Khi nói đến triển lãm, chúng là một cách tuyệt vời để kết nối và xây dựng mối quan hệ với các công ty mới và hiện có. Đối với những người tổ chức sự kiện, đây là một hoạt động đòi hỏi quá trình chuẩn bị công phu.
Vì thế, việc tổ chức một cuộc triển lãm có thể không dễ dàng như bạn nghĩ, vì vậy trong bài viết dưới đây, hãy cùng Stage!Vietnam kéo xuống phía dưới để biết thêm về những tips tổ chức một triển lãm chuyên nghiệp và thu hút được nhiều người quan tâm nhé!!!!
I. Lập kế hoạch & Chuẩn bị
Khi nói đến việc tổ chức một cuộc triển lãm, cần có rất nhiều kế hoạch và sự chuẩn bị để nó thành công. Hãy đảm bảo rằng bạn lên kế hoạch triển lãm càng sớm càng tốt trước ngày diễn ra sự kiện. Điều này là để các bạn thực hiện nghiên cứu, PR và xây dựng mạng lưới truyền thông.
Ngoài ra, nếu bạn đặt chỗ triển lãm của mình càng sớm thì bạn càng có nhiều khả năng nhận được mức giá rẻ hơn đó!
2. Lập ngân sách
Trước khi bạn đạt được bất kỳ tiến bộ nào trong việc tổ chức triển lãm của mình, bạn cần quyết định ngân sách mà bạn sẽ chi tiêu. Điều này là để bạn không lãng phí thời gian vào việc xem xét các địa điểm và bổ sung ngoài phạm vi ngân sách của bạn. Bên cạnh đó, việc này cũng sẽ giúp bạn xem xét số tiền bạn cần tính phí cho các nhà triển lãm để hoàn lại tiền và tạo ra lợi nhuận.
3. Địa điểm là một yếu tố rất quan trọng
Bạn chắc chắn sẽ muốn triển lãm của mình ở một nơi dễ dàng tiếp cận cho cả công ty và khách tham quan, cũng như phù hợp với quy mô và phong cách triển lãm của bạn đúng không nào? Vì vậy nên việc cân nhắc vị trí của địa điểm là một việc hết sức cần thiết.
Đăng ký trước thời gian dự kiến triển lãm. Ở đây bao gồm việc chọn vị trí, không gian thuận lợi nhất, mang tính chuyên nghiệp nhất. Thường thì phải đăng ký trước thời gian khá lâu( tối thiểu là ba tháng hay hơn nữa tùy vào loại phòng triển lãm).
4. Quy mô
Như đã đề cập ở trên, quy mô của địa điểm là điều quan trọng cần xem xét khi tổ chức triển lãm. Bạn cần tìm một địa điểm phục vụ cho số lượng người mà bạn dự kiến sẽ tham dự tại triển lãm của mình. Nếu chúng ta đặt một địa điểm quá lớn cho sự kiện của mình, điều đó sẽ khiến sự kiện trông rộng rãi, trống trải và sẽ làm không gian triển lãm bị loãng.
5. Nội dung của Triển lãm
Một điều khác cần suy nghĩ khi chọn địa điểm là xác định nội dung triển lãm của bạn và chủ đề của sự kiện. Bạn nên chọn một nơi nào đó hợp tác tốt với triển lãm của bạn. Chẳng hạn, tổ chức một cuộc triển lãm nghệ thuật sẽ được trưng bày tốt nhất bên trong phòng trưng bày nghệ thuật. Điều này cũng sẽ giúp ích cho việc lựa chọn các nhà triển lãm của bạn vì bạn sẽ có một chủ đề mà bạn đang hướng tới.
6. Đặc quyền của địa điểm
Khi tổ chức một cuộc triển lãm, nó không chỉ phụ thuộc vào vị trí và quy mô của địa điểm. Nhiều địa điểm cung cấp nhiều đặc quyền để phù hợp với triển lãm của bạn và làm cho nó nổi bật, vì vậy hãy xem xét các đặc quyền sẽ cải thiện trải nghiệm triển lãm tổng thể đồng thời thu hút người tham gia triển lãm và khách tham quan của bạn.
Ví dụ: một số địa điểm có quán cà phê và nhà hàng trong khuôn viên, bãi đậu xe miễn phí, dễ dàng đi lại bằng tàu và ô tô và các thiết bị điện như ổ cắm, đèn chiếu sáng và máy chiếu.
7. Lên kế hoạch về số lượng khách tham quan
Dự đoán có bao nhiêu người sẽ đến thăm triển lãm của bạn là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp quyết định địa điểm bạn sử dụng, lượng thức ăn và đồ uống cần thiết (nếu muốn) và số lượng sản phẩm mà bạn cần trưng bày. Trong quá trình lập kế hoạch và chuẩn bị, bạn nên sử dụng các phương pháp tiếp thị phù hợp để giao tiếp với khách truy cập tiềm năng và khiến họ quan tâm.
8. Tiếp thị triển lãm của bạn
Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể quảng bá triển lãm của mình tới khán giả. Thiết lập các tài khoản mạng xã hội để lan truyền tin tức và đưa ra thông báo là một cách nhanh chóng để quảng bá một sự kiện và hoàn toàn miễn phí!
Một loại tiếp thị khác mà bạn có thể sử dụng là thông cáo báo chí. Viết một bài báo về triển lãm của bạn và chia sẻ nó với các khách hàng tiềm năng và những trang web địa phương trong cùng ngành với các hãng tin về sự kiện và triển lãm của bạn. Ngoài ra, bạn nên nói chuyện với địa điểm tổ chức của mình để xem liệu họ có bất kỳ cơ hội nào để chia sẻ thông tin về triển lãm của bạn hay không.
9. Lời cám ơn
Khi triển lãm của bạn đã thành công và kết thúc, đừng quên nói lời cảm ơn chân thành đến tất cả nhà triển lãm và khách tham quan!. Cảm ơn các nhà triển lãm đã tham gia vào sự kiện này và đừng quên tặng cho họ những đặc quyền cho sự kiện sắp tới mà bạn tổ chức.
Đối với khách tham quan, hãy cảm ơn họ đã tham dự triển lãm của bạn và yêu cầu họ trả lời bảng câu hỏi. Đặt câu hỏi để nhận phản hồi về những trải nghiệm và chủ đề của buổi triển lãm. Điều này sẽ giúp bạn khi lập kế hoạch triển lãm tiếp theo của bạn một cách tốt hơn.
Kết luận
Trên đây là 9 tips giúp những nhà tổ chức sự kiện tổ chức một buổi triển lãm thành công và thu hút được nhiều khách tham quan cũng như những khách hàng tiềm năng của mình. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã có thêm những kiến thức cũng như những kỹ năng cần thiết để tổ chức một buổi triển lãm thành công. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!!!
Biên tập: Uyên Thảo
Nguồn: Tổng hợp
