Ấn tượng đáng nhớ về sự kiện không cần phải đến phần giữa chương trình mà ngay từ phút giây đầu tiên đến check in, người tham gia sẽ cảm nhận được ngay sự hào hứng và cuốn hút. Vậy làm cách nào để các công ty sự kiện làm được điều đó?
Check in là bước đầu tiên ấn tượng đầu tiên cần thực hiện khi đến tham dự sự kiện. Tất cả công sức lên kế hoạch, chuẩn bị, quảng bá, setup một chương trình sẽ có thể trở nên sụp đổ nếu trải nghiệm check in của người tham dự không tốt.
Vì thế, khi tổ chức sự kiện đừng nên bỏ qua việc tạo ấn tượng, sức hút, tạo sự hào hứng đối với những khách tham sự sự kiện ngay từ thao tác check in – đăng ký tham dự.
1. Áp dụng công nghệ vào check-in
Nếu như việc xếp hàng dài chờ đến lượt check in gây mệt mỏi và chán nản thì điều đó sẽ được giải quyết với sự giúp đỡ của một vài công nghệ sau:
QR code:
QR Code sẽ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện tổ chức trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn các phương thức truyền thống. Đây là phương pháp được xem hữu ích nhất đối với các sự kiện lớn, khi có quá nhiều người tham gia như hội chợ, triển lãm, concert,…thì QR code sẽ được gửi trước đến email của người đã đăng ký. Ban tổ ức sự kiện sẽ sắp xếp việc check-in tại cổng vào sự kiện, lúc này nhân viên check in sẽ chỉ cần scan lên code và in ra thẻ đeo hoặc thông tin người tham dự đã được ghi nhận vào hệ thống check in.
Sử dụng Ipad:
Việc sử dụng Ipad sẽ phù hợp với các sự kiện vừa và nhỏ, những sự kiện không có nhiều người tham sự. Ban tổ chức sẽ dùng Ipad để check thông tin người tham dự, sau đó người đã đăng ký sẽ được đánh dấu lên danh sách đăng ký tham gia có sẵn.
Quầy tự check-in:
Danh sách khách tham dự sẽ được chuẩn bị sẵn từ trước, sau đó ban tổ chức sẽ sắp xếp một quầy đăng ký ở cổng vào sự kiện, ở đây có thể đặt các thiết bị dùng cho việc check in như máy tính bảng, máy check in tự động, các phần mềm hoặc ứng dụng quản lý để những người đến tham dự tự check in. Cách check-in này sẽ phù hợp với những sự kiện diễn ra trong thời gian dài và khách tham dự đến một cách rải rác.
Công nghệ tự check-in bằng mã code
2. Hướng dẫn và đào tạo nhân viên check-in
Đa phần những nhân viên ở quầy check in của các sự kiện lớn là nhân sự thuê ngoài. Vậy nên để tránh những trường hợp khó xử như điển hình như: Không nhận diện được khách tham dự, đúng hoặc sai dress code, không thể xử lí các tình huống bất ngờ dẫn đến sự khó chịu cho khách tham dự.
Luôn giữ thái độ vui vẻ và nắm rõ thông tin nguời tham dự khi check-in
Để một sự kiện thành công và gây ấn tượng tốt với người tham dự thì nhà tổ chức sự kiện cần phải đào tạo các nhân viên các kỹ năng thật kỹ như:
– Luôn giữ thái độ vẻ vẻ khi chào đón khách
– Thông thạo trong việc sử dụng thiết bị check-in
– Hiểu được sơ đồ, vị trí của các khu vực có thể và không thể đến trong sự kiện để đảm bảo việc chỉ cho khách tham gia đến đúng nơi họ cần.
– Nắm được các thông tin về sự kiện để tránh những sự việc gây hiểu lầm và để giải đáp thắc mắc cho khách tham dự.
– Cách để xử lí các tình huống bất ngờ để tránh việc không thoải mái từ khách tham dự.
3. Quà tặng hay những đồ lưu niệm nhỏ xinh
Những sự kiện VIP hoặc những sự kiện không có quá nhiều khách tham dự, các sự kiện cao cấp thì việc tạo ấn tượng với khách tham gia rất quan trọng. Vì vậy, các món quà bé xinh hay thiệp cảm ơn mang ý nghĩa đặc biệt được trao tặng khi check-in sẽ khiến khách tham gia cảm thấy thú vị và được chào đón ngay từ những phút giây đầu tiên.
Những món quà nhỏ xinh luôn tạo ấn tượng tốt với khách mời
4. Ấn tượng từ cách trang trí lối vào
Cổng vào cũng là phần không thể thiếu trong việc gây ấn tượng với khách tham gia. Việc trang trí cổng chào, photobooth ấn tượng sẽ tạo điểm cộng, tạo sự hào hứng cho khách tham dự khi vừa bước chân đến sự kiện. Việc tạo yếu tố “wow” ngay từ bước check-in sẽ góp phần tăng tính truyền thông và quảng bá cho sự kiện bằng chính người đến tham sự.
Việc tận dụng các yếu tố để gây ấn tượng mạnh và sự hào hứng cho người tham dự sẽ góp phần thành công lớn cho chính sự kiện của bạn.
Nguồn: Sưu tầm và biên soạn từ nhiều nguồn
