Trong thời điểm ngân sách dường như bị sụt giảm, thậm chí là đóng băng thì việc thu lại những nguồn lợi có tính “định lượng” chưa bao giờ cần thiết đến thế. Công nghệ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình này: hệ thống công nghệ sự kiện sẽ giúp các tổ chức thu thập nguồn data từ sự kiện thông qua các công cụ như cổng đăng ký trực tuyến, phiếu khảo sát online hoặc apps ứng dụng,... Việc tổng hợp chúng thành một bản báo cáo sẽ hỗ trợ các nhà tổ chức trong việc đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
Tính đến nay, công nghệ phát triển đã cho ra đời rất nhiều công cụ hỗ trợ việc thu thập data từ sự kiện nhưng lại có một thắc mắc quan trọng nhất là nên chọn công cụ nào sẽ hiệu quả nhất? Dưới đây là 9 công cụ được các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đánh giá cao.
1. Hệ thống form đăng ký/ bán vé trực tuyến
Phần lớn các nhà tổ chức hiện nay sử dụng những form đăng ký (Landing Page) hoặc liên kết với các kênh bán vé trực tuyến để kiểm soát lượng người tham gia sự kiện. Hình thức đăng ký/ bán vé trực tuyến được nhận xét là công cụ thu thập data sự kiện hiệu quả nhất trong việc đánh giá mức độ thành công của chương trình. Bên cạnh những yếu tố cơ bản như tên tuổi, địa chỉ, thông tin liên lạc, đơn đăng ký còn thu thập những thông tin có tính cá nhân hoá hơn và giúp phân chia người tham gia sự kiện theo từng nhóm đối tượng cụ thể như khán giả, nhà tài trợ, diễn giả, VIP…
Ví dụ như, bạn có thể xác định được số lượng người tham dự một giải chạy cho rằng “yếu tố địa điểm là lý do để họ tham dự sự kiện này”. Bên cạnh đó, bạn sẽ nhận ra yếu tố nào của sự kiện được nhóm đối tượng VIP mong đợi nhất. Việc thu thập thông tin như thế này sẽ cung cấp cho bạn nguồn insight giá trị của người tham dự trong việc lên kế hoạch, quản lý và đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
Cổng đăng ký giải chạy Long biên Marathon.
2. Hệ thống đơn khảo sát
Sử dụng thiết bị điện tử để đo lường và thu thập các phản hồi nhanh của người tham gia sự kiện.
Khảo sát sau sự kiện mang lại những thông tin có giá trị cho các nhà tổ chức qua những phản hồi về sự trải nghiệm thực tế của họ tại chương trình. Nó giúp bạn thu thập những thông tin quan trọng về mọi khía cạnh của sự kiện bao gồm như liên quan đến diễn giả, các phần của chương trình, giá vé, nhà tài trợ, cơ sở vật chất,… Những data này không chỉ giúp bạn tổ chức sự kiện sau hiệu quả hơn mà còn giúp bạn đánh giá liệu khán giả có nhận lại được gì sau khi tham dự hoặc liệu họ có muốn quay trở lại trong lần tổ chức tới hay không? Vì thế, hiện nay các nhà tổ chức sự kiện thường sử dụng thiết bị điện tử để đo lường và thu thập các phản hồi nhanh của người tham gia ngay sau khi kết thúc sự kiện.
3. Phần mềm quản lý sự kiện
Phần mềm quản lý sự kiện đang ngày càng phát triển trong những năm gần đây khi đáp ứng được mọi vấn đề về data sự kiện. Phần mềm này hoạt động như một hệ thống trung tâm, giúp các nhà tổ chức thu thập, theo dõi và báo cáo thông tin theo từng giờ bao gồm lượng đăng ký, khán giả tham dự, khoản thanh toán, lợi nhuận,... Điều này có nghĩa các nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng phần mềm quản lý sự kiện để tiếp cận nguồn data giá trị, liên quan trực tiếp đến thông tin cần thu thập. Một số phần mềm quản lý sự kiện yêu thích của các nhà tổ chức sự kiện trên thế giới như Eventbrite, Whova, Trello,...
Ứng dụng Whova - một trong những lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện đề cao Networking
Tuy nhiên, ở Việt Nam thì hiện nay các ứng dụng này chưa thực sự phù hợp để áp dụng trong khi đó các công cụ miễn phí của Google vẫn được tin dùng nhiều nhất.
4. Ứng dụng trên thiết bị di động (mobile apps)
Ngày nay, những chiếc smartphone như một vật bất ly thân với mọi người. Vì thế, các apps hỗ trợ cho việc quản lý sự kiện đã ra đời và đảm nhiệm toàn bộ quá trình thu thập data khách hàng một cách dễ dàng từ phân phát các bảng hỏi, Q&A trực tuyến cho đến các công cụ networking. Bên cạnh đó, các ứng dụng này còn giúp các nhà tổ chức nắm rõ được insight của người tham dự. Công cụ phân tích trên apps sẽ hỗ trợ bạn phát hiện ra cách khán giả tương tác với sự kiện hay khám phá được sở thích của họ chỉ bằng một vài thao tác chạm trên apps.
5. Công cụ mạng xã hội
Các nhà tổ chức sự kiện có thể tận dụng tối đa khả năng tiếp cận khách hàng bằng cách sử dụng các công cụ phân tích, đo lường số lượng người tham gia trên các nền tảng mạng xã hội như Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram,... giúp bạn đánh giá được nền tảng nào hiệu quả nhất, nội dung nào được khán giả mục tiêu quan tâm và chia sẻ nhiều trên trang của họ…
Lấy ví dụ trên Facebook, các nhà tổ chức thường tạo một sự kiện để dự tính số lượng quan tâm hay sẽ tham gia sự kiện. Kèm theo đó sẽ là những hashtag dành riêng cho sự kiện được tạo lập nhằm mục đích thu hút sự chú ý cũng như quảng bá thông tin về chương trình để nhiều người biết đến hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng tải đơn đăng ký tham dự sự kiện, thông cáo báo chí, tặng eBook hay bất cứ điều gì bạn mong muốn công chúng hưởng ứng trên fanpage riêng của sự kiện.
6. Hệ thống on-site
Những ai đã tham dự sự kiện và họ tham gia vào hạng mục nào là những điều mà mỗi nhà tổ chức muốn biết chính xác. Đó là lý do để các ứng dụng on-site hay ứng dụng dành riêng cho sự kiện ra đời. Đây là công cụ hữu ích cho phép nhà tổ chức truy cập những thông tin cần thiết trong việc quản lý các hoạt động của khách tham dự ngay tại sự kiện. Ví dụ như ứng dụng on-site sẽ báo cho bạn có 30 người đã check-in và 10 người khác được dự đoán sẽ tham dự hay sức chứa của căn phòng này chỉ tối đa cho 50 người. Bạn có thể sử dụng những dữ liệu này để khuyến khích khán giả tham dự thông qua hoạt động quảng bá trên nền tảng kỹ thuật số, các mạng xã hội hoặc thông báo trực tiếp trên apps của sự kiện.
7. Web analytics
Web analytics là công cụ đo đạc, thu thập, phân tích và báo cáo số liệu website cho mục đích tìm hiểu và tối ưu hóa việc sử dụng website. Việc hiểu rõ cách mà mọi người tương tác với website thật sự rất quan trọng. Nếu bạn không nắm rõ, bạn sẽ không kiểm soát được những vấn đề tiềm tàng mà website của bạn sẽ phải đối mặt trên nền tảng trực tuyến. Những công cụ như Google Analytics sẽ giúp bạn thu thập nguồn data quan trọng và cho bạn biết liệu những nỗ lực truyền thông có mang lại hiệu quả. Ngoài ra, công cụ này cũng phân tích lưu lượng người truy cập dưới dạng nhân khẩu học theo giới tính, địa điểm, sở thích, nội dung nào phổ biến nhất hay ít người quan tâm nhất trên website,...
8. Các công cụ networking
Networking là một trong những lý do chính để mọi người tham dự sự kiện. Nó cho phép khách tham dự cá nhân hoá lịch trình của họ, xem được những ai đang có mặt tại sự kiện và tự do sắp xếp các buổi gặp mặt với người mà họ quan tâm. Dữ liệu này giúp các nhà tổ chức nắm được insight về hiệu quả của networking cho sự kiện hay đặc điểm của nhóm khán giả, chủ đề nào được công chúng mục tiêu quan tâm nhất.
9. Chatbot
Chatbot là một công cụ kết hợp với trí tuệ nhân tạo (AI) để tương tác với con người. Công cụ này giúp người tham dự trò chuyện với các nhà tổ chức sự kiện ngay trên các nền tảng như website, phần Messenger của Facebook hay phần tin nhắn trên smartphone
Việc cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện của người tham dự, tất cả các tương tác và thông báo trên chatbot đều được ghi lại để phục vụ cho việc phân tích và báo cáo. Các báo cáo tiêu chuẩn sẽ bao gồm việc sử dụng theo kênh nhắn tin, lượng unique user, nội dung tin nhắn được chia theo từng chủ đề, thông báo, lượt click liên kết bên ngoài, yêu cầu hỗ trợ của con người và cập nhật cuộc hội thoại
Kết luận
Trên đây là các công cụ hỗ trợ thu thập data giá trị từ sự kiện vô cùng hữu ích cho các nhà tổ chức sự kiện với nhiều mục đích khác nhau. Điều quan trọng nhất bạn cần lưu ý là phải vạch rõ ngay từ đầu những data mà bạn muốn thu thập và xác định phương pháp sẽ áp dụng để nguồn dữ liệu có giá trị với tổ chức của bạn. Hãy xây dựng một kế hoạch dữ liệu cụ thể để lựa chọn các công cụ phù hợp cho mục đích theo dõi, quản lý và báo cáo dữ liệu.
Biên tập: Loan Lê
Nguồn: Backstage
