Có thể các bạn sẽ không tin, nhưng các chuyên gia tổ chức sự kiện là một trong những công việc căng thẳng nhất. 

Vì vậy nên, những người lập kế hoạch sự kiện thường  sẽ trải qua tình trạng "Burnout" - hay được gọi là sự kiệt sức và căng thẳng kéo dài.

Trong bài viết này, Stage!Vietnam sẽ giúp bạn tìm ra một số lý do phổ biến nhất khiến các nhà tổ chức sự kiện "mất ngủ" và các giải pháp để giải quyết tình trạng này nhé! 

1. “Ôm" quá nhiều nhiệm vụ liên quan đến sự kiện

Từ việc lên ý tưởng sự kiện, tìm địa điểm phù hợp đến việc xây dựng trang web sự kiện và thu hút khách tham dự, các nhà tổ chức sự kiện luôn có rất nhiều trách nhiệm. 

Thế nhưng, là “người lập kế hoạch sự kiện” không có nghĩa là bạn phải tự mình giải quyết mọi khía cạnh của sự kiện. Để tránh bị kiệt sức hoặc cảm thấy quá tải, bạn cần giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và để họ đảm đương một số công việc cho bạn. 

Nếu bạn không có các thành viên trong nhóm để hoàn thành công việc, đừng ngần ngại thuê một vài freelancers để giúp đỡ bạn cũng như cùng thực hiện những yêu cầu của dự án nhé!

2. Lo lắng về việc sử dụng đúng "ngôn từ"

Áp lực tạo ra những thông điệp tốt nhất có thể khiến nhiều nhà lập kế hoạch sự kiện phải “thức đêm”. Để thu hút mọi người đến với sự kiện của bạn, bạn cần có một khái niệm tuyệt vời, một chủ đề hấp dẫn và những diễn giả tài năng.

Nhưng đó mới chỉ là một nửa của “trận chiến” này. Bạn cũng cần tạo ra những “chiến dịch marketing" để thu hút những người tham dự tiềm năng và khuyến khích họ đăng ký tham gia sự kiện của bạn thông qua trang web sự kiện, email, quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội hoặc một kênh khác.

May mắn thay, có một cách khắc phục dễ dàng: Bạn có thể dựa vào tính cách của các phân khúc người tham dự để tạo những thông điệp khác nhau (ví dụ: nhà tiếp thị, nhân viên bán hàng,...). Sau đó, sử dụng các công cụ tiếp thị sự kiện để kiểm tra thông điệp của bạn và xem phiên bản nào phù hợp nhất với khán giả của bạn.

3. "Lố" ngân sách

Mọi nhà lập kế hoạch sự kiện đều từng gặp những vấn đề về ngân sách cho những sự kiện của họ.

Mặc dù không thể dự đoán trước tương lai, nhưng chúng ta có thể giảm khả năng vượt quá ngân sách. Các nhà lập kế hoạch sự kiện nên chú ý đến chi tiết, hợp tác với các bên liên quan để luôn cập nhật các sự kiện và xu hướng công nghệ sự kiện mới nhất. 

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể tham khảo để giảm thiểu khả năng vượt quá ngân sách:

• Lập một kế hoạch dự phòng.
• Nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp.
• Đánh giá mức ngân sách qua các sự kiện trong quá khứ.
• Đừng ngại thương lượng.
• Làm việc với nhiều nhà tài trợ sự kiện hơn.
• Sử dụng phần mềm sự kiện thông minh để dự đoán ngân sách của sự kiện.

4. Giữ cho team luôn đoàn kết & đi đúng hướng

Những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện đều biết rằng nên giữ cho nhóm của mình luôn đoàn kết và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình lập kế hoạch sự kiện. 

Thế nhưng, việc đảm bảo tất cả mọi người luôn thấu hiểu lẫn nhau - bao gồm cả diễn giả - luôn là một điều khó khăn cho các Eventpros.

Một giải pháp đưa ra, đó là mọi người nên dành thời gian ngồi với nhau để có thể hiểu rõ nhau hơn, bên cạnh đó, các nhóm trưởng nên có những kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề để có thể hạn chế xung đột và khiến các thành viên trong nhóm đoàn kết với nhau hơn. 

5. Đảm bảo các sự kiện là đa dạng, công bằng và toàn diện

Là một người lập kế hoạch sự kiện, mục tiêu của bạn là tổ chức những sự kiện tốt nhất có thể bằng cách thu hút càng nhiều người càng tốt. Trong thời đại mà nhân viên muốn làm việc cho các tổ chức ưu tiên sự đa dạng, công bằng và hòa nhập, thì họ muốn tham dự các sự kiện cũng đa dạng và toàn diện.

Vì vậy, các nhà tổ chức sự kiện nên nắm lấy thực tế này. Nhưng nhiều người vẫn lo lắng về những gì họ có thể làm để xây dựng các sự kiện một cách thành công nhất. Đừng lo lắng!! Bạn nên tìm hiểu trước về phân khúc khách hàng, lập kế hoạch sự kiện một cách kĩ càng cùng với những kế hoạch dự phòng hợp lý, những việc này sẽ giúp bạn trở nên tự tin hơn khi tổ chức một sự kiện. 

6. Thu thập đủ dữ liệu về sự kiện

Ngày nay, các chuyên gia tổ chức sự kiện luôn muốn làm việc một cách thông minh hơn chứ không phải là chăm chỉ hơn. Nếu các nhà quản lý sự kiện chỉ dựa vào các quy trình thủ công và công nghệ đã lỗi thời thì sẽ thường gặp khó khăn trong việc thu thập và phân tích dữ liệu cần thiết để chọn ra cách tốt nhất cho sự kiện của mình.

Vì vậy nên, các nhà tổ chức sự kiện nên chọn những công cụ tốt nhất cho việc thu thập dữ liệu về sự kiện của mình. Ví dụ: Hệ điều hành Trải nghiệm Sự kiện Bizzabo - giúp thu thập dữ liệu có giá trị - từ lượt truy cập trang web sự kiện ban đầu cho đến đăng ký tham gia đến khảo sát sau sự kiện. 

Bạn càng có nhiều dữ liệu, bạn càng có thể lập kế hoạch tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai và mang lại trải nghiệm mà những người tham dự của bạn cần và mong muốn.

7. Được đào tạo phù hợp để hoàn thành công việc

Cuối cùng, các chuyên gia tổ chức sự kiện nên cố gắng nghiên cứu các cơ hội phát triển nghề nghiệp. Với rất nhiều công nghệ ảo và công nghệ kết hợp với sáng tạo trên thị trường hiện nay, điều quan trọng hơn bao giờ hết đối với các chuyên gia tổ chức sự kiện là luôn nắm được các kỹ năng cần thiết để trở nên nổi bật và hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. 

Kết luận: 

Qua những yếu tố trên, với tư duy, chiến lược và công cụ phù hợp - bạn có thể tránh kiệt sức, tận hưởng sự nghiệp của mình nhiều hơn và có thể bắt đầu “ngủ ngon hơn" sau những ngày căng thẳng và mệt mỏi. 

Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã có thêm những thông tin cần thiết và giải pháp để tránh tình trạng “Burnout" khi tổ chức một sự kiện của mình. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!!!

Biên tập: Uyên Thảo

Nguồn: Bizzabo