Tuy nhiên, để chắc chắn về chi phí, bạn cần phải tìm hiểu rõ ràng về ATAS và những hạng mục có thể phát sinh và các khoản phí bổ sung khác, chẳng hạn như vật dụng còn thiếu, thức ăn cho nhân viên đối tác, v.v.
Do đó, hãy tham khảo bốn loại phí ATAS dưới đây để thống nhất về các hạng mục cần chi trả trước khi ký kết hợp đồng cùng đối tác.
1. Dây cáp
Cáp điện được xem như là mạch máu của ATAS. Số lượng và chiều dài của dây cáp sẽ phụ thuộc vào cách thiết lập các thiết bị điện tử, cũng như nguồn điện được sử dụng tại địa điểm tổ chức. Ngoài ra, bạn cũng cần phải khảo sát không gian sự kiện để lựa chọn vị trí đặt dây cáp phù hợp, đảm bảo an toàn cho người tham dự. Có thể, chương trình sẽ phải sử dụng những công cụ che chắn khác cho phép mọi người đi lại dễ dàng hơn. Do đó, bạn cần phải lưu ý những điều này để dự trù ngân sách và chuẩn bị một khoản phí chi trả thích hợp..
Ảnh: sưu tầm
2. Lắp đặt hệ thống thiết bị
Các hệ thống thiết bị thường được lắp đặt trên trần nhà hoặc phía trên sân khấu. Đa phần, những địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ bố trí sẵn hệ thống này và yêu cầu thêm một khoản chi phí trước khi cho phép sử dụng. Đối với những nơi có hệ thống ATAS không đáp ứng đủ yêu cầu của chương trình, bạn cần phải thuê các thiết bị ATAS phù hợp từ các nhà cung cấp bên ngoài. Vì vậy, bạn sẽ phải trả thêm phí dành cho đội ngũ lắp đặt để đảm bảo đáp ứng được chất lượng ATAS và an toàn cho cả người, địa điểm và đôi khi là chi phí mang thiết bị vào địa điểm.
Đa phần, các đơn vị cung cấp kỹ thuật âm thanh, ánh sáng sẽ được trả theo các gói tương ứng với các hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Tuy nhiên, nếu sự kiện của bạn thiên về trình diễn và có yêu cầu cao đối với hệ thống âm thanh, ánh sáng thì sẽ phải thuê thêm hệ thống truss riêng biệt để đảm có thể chịu được tải trọng của các thiết bị trong chương trình và khoản phí trả thêm này khá lớn và cần được tính toán kỹ lưỡng trước.
Đôi khi, các sự kiện cũng cần kết hợp cả hai phương pháp trên để đảm bảo chất lượng tốt nhất. Máy nâng sẽ giúp bên xây dựng dễ dàng lắp đặt và chỉnh sửa cấu tạo, phụ kiện trên hệ thống thiết bị. Phía đối tác cung cấp ATAS có thể sẽ yêu cầu chi phí cho các thiết bị hỗ trợ này, do đó, bạn cần tìm hiểu kỹ càng và thương lượng sao cho hợp lý.
3. Máy phát điện
Thông thường, các địa điểm tổ chức có quy mô lớn như khách sạn và trung tâm hội nghị sẽ cung cấp đủ năng lượng cho hầu hết mọi hệ thống ATAS. Tuy nhiên, nếu sự kiện của bạn diễn ra ở những địa điểm nhỏ hoặc tổ chức ngoài trời, bạn sẽ cần máy phát điện để đảm bảo các phương tiện ATAS sẽ hoạt động tốt. Chi phí cho máy phát điện sẽ tùy thuộc vào quy mô sự kiện, càng lớn sẽ yêu cầu máy phát điện có năng suất càng cao, tốn kém nhiều ngân sách hơn.
4. Chi phí địa điểm
Một số nhà cung cấp địa điểm thường sẽ tính thêm một số phụ phí liên quan đến ATAS. Vì vậy, bạn cần phải xem xét thật kỹ về các khoản phí này, sau đó thương lượng và loại bỏ những hạng mục không liên quan đến chương trình.
Các hạng mục bạn cần xem xét như sau:
- Dịch vụ ngoài: Phụ phí khi ekip của bạn có sử dụng hệ thống ATAS bên ngoài.
- Phụ phí thuê thêm: Nếu sử dụng ATAS có sẵn của địa điểm thì bạn sẽ trẻ thêm các phần phí thuê thêm khi phát sinh. Lấy ví dụ gói dịch vụ của địa điểm có 2 micro nhưng ekip của bạn lại tận 4 micro thì sẽ trả thêm phí cho 2 micro phát sinh.
- Kết nối internet và viễn thông: Nếu sự kiện của bạn được tổ chức thông qua hình thức phát sóng trực tiếp, bạn hãy chi trả và thỏa thuận về mức phí để đảm bảo đường truyền được ổn định nhất.
- Nhân viên: Mức phí chi trả cho nhân viên giám sát quá trình làm việc của đội ngũ thiết lập ATAS hoặc các nhân viên nội bộ khác.
- Phí cho các trường hợp đột xuất phát sinh vào phút cuối
- Phí bán phá giá khi số lượng khách tham dự vượt quá ngưỡng cho phép
Không chỉ thương lượng về các hạng mục chi phí với nhà cung cấp ATAS, bạn cũng cần phải làm rõ mong muốn, yêu cầu của mình về các phương tiện truyền thông cần thiết trong sự kiện ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp bạn và đối tác phối hợp với nhau tốt hơn, nâng cao sức sáng tạo và mang lại lợi ích tốt nhất cho cả hai bên.
Mỹ Nguyên
Nguồn: blog heroic productions
