Nhân vật không may mắn được cơn bão Henri ghé thăm chính là sự kiện giải trí "We Love NYC: The Homecoming Concert"
"We Love NYC: The Homecoming Concert" được tổ chức vào ngày 21 tháng 8 vừa qua tại công viên trung tâm New York. Đây được xem là sự kiện đáng mong đợi nhất năm 2021 sau những ảnh hưởng của đại dịch Coronavirus thu hút hơn 60.000 khán giả. Thật không may, sự kiện trên đã phải đột ngột cắt ngắn và yêu cầu sơ tán toàn bộ khán giả khỏi buổi hòa nhạc ngay lập tức để tìm nơi trú ẩn khỏi cơn bão lớn đang đổ bộ dọc theo Bờ biển phía Đông New York và tiến vào khu vực tổ chức của Music Concert trên.
Cụ thể tình huống khó khăn của The Homecoming Concert gặp phải là thời tiết chuyển xấu bất ngờ, cơn mưa đến rất nhanh và càng lúc càng dày đặc kéo theo hàng loạt tia sét trên bầu trời. Theo thông tin chính xác từ Dịch vụ Thời tiết Quốc gia cho biết công viên trung tâm đã trải qua cơn mưa với dung lượng lên đến 1,94 inch và nhiều tia sét trong hơn một giờ đồng hồ. Do đó, Ban Tổ chức sự kiện đã phải phá hủy kế hoạch ban đầu thay vì buổi concert kéo dài 5 tiếng đã phải dừng nửa chừng ở phần trình diễn của nghệ sĩ Barry Manilow để đưa ra cảnh báo nghiêm trọng trên màn hình led yêu cầu khán giả rời khỏi khu vực sự kiện và tìm nơi trú ẩn. Ngoài ra, đây còn là sự kiên được trực tiếp trên CNN với 200 triệu lượt theo dõi. Đây thực sự là một một tình huống “ngàn cân treo sợi tóc” cho danh tiếng của sự kiện cũng như đơn vị tổ chức.
Vậy các nhà tổ chức và lập kế hoạch sự kiện đã ứng phó như thế nào? Các chuyên gia sự kiện Thế Giới nói gì về sự cố trên? Bài học về quản trị rủi ro quý báu nào đã được rút ra sau sự cố bão Henri ở trên?
Trước tiên, Ban Tổ chức sự kiện của The Homecoming Concert gần như không có lựa chọn giải quyết nào tốt hơn so với việc phải ngưng chương trình đột ngột vì lý do thời tiết xấu do bão Henri gây ra. Producer Doug Davis của sự kiện cho biết mặc dù cơn mưa có thể không quá nặng hạt vào thời điểm chương trình đang diễn ra nhưng ảnh hưởng từ sấm chớp quá nguy hiểm, đặc biệt là với hàng tá thiết bị điện đang chạy trên sân khấu. Dù sao đi nữa sự an toàn của khách tham dự, nghệ sĩ và các nhân viên tổ chức vẫn phải được đưa lên hàng đầu. Đây là một quyết định khó khăn nhưng đúng đắn trong tình huống xấu trên.
Về phần phát trực tiếp trên CNN của sự kiện, Producer Doug Davis cũng cho biết: “Đây là một điều vô cùng ý nghĩ với chúng tôi, 200 triệu khán giả đang mong đợi và theo dõi sự kiện”. Vì vậy, ekip chương trình đã nỗ lực “chữa cháy” bằng cách ngay lập tức sắp xếp lại chương trình, chọn các bài hát tiêu biểu đáp ứng mục đích thương mại để tiếp tục ghi hình biểu diễn bên trong khu vực nhà chờ VIP (lều VIP). Ban Tổ chức cho biết: “Chúng tôi đã cùng nhau tổ chức một sự kiện chỉ có một lần trong thế kỷ và chúng tôi nên tiếp tục theo cách nào đó. Chúng tôi biết thế giới đang theo dõi. Chúng tôi sẽ cố gắng nắm bắt nó”. Họ đã nhanh chóng kiểm tra khu vực lều VIP và xác nhận chắc chắn rằng nó có bị ảnh hưởng trong bão nhưng vẫn an toàn và vững vàng để tiếp tục biểu diễn và ghi hình trực tiếp. Đội ngũ tổ chức quả thật rất can trường, họ di chuyển nhanh các thiết bị cần thiết và đưa nghệ sĩ an toàn vào nhà chờ VIP. Sau đó set-up nhanh nhất có thể để tiếp tục ghi hình cho một số tiết mục quan trọng được phát sóng trên CNN mặc cho trời mưa gió sấm chớp bên ngoài.
Tim Hayes, chủ tịch của Productions New York City đã đưa ra bình luận: “Việc hủy bỏ có thể tránh được nếu sự kiện trải dài trên nhiều địa điểm”. Ông cũng đảm bảo một số địa điểm trong nhà như Nhà hát Kings-Brooklyn, Sân vận động Arthur Ashe và Nhà hát Beacon còn trống và có thể di chuyển đến. “Điều này, sẽ làm cho chương trình thú vị hơn để xem và cho phép chuyển đổi mượt mà khi đang lên sóng trực tiếp, đơn vị truyền hình phụ trách phát sóng chương trình có thể chèn một đoạn quảng cáo hay thước phim sự kiện có sẵn trong thời gian di chuyển và sắp xếp lại chương trình ở địa điểm trong nhà. Điều này sẽ bảo vệ chương trình phát trực tiếp dù bị ảnh hưởng bởi thời tiết khắc nghiệt”. Bên cạnh đó, Tim Hayes cũng đề xuất “Có thể suy nghĩ đến giải pháp bắt đầu sự kiện sớm hơn từ 2 đến 3 giờ ghi trên vé cho khách tham dự và ghi hình lại nội dung để phòng trường hợp bất trắc có thể sử dụng để phát sóng”.
Người tham gia buổi hòa nhạc “We Love NYC” Jaclyn Bernstein - chủ tịch và đối tác của Empire Force Events cũng đề cập đến ý tưởng khả thi để tránh sự cố thời tiết là bắt đầu buổi hòa nhạc sớm hơn ("We Love NYC: The Homecoming Concert" mở cửa đón khách lúc 3 giờ chiều và tiết mục đầu tiên diễn ra trên sân khấu lúc 5 giờ chiều)
Nhưng có thể thấy, việc bắt đầu sự kiện sớm không phải một điều đơn giản vì nó sẽ gặp rắc rối về việc huy động nhân sự, tập trung khán giả và kế hoạch hậu cần của sự kiện hay việc giờ diễn của nghệ sĩ bị xáo trộn. Còn về giải pháp di chuyển sang địa điểm khác hay ghi hình trước có thể là một hướng tốt nhưng vậy đơn vị tổ chức cần một khoản ngân sách tài chính khá lớn để thực hiện. Nhưng cả ba biện pháp trên đều đáng để cân nhắc khi gặp phải “cơn giận dữ” đột ngột của mẹ thiên nhiên.
Bài học kinh nghiệm cho “We Love NYC” là nên đón xem, cập nhật xuyên suốt các thông tin dự báo thời tiết ở khu vực chính và các khu vực lân cận của địa điểm tổ chức để đưa ra giải pháp sớm nhất. Vì rõ ràng, bão Henri đã được dự báo có khả năng xảy ra 3 ngày trước sự kiện mặc cho đó là khả năng nhỏ thì cũng là một thông tin rất quan trọng giúp Ban tổ chức lường trước để khảo sát cũng như chuẩn bị tinh thần và các biện pháp ứng phó.
Ngoài We Love NYC, một sự kiện khác là “Giải gôn Northern Trust” bên kia sông Hudson cũng chịu chung cảnh ngộ. Để hoàn thành tổng cộng 72 lỗ gôn cho vòng cuối cùng của FedEx Cup Playoff do ảnh hưởng của bão Henri nên cuộc thi đã phải hoãn lại 2 ngày. Tuy nhiên, Julie Tyson - Giám đốc điều hành của giải Northern Trust đưa ra giải thích: “Là một môn thể thao chơi ngoài trời, họ có nhiều lựa chọn khác ngoại trừ việc hoãn trận đấu. Northern Trust có thể hủy vòng cuối và xác định người chiến thắng sau 54 thay vì 72 lỗ”. Nhưng vì tầm quan trọng FedEx Cup Playoff trong loạt trận playoff ba sự kiện được xem là đỉnh cao của mùa PGA Tour, nên các Ủy viên và các quan chức cũng như Ban tổ chức sự kiện đã dời trận đấu sang thứ ba thay vì tổ chức vào chủ nhật. Và hơn hết, lượng khán giả không quá đông nên cũng bớt phần nào nỗi lo và gánh nặng so với We Love NYC.
Thông qua sự cố không vui này, những chuyên gia tổ chức sự kiện trên Thế Giới đã đưa ra một số ghi chú và bài học kinh nghiệm quý báu cho việc lập kế hoạch cho các điều kiện thời tiết không lường trước được:
Hãy luôn chuẩn bị cho trường hợp thời tiết xấu.
“Đối với chúng tôi, chúng tôi luôn cố gắng lên kế hoạch trước nhiều nhất có thể”- chuyên viên sự kiện Dussek chia sẻ.
Cố gắng xem trước các biểu đồ về thời tiết và chọn ngày có thời tiết đẹp nhất có thể để tránh được thời tiết xấu. Tại khu vực tổ chức sự kiện, trang bị sẵn áo mưa, lều hoặc bạt che để bảo vệ khách tham dự khỏi mưa. Đảm bảo quạt, nguồn nước sẵn có, cung cấp các hệ thống phun sương, khu vực bóng râm để sẵn sàng cho thời tiết nóng, đặc biệt là với các lễ hội mùa hè, bạn chắc chắn không muốn khán giả của mình ngất xỉu vì nhiệt độ.
Nắm chắc kế hoạch của bạn với các quy tắc của nhà cung cấp. Đối với một số thiết bị, nhà cung cấp sẽ có các điều khoản về thời tiết ví dụ thiết bị đó sẽ không hoạt động khi có sét ở trong phạm vi bao nhiêu km tính từ địa điểm tổ chức. Ngoài ra, với trường hợp xấu nhất phải tạm hoãn hoặc di dời địa điểm tổ chức sự kiện, bạn sẽ phải thương lượng về nhân sự, chi phí, phương tiện vận chuyển với ekip và các đối tác cung cấp nên hãy đề cập với họ trước để tránh cập rập và mất thời gian khi sự cố thật sự xảy ra.
Thương lượng chi tiết nhất có thể trước khi sự cố xảy ra.
“Làm rõ chính sách, điều khoản hủy bỏ với nơi bạn thuê địa điểm với các trường hợp bất khả kháng” - chuyên gia sự kiện Hayes lưu ý. Việc này sẽ giúp bạn an tâm hơn phần nào sau khi sự cố xảy ra và giúp đôi bên (Ban tổ chức - địa điểm) có thể cùng xử lý vấn đề tốt nhất, thông cảm cho nhau nhất.
Ưu tiên sự an toàn.
Tyson - “An toàn phải luôn là trọng tâm chính khi sự cố về thời tiết xảy ra với sự kiện của bạn”. Mặc dù, có thể sẽ phải dừng khẩn cấp hoặc hoãn sự kiện tuy nhiên tính mạng và sức khỏe của khách tham gia, nghệ sĩ, ekip tổ chức là điều kiện tiên quyết. Hãy nhớ rằng, khán giả không bỏ tiền, bỏ thời gian ra để tham dự một sự 3-4 tiếng đồng hồ dưới trời mưa hay gió lốc đang bay trên đầu.
Ban tổ chức sự kiện có thể chuẩn bị trước một danh sách với các địa chỉ khách sạn, nhà xe, nơi trú khẩn cấp để khi có sự cố có thể ngay lập tức xử lý và thông báo đến khách tham dự. Lưu số liên lạc với cơ quan công an, dân phòng địa phương, đội tình nguyện địa phương để nhận sự hỗ trợ nhanh nhất.
Giao tiếp.
Các tình huống xấu về thời tiết là điều không ai mong muốn. Do đó, hãy cố gắng giao tiếp để khách hàng, đối tác, nghệ sĩ tham dự có thể thấu hiểu. Hãy chuẩn bị trước lời xin lỗi, thái độ cầu thị và các chính sách đền bù thiệt hại thích hợp cho những người liên quan và chịu ảnh hưởng trong sự cố thời tiết của sự kiện. Đừng gào thét, hoảng loạn hay từ bỏ trách nhiệm nếu bạn không muốn đây là sự kiện cuối cùng của mình!
Kết luận
Các thảm họa thời tiết là loại khủng hoảng đáng sợ và “bất khả kháng” nhất trong các sự cố sự kiện. Nhưng hoạch định chiến lược “đón nhận và xử lý” kỹ càng sẽ không bao giờ là thừa thãi. Hãy luôn sẵn sàng để đối mặt với những điều tồi tệ nhất với một bản kế hoạch chi tiết, tinh thần và kinh nghiệm được chuẩn bị từ trước để cho thấy sự chuyên nghiệp và phần nào giảm được mức thiệt hại khi gặp sự cố cho sự kiện của bạn nhé!
Mỹ Nguyên
Nguồn: BizBash
