Khi chúng ta tổ chức một sự kiện nào đó, điều tệ nhất có thể xảy ra không phải là sự kiện gặp trục trặc hoặc rắc rối mà là sự kiện bị hủy ngay phút chót và không được diễn ra. Khi trường hợp này xảy ra, bản thân bạn và đồng nghiệp của bạn nên làm gì để có thể giải quyết một cách tốt nhất, cũng như không gây ra những bất lợi về phía công ty.
Hãy cùng Stage!Vietnam kéo xuống bài viết dưới đây để biết được một vài “cách deal" với sự cố này nhé!
1. Một số điều cần xem xét khi tạo chính sách hủy:
- Khách hàng cần thông báo cho bạn bao nhiêu trước khi hủy sự kiện?
- Điều gì xảy ra nếu khách hàng hủy ngoài khung thời gian hủy đã thỏa thuận?
- Bạn có đặt lệ phí hủy không, và nếu có thì bao nhiêu?
- Có bất kỳ trường hợp nào mà khách hàng của bạn có thể hủy và nhận lại tiền hoàn lại không? Nếu có, bao nhiêu?
- Điều gì xảy ra nếu khách hàng hủy bỏ do bạn nhầm lẫn hoặc vi phạm hợp đồng?
Có rất nhiều nhiệm vụ cần giải quyết. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng khách hàng đã ký vào điều khoản chấm dứt hợp đồng nếu họ thực sự hủy bỏ sự kiện.
Tiếp theo, là về việc bù đắp bất kỳ chi phí nào mà khách hàng của bạn có thể phải chịu từ hàng hóa và dịch vụ mà bạn đã thuê ngoài.
Mặc dù chính khách hàng của bạn sẽ phải chịu tất cả các khoản phí hủy, nhưng bạn có thể sử dụng các mối quan hệ của mình để giúp họ thu lại nhiều tiền nhất có thể.
2. Mọi người cần làm gì?
Ai sẽ là người thông báo với khách? Nếu khi bạn đã có những thỏa thuận đặc biệt với khách hàng của mình, họ sẽ là những người chịu trách nhiệm thông báo với khách.
Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, bạn có thể phải giải quyết việc thông báo cho khách nếu cần hoàn lại tiền. Mọi thứ đã được xử lý trong vòng vài giờ.
Bạn phải thông báo về:
- Địa điểm
- Nhân sự trình diễn
- Nhiếp ảnh gia
- Người quay phim
- Diễn giả khách mời
- Các nhà tài trợ
- Tình nguyện viên
- Bảo vệ
Nếu sự kiện của bạn chỉ xảy ra cho phép bán vé cho đến khi sự kiện diễn ra, hãy tạm dừng việc bán vé và quảng cáo ngay lập tức. Nếu có liên quan, đăng trên phương tiện truyền thông xã hội cũng là một ý tưởng hay để lan truyền thông tin nhanh chóng.
Mẹo nhỏ chuyên nghiệp: Nên soạn thảo trước một email để bạn có thể gửi ngay cho những người liên hệ cần thiết.
Khi nói đến việc hủy bỏ vào phút cuối, nó đi theo cả hai cách. Nếu bạn là người cần hủy vào phút cuối thì sao? Trường hợp khẩn cấp hoặc dịch bệnh vào phút cuối có thể khiến điều này trở nên khả thi, nhưng điều quan trọng là bạn phải có kế hoạch dự phòng cho sự kiện của mình.
3. Một số cách giúp giảm thiểu việc event bị huỷ đột xuất
Điều gì sẽ xảy ra nếu việc hủy bỏ không phải do lỗi của một trong hai bên?
Có thể là do thời tiết khắc nghiệt, dịch bệnh hoặc một thảm họa thiên nhiên nào đó. Điều khoản chấm dứt sẽ bao gồm loại sự cố này.
Mặc dù không phải tất cả các tình huống (như thiên tai) đều có thể tránh được, nhưng có một số điều bạn có thể làm để giúp giảm thiểu việc event bị hủy:
- Tìm các dấu hiệu cảnh báo sớm, chẳng hạn như khách hàng không phản hồi email,...
- Xác định những gì có thể gây ra việc huỷ event đột xuất và phát triển một kế hoạch dự phòng.
- Theo dõi thời tiết thường xuyên.
Mẹo nhỏ chuyên nghiệp:
- Nếu khách hàng của bạn hủy một sự kiện do dịch bệnh, trường hợp khẩn cấp hoặc các vấn đề về mối quan hệ, bạn có thể cân nhắc gửi cho họ một tấm thiệp chia buồn cùng họ.
- Nếu khách hàng của bạn hủy vì lý do ngoài tầm kiểm soát của họ, bạn có theo dõi và xem họ có muốn dời lịch lại không và thoả thuận lại với họ nhé!
Kết luận:
Trên đây là vài “cách deal" với sự cố bị huỷ event ngay “phút chót" mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng nên biết. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ có thêm những tips giúp bản thân giữ được bình tĩnh và sự chuyên nghiệp của bản thân mình khi gặp những sự cố tương tự. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!!!
Biên dịch: Uyên Thảo
Nguồn: Eventplanningblueprint
