạn cần chú ý như sau:
- Đồ văn phòng phẩm: Bút, bút highlight, băng keo, kim bấm, v.v.
- Dây điện, ổ cắm để kết nối các thiết bị kỹ thuật
- Laptop, máy tính bảng để phục vụ việc check-in
- Bảng in danh sách người tham dự, lịch trình, sơ đồ chỗ ngồi, v.v.
Ngoài những vật dụng nhất-định-phải-có, bạn cũng nên cân nhắc chuẩn bị thêm vài công cụ có thể sẽ dùng cho các hoạt động hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Chẳng hạn như:
- Hoa tươi: Để trang trí khu vực đăng ký.
- Nước suối: Phục vụ khách hàng có yêu cầu.
- Dây đeo thẻ: Để khách hàng phân biệt được nhân viên check-in của sự kiện.
- Kẹo: Có thể sử dụng chúng để tặng cho người tham dự như một món quà nhỏ.
Check-in là một giai đoạn quan trọng, mở đầu và quyết định tất cả các khâu còn lại của sự kiện. Do đó, hy vọng 15 hướng dẫn vừa rồi sẽ giúp bạn tham khảo kỹ hơn và thành công tổ chức chương trình một cách tốt nhất!
Mỹ Nguyên
Nguồn: Socialtables
