Mọi người thường nói rằng “hữu xạ tự nhiên hương” nhưng giữa quá nhiều những đối thủ cũng “hữu xạ” khác, bạn phải biết cách tạo xúc tác để “hương” của mình bay đi xa hơn. Và tổ chức sự kiện cũng tương tự vậy. Bạn không thể nghĩ rằng chỉ cần có một kế hoạch sự kiện tuyệt vời, ý nghĩa thì mọi người sẽ tự tìm đến mình. Không không! Nếu mọi chuyện dễ dàng như thế thì khái niệm Event Marketing đã chẳng ra đời và là một phần không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào.

Nhưng thế nào là marketing thành công cho một sự kiện? Chúng được xác định và đo lường bằng các chỉ số KPI gì? Chúng ta cùng làm rõ trong bài viết này nhé!

Xác định mục tiêu

Trước khi đi sâu vào các KPI cụ thể, bạn cần nắm rõ về cách lựa chọn và xác định mục tiêu – chính xác những gì bạn muốn đạt được. Để xây dựng các chỉ số KPI hiệu quả hãy áp dụng tiêu chí SMART để lựa chọn và đánh chỉ số thực hiện mục tiêu.

Mục tiêu cụ thể (Specific): Khi đặt mục tiêu cho sự kiện, hãy cụ thể về những gì muốn hoàn thành. Mục tiêu càng rõ ràng bạn sẽ càng tiến gần hơn đến việc đạt được chúng. Mô hình câu hỏi "5W1H" có thể giúp mục tiêu trở nên cụ thể hơn:

• What (Điều gì) - Nghĩ về chính xác những gì chúng ta đang cố gắng thực hiện
• Who (Ai) - Xem xét những người cần tham gia để đạt được mục tiêu
• When (Khi nào) - Đặt khung thời gian hoàn thành
• Where (Ở đâu) - Xác định vị trí hoặc sự kiện có liên quan
• Why (Tại sao) - Lý do của mục tiêu là gì?

Mục tiêu đo lường được (Measurable): nghĩa là mục tiêu phải gắn liền với những con số. Các mục tiêu cụ thể sẽ hiệu quả hơn khi chúng được định lượng. Tiêu chí "có thể đo lường được" sẽ giúp theo dõi và định lượng tiến trình của mục tiêu, sau đó bạn có thể đo lường tác động trực tiếp của chúng. Để có thể xác định mục tiêu đo lường được, hãy tự đặt câu hỏi: "Số liệu nào sẽ được sử dụng để xác định mục tiêu đã hoàn thành.".

Mục tiêu có thể đạt được (Attainable): Hãy ghi nhớ sự khác biệt giữa tham vọng và không thực tế. Đảm bảo đặt ra các mục tiêu có tính khả thi trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa vời nếu không muốn bỏ cuộc giữa chừng. Nhưng như vậy không có nghĩa là bạn chỉ lập cho mình một mục tiêu dễ dàng, đơn giản quá vì như vậy sẽ làm cho bạn không cảm thấy thích thú và tạo thách thức.

Mục tiêu phù hợp thực tế (Relevant): Có những mục tiêu đề ra dù rất khả thi, có thể đo lường được hay rất cụ thể nhưng nếu không mang tính thực tế cao cũng sẽ gây lãng phí nguồn lực của cá nhân, tổ chức. Tính thực tế ở đây sẽ thể hiện qua kết quả mục tiêu mang lại tại thời điểm và bối cảnh xác định.

Giới hạn thời gian cụ thể (Time-Bound): Một mục tiêu khi đề ra bắt buộc phải có deadline cụ thể. Deadline sẽ có vai trò vừa là cột mốc thời gian cho những mục tiêu, vừa là động lực thúc đẩy người chịu trách nhiệm hoàn thành nó. Nếu không có deadline, khả năng mục tiêu không đạt được là chuyện hoàn toàn hiển nhiên. Vì thế, việc xác định deadline hợp lý cũng là một yếu tố khá quan trọng trong quá trình xác định mục tiêu. Một deadline quá xa so với mức cần thiết sẽ khiến người thực hiện trở nên ì ạch, trễ mãn, nhưng nếu deadline quá ít thời gian thì sẽ làm giảm tính hiệu quả của quá trình thực hiện mục tiêu.

Các chỉ số đo lường sự thành công của chiến dịch marketing cho sự kiện

1. Số lượng đăng ký và vé bán được

Tổng số lượng khách tham gia là một số liệu quan trọng để xác định sự thành công của sự kiện. Và sự thành công từ chiến dịch marketing sẽ được thể hiện rõ ràng khi so sánh giữa số lượng người đăng ký trước và số lượng thực sự đã checkin tại sự kiện. Chúng có đạt được KPI mà bạn đã đề ra trước đó không?

Nếu việc quảng bá sự kiện của bạn chất lượng, tiếp cận được đến nhiều người và đủ kích thích tính tò mò thì hai con số (đăng ký – tham gia thật) sẽ không quá chênh lệch hoặc số lượng tham gia thực tại sự kiện cao hơn nhiều so với lượng đăng ký trước và vượt xa KPI mà bạn đã đề ra thì chiến dịch marketing cho sự kiện của bạn đã thành công ngoài mong đợi rồi đó. Tuy nhiên, nếu hai con số cách xa nhau, lượng khách đăng ký không đạt KPI và thậm chí lượng khách đến tham dự còn giảm hơn nhiều so với lượt đăng ký trước thì bạn nên xem xét lại kế hoạch hoạt động marketing, tìm ra nguyên nhân xem vì sao họ đã đăng ký mà không đến tham dự.

2. Tổng doanh thu/ Lợi nhuận

Nếu là sự kiện có bán vé và thu lợi nhuận thì tổng doanh thu là một chỉ số rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Nó cũng là một số liệu phải được đào sâu hơn vì tổng doanh thu có thể tiết lộ một số thông tin quan trọng như: loại vé nào được bán nhanh nhất, thời điểm nào thì lượng vé bán sẽ đạt KPI, khách hàng ưa chuộng sản phẩm trong gian hàng nào nhiều nhất, ngoài ra họ còn sẵn sàng chi trả cho một khoản chi phí nào khác để đạt được trải nghiệm đáng có hay không?... Vậy thì từ đó bạn sẽ có hướng điều chỉnh những chiến lược kinh doanh của mình để phù hợp với thị hiếu của khách hàng.

Tuy nhiên, nếu sự kiện của bạn là sự kiện phi lợi nhuận, sự kiện miễn phí vé và chỉ chú trọng về mặt truyền thông thương hiệu thì không cần quan tâm đến chỉ số này.

3. Sự hài lòng của người tham dự

Dù mục tiêu cụ thể của bạn là gì, tất cả các sự kiện đều có cùng một mục đích chung là làm hài lòng người tham dự. Nhưng điều quan trọng là phải xác định rõ sự hài lòng của bạn sẽ được định nghĩa như thế nào.

Có phải mục tiêu của bạn trong chương trình chỉ đơn giản là làm một sự kiện giải trí và mang đến niềm vui, lan tỏa sự hứng khởi cho những người tham dự? Hay bạn muốn họ sẽ có được một số kiến ​​thức cụ thể về sản phẩm của bạn? Một cách tuyệt vời và khá phổ biến để đo lường sự hài lòng của người tham dự là tạo cuộc khảo sát cho người tham dự sau sự kiện để tính được mức độ hài lòng của họ. Hãy chắc chắn rằng các câu hỏi trong bảng khảo sát sẽ đủ chất lượng để cho ra những số liệu cụ thể có thể đo lường được sự hài lòng của khách hàng đối với sự kiện.

4. Mức độ tương tác của người tham dự

Mức độ tương tác của người tham dự dành cho sự kiện là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy sự thành công của một sự kiện vì chương trình có đủ hấp dẫn, mang đến những giá trị mà họ cần thì họ sẽ có sự tương tác với nó. Khi đo lường mức độ tương tác thì phải bao gồm sự tương tác trên các mạng xã hội và tương tác trực tiếp ngay tại sự kiện. Bên cạnh đó, cũng cần theo dõi mức độ tương tác của đối tượng khách hàng mình nhắm đến ở thời điểm trước, trong và sau sự kiện để biết được lúc nào sự tương tác được đẩy lên cao nhất và khi nào sẽ hạ xuống thấp nhất.

Bạn có thể đo lường mức tương tác bằng cách thống kê số lượng câu hỏi mà người tham dự quan tâm và đặt ra, những ý kiến nào được số đông đề cập đến, có bao nhiêu người kết nối các hoạt động có trong sự kiện hoặc đơn giản là bao nhiêu người biết đến sự kiện và bày tỏ sự quan tâm khi nó thu hút được họ.

5. Hoạt động truyền thông trên mạng xã hội

Trong kỷ nguyên số ngày nay thì bất kì một sự kiện nào cũng cần đi đôi với các phương tiện truyền thông xã hội. Vậy làm sao để có thể marketing thành công cho một sự kiện trên mạng xã hội?

Một cách khá phổ biến hiện nay đó là ngoài việc đăng những bài viết thu hút về sự kiện thì các đơn vị tổ chức còn tự tạo ra những hashtag riêng liên quan đến chương trình của mình. Bạn có thể tạo ra một give away hoặc tặng một món quà lưu niệm độc quyền và 1 trong những yêu cầu để tham gia là chia sẻ thông tin sự kiện kèm #hashtag riêng biệt của chương trình. Như vậy, thì không chỉ bạn, đội ngũ của bạn có thể lan tỏa thông tin sự kiện mà chính những vị khách tham dự cũng sẽ cùng bạn phủ sóng chương trình rộng hơn.

Kết luận

Như vậy, để marketing thành công cho một sự kiện bạn cần xác định rõ các mục tiêu cụ thể mà chương trình nhắm đến. Sau khi đã xác định được mục tiêu thì lựa chọn những chỉ số có thể đo lường và đánh giá chính xác được mức độ hoàn thành của mục tiêu đó.

Bước đánh giá sau sự kiện cũng là một vấn đề khá quan trọng và bắt buộc phải có để doanh nghiệp hiểu mình và hiểu khách hàng của họ. Từ những kết quả đó, người tổ chức có thể rút ra kinh nghiệm và tìm ra được những phương án triển khai tốt hơn cho những sự kiện kế tiếp.

Loan Lê

Nguồn: Minara