Khi năm 2022 sắp kết thúc, chúng tôi đang suy ngẫm về nhiều bài học rút ra trong năm chuyển đổi này - khi các sự kiện trực tiếp quay trở lại mạnh mẽ và sức khỏe tinh thần cũng như sức khỏe của người tham dự đang chiếm ưu thế lớn trong việc tổ chức sự kiện. 

Dưới đây là những xu hướng và những bài học mà các chuyên gia tổ chức sự kiện đã học được trong năm vừa qua!! Hãy cùng Stage!Vietnam kéo xuống phía dưới để biết thêm chi tiết nhé!!!

I. Sức mạnh của sự đối mặt là không thể phủ nhận

Việc trao đổi trực tiếp “face to face” chắc chắn sẽ thuận tiện và nhanh hơn. Việc trao đổi online phụ thuộc vào đường truyền, công nghệ. Nếu tham gia các sự kiện offline, chúng ta có thể cảm nhận cả 4/5 giác quan: thị giác – thính giác – xúc giác – cảm giác (vì hội họp nên trừ vị giác) thì online chỉ còn 1,5. Mất đi 2,5 giác quan là xúc giác (bắt tay, ôm chào hỏi, nhiệt độ), khứu giác (mùi hương tại sự kiện) và 50% thị giác (giảm cảm xúc không gian do giới hạn góc nhìn). Rõ ràng khi mọi người đều chung một không gian sẽ tạo các giác quan như nhau, thì xu hướng cảm xúc sẽ giống nhau.

2. Các sự kiện online vẫn quan trọng

Mặc dù nhiều chuyên gia sự kiện cũng như những người tham dự đang nỗ lực để tham dự và tổ chức những sự kiện trực tiếp, nhưng thật khó để phủ nhận sức mạnh lâu dài của các sự kiện hybrid khi metaverse đang dần trở nên dễ tiếp cận hơn. Trên thực tế, một cuộc khảo sát vào tháng 9 năm 2022 từ nền tảng quản lý sự kiện Bizzabo cho thấy 68% số người được hỏi cũng chuộng có một sự kiện hybrid hơn mà một sự kiện offline hoàn toàn. 

Hơn nữa, cuộc khảo sát tương tự cho thấy 27% số người được hỏi vẫn do dự khi gặp trực tiếp do những lo ngại liên quan đến đại dịch Covid vừa qua. Vì vậy, những sự kiện hybrid và online vẫn sẽ cung cấp cho khách hàng nhiều sự lựa chọn tham dự theo cách phù hợp với thời gian, ngân sách và mức độ thoải mái của họ.

3. Việc tham dự sự kiện đã thay đổi

Những khách quan tâm đến việc trực tiếp tham dự một sự kiện có thể cần thêm động lực. Mọi người đang ưu tiên dành thời gian cho những người thân yêu và cố gắng làm việc ít giờ hơn vì sức khỏe tinh thần của họ. Mặc dù theo thống kê, tỷ lệ vắng mặt tại các sự kiện là 30%, nhưng sau đại dịch COVID thì tỷ lệ này đã cao lên tới 50%. 

Vì vậy nên các nhà tiếp thị sự kiện cần gặp gỡ những người tham dự tại sự kiện của mình đồng thời tạo ra những trải nghiệm được cá nhân hóa - một trải nghiệm trong đó nội dung, tương tác và công nghệ được kết nối để kể một câu chuyện tổng thể theo từng bước. Điều này sẽ làm tăng sự trải nghiệm của khách hàng, giúp họ có những đánh giá tốt về sự kiện của mình hơn.

4. Sự kiện không còn chỉ là về nội dung

Đối với chương trình có nhiều nội dung, sự kiện online là một lựa chọn tuyệt vời, nó cho phép người tham dự điều chỉnh vào thời điểm thuận tiện cho họ hoặc xem đi xem lại chương trình để tiếp thu các khái niệm. Nhưng đối với những người tham dự đến trực tiếp nội dung tuyệt vời sẽ không thu hút được lượng người tham dự. Nó phải là một trải nghiệm thực tế và bao gồm những nội dung tuyệt vời. Nếu không, họ có thể ngồi ở nhà và nhận được nhiều thông tin tương tự trên YouTube.

5. Tính bền vững và đa dạng là điều không thể thiếu 

Những bài học về đại dịch cũng có thể làm giảm khả năng chịu đựng của khán giả đối với sự thiếu đa dạng, đặc biệt là các sự kiện online, nơi có sự tham gia của những người tham dự và các diễn giả từ khắp nơi trên thế giới. 

Các sự kiện hybrid cũng có thể là một cách quan trọng để bổ sung một số biện pháp bền vững cần thiết cho sự kiện của bạn, vì các báo cáo cho biết 70%-90% lượng khí thải carbon của một sự kiện offline đến từ việc đi lại riêng của người tham dự.

6. Sức khỏe tinh thần của người tham dự

Các cuộc thảo luận về sức khỏe tinh thần của người tham dự cũng đã được đặt lên hàng đầu trong năm nay ngay cả với một việc đơn giản như tạo thêm thời gian nghỉ giải lao cho khách của bạn (và cả ekip) trong những ngày diễn ra các sự kiện dài. Các buổi chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần, cũng như những giờ giải lao để họ có thể xả hơi hoặc xem email ngày càng trở nên cần thiết.

7. Đoàn kết với ekip của bạn

Một bài học quan trọng khác từ năm 2022, khi thuật ngữ “nghỉ việc trong yên lặng” nơi những nhân viên kiệt sức thực hiện những yêu cầu tối thiểu nhất trong công việc của họ trở thành xu hướng. Điều này là một vấn đề cần được xử lý kịp thời trong lĩnh vực sự kiện. 

Chúng ta phải biết cách công nhận, thừa nhận và đánh giá cao ekip của mình vì những cố gắng dành cho công ty. Bên cạnh đó, nãy cho họ những thời gian nghỉ ngơi cũng như những phúc lợi hợp lý cho những sự cố gắng của họ. 

8. Luôn linh hoạt

Khi các vấn đề về chuỗi cung ứng và suy thoái kinh tế sắp xảy ra, chưa kể đến các đợt bùng phát dịch COVID bổ sung có thể sẽ xuất hiện tiếp tục vào năm 2023 thì có lẽ bài học lớn nhất là luôn phải linh hoạt trong mọi tình huống. 

Để thành công, các nhà tiếp thị cần phải thoải mái với sự biến đổi này và không bám vào sự “dư dả" về thời gian và có những kế hoạch dự phòng hợp lý cho những trường hợp xấu nhất. 

9. Đừng sợ thay đổi

Các chuyên gia tổ chức sự kiện phải chủ động khi cần thay đổi, ngay cả khi gặp phải một số phản kháng. Các nhà lập kế hoạch phải lường trước những điều không chắc chắn và phức tạp của bối cảnh sự kiện không ngừng phát triển và tiếp tục nỗ lực hơn nữa trong việc đưa ra các giải pháp sáng tạo. 

Kết luận:

Trên đây là 9 bài học lớn nhất đã được các chuyên gia tổ chức sự kiện “rút ra" trong một năm 2022 đầy biến động và thay đổi. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã có thêm những kiến thức cũng như những kỹ năng cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công trong năm 2023 sắp tới. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé!!!

Biên tập: Uyên Thảo

Nguồn: Bizbash