Nếu bạn đang bắt đầu tìm kiếm định hướng nghề nghiệp cho bản thân và cảm thấy tò mò về nghề tổ chức sự kiện, hãy tham khảo những tố chất cần có của một chuyên viên sự kiện trong bài viết dưới đây để đưa ra lựa chọn phù hợp với bản thân nhé!

1. Bạn là người có khả năng đưa ra quyết định

Điều trên đồng nghĩa với việc bạn có “giác quan thứ sáu” để tìm ra đâu là điều tốt nhất trong một hoàn cảnh, tình huống khi phải đưa ra quyết định

Ví dụ, trong một nhóm bạn, khi có ai đó đặt ra câu hỏi “Hôm nay chúng ta sẽ làm gì?” thì bạn sẽ chính là người nêu ra câu trả lời. Khả năng nhận biết các sự việc hay sự kiện đang diễn ra xung quanh, và đưa ra lựa chọn phù hợp với bản thân hay thú vị nhất để tham gia thay vì chờ đợi số đông. Do đó, bạn sẽ thường là người dẫn dắt các kế hoạch của cả nhóm.

Tại sao khả năng này lại quan trọng với người làm tổ chức sự kiện? Công việc event là một công việc có rất nhiều rủi ro, và không có rủi ro nào là giống nhau. Bạn có thể bất chợt gặp sự cố trong khâu chuyển đạo cụ ở event này hay gặp rắc rối với vấn đề nhân sự ở sự kiện khác. Do đó, để hoàn thành tốt nhất bạn phải luôn sẵn sàng đưa ra quyết định tức thời để ứng biến với các rủi ro.

2. Bạn thích sắp xếp thời gian, lịch trình của mình

Bạn có thói quen sắp xếp thời khóa biểu hằng ngày, hằng tháng để dễ dàng quản lý thời gian của mình. Bạn ấp ủ rất nhiều thứ muốn làm, do đó, bạn luôn bố trí lịch trình phù hợp và có thể hoàn thành mọi thứ. Chẳng hạn, trước một lời mời hẹn gặp nào đó, câu trả lời của bạn sẽ là một thời gian cụ thể thay vì là “Hôm nào rảnh nhé”.

Thông thường một sự kiện chỉ có thời gian chuẩn bị từ 1 đến 3 tháng. Vì vậy, công việc của một người tổ chức sự kiện rất nhiều. Vì vậy, bạn phải biết cách sắp xếp công việc và quản lý thời gian “khôn ngoan” nếu không việc bạn trễ hoặc bỏ sót công việc rất có thể sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ sự kiện trong khi làm việc tập thể. Cho nên việc lên kế hoạch hàng tuần, hàng tháng của riêng bạn và thực hiện theo kế hoạch là điều vô cùng quan trọng đối với nhân viên tổ chức sự kiện

3. Bạn có thói quen ghi nhớ và âm thầm đánh giá các hoạt động bạn tham dự

Khi tham gia một hoạt động hay sự kiện nào đó, bạn luôn thích thú quan sát xung quanh, đánh giá và xem xét cách chương trình đó diễn ra và ghi nhớ từng chi tiết đặc sắc nhất. Sau đó, khi ra về bạn sẽ dành thời gian để nghĩ về sự kiện đó và thầm chỉnh sửa lại những điểm bất hợp như thể “nếu là mình bạn sẽ dùng phương pháp hay ý tưởng nào để thay thế các phần mà bạn cho là không thật sự hấp dẫn để phù hợp với chủ đề và lôi cuốn hơn”.

Điều trên thể hiện cho việc bạn có quan tâm và thích thú đến các hoạt động trong một sự kiện. Việc ghi nhớ và đánh giá sẽ giúp tìm ra nhiều góc nhìn cải thiện kết quả tốt nhất. Khi chúng ta làm một sự kiện phải đảm bảo mọi thứ luôn đúng chỗ, từ chậu hoa, cây cảnh, biển hiệu hay lối ra vào nên việc quan sát là vô cùng cần thiết. Ngoài ra, sẽ có những lúc gặp khó khăn hay trục trặc việc của một nhân viên tổ chức sự kiện là có thể nhìn ra vấn đề và đưa ra hướng giải quyết hay rút kinh nghiệm để tránh lỗi đó cho lần sau.

4. Bạn thường lưu lại các ý tưởng

Nếu laptop hay điện thoại của bạn chứa đầy những ý tưởng và cảm hứng thiết kế liên quan đến sự kiện được bạn lưu lại khi lướt các trang MXH, thì bạn chính là một nhân tố hoàn hảo để bắt đầu tham gia hoạt động trong lĩnh vực này. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn đã có thể tìm ra những từ khóa và phong cách phù hợp với sự kiện của mình hoặc tìm ra nền tảng để phát triển ý tưởng của riêng mình.

“Không có hai sự kiện nào là giống nhau” ngay cả một chuỗi sự kiện định kỳ cũng khác nhau qua chủ đề của từng năm. Trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện bạn phải phát huy khả năng sáng tạo biến đổi ý tưởng thành hữu hình. Lấy ví dụ từ việc phát triển chủ đề độc đáo cho một bữa tiệc để phần trang trí trong thật ấn tượng. Sự sáng tạo cũng có vai trò quan trọng khi phải đối mặt với những vấn đề không thể tránh được ngay cả trong những sự kiện được chuẩn bị kỹ càng nhất. Trong các tình huống này, sự sáng tạo tồn tại dưới dạng giải quyết vấn đề. Có được suy nghĩ sáng tạo giúp phát triển các giải pháp cho các vấn đề có thể tích cực tác động đến sự thành công cho sự kiện của bạn.

5. Bạn là người hướng ngoại

Bạn thích làm quen với bạn bè mới, thích trò chuyện với mọi người ở mọi lứa tuổi ở bất kỳ những lĩnh vực nào. Đối với bạn, một ngày sẽ thật buồn chán nếu không thể tiếp xúc và hòa nhập với mọi người xung quanh.

Mặc dù, hướng ngoại hay hướng nội không phải là yếu tố tiên quyết để quyết định việc chọn một nghề nghiệp, nhưng với một môi trường làm việc năng động như tổ chức sự kiện bạn sẽ phải thường xuyên làm việc nhóm, giao lưu và tiếp xúc với mọi người trong công việc hằng ngày. Vì vậy, nếu bạn là một người cởi mở, hòa đồng và không “ngại người” thì đó chắc chắn sẽ là một điểm cộng lớn cũng như tạo ra nhiều cơ hội tốt dành cho bạn trong công việc.

6. Bạn có khả năng giao tiếp và đàm phán

Bạn là người có thể tự tin bày tỏ suy nghĩ của bản thân và sẵn sàng thương lượng để giành được điều mình mong muốn. Nếu vẫn chưa từng thực hiện đàm phán với khách hàng hoặc đối tác, bạn có thể xem việc “mặc cả giá tiền” trong cuộc sống hàng ngày là một thước đo đánh giá kỹ năng của bạn.

Trong nghề tổ chức sự kiện bạn sẽ làm việc với rất nhiều đối tác như: khách hàng, nhà tài trợ, đơn vị kỹ thuật, đơn vị vận chuyển…Vì vậy, khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, đàm phán khéo léo sẽ giúp bạn có lợi thế khi đi xin tài trợ, phối hợp để có nhiều chính sách chi phí tốt với các đơn vị tổ chức sự kiện liên quan.

7. Bạn chịu được áp lực cao

Không phải ai cũng có thể chịu đựng được sự căng thẳng khi phải hoàn thành công việc dưới cường độ áp lực cao, nhưng bạn lại làm được điều đó, đây là một trong những “dấu hiệu” khẳng định bạn phù hợp với Sự kiện!

Do tính chất năng động của công việc, bạn cần hoạt động mọi lúc mọi nơi. Bạn sẽ đối mặt với một khối công việc khổng lồ trong thời gian thực hiện kế hoạch cho sự kiện, phải không ngừng sáng tạo. Thay vì thời gian nghỉ ngơi, thư giãn cùng bạn bè thì thời gian đó bạn phải đi gặp khách hàng, trao đổi kịch bản, tìm người các đơn vị hợp tác trong sự kiện… Điều này đòi hỏi người nhân viên tổ chức sự kiện cần có một “tinh thần thép” để làm việc dưới sự căng thẳng, có thể tự điều chỉnh trạng thái phù hợp để không muốn mất cân bằng trong thời gian dài, dễ gây đuối sức và chán nản với công việc 

8. Bạn là một “cỗ máy” đa nhiệm

Thông thường, con người chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm nhất định. Nhưng bạn thì ngược lại - bạn có thể làm nhiều thứ cùng một khoảng thời gian. Bạn tìm tòi để sành sỏi nhiều lĩnh vực và dễ dàng hoàn thành mọi việc trong thời gian ngắn. Tại cùng một thời điểm, bạn có thể suy nghĩ về bài tập trên lớp, xem các khảo sát trên internet và nhắn tin cho bạn bè chẳng hạn…

Trong các giai đoạn khác nhau của quá trình tổ chức sự kiện, có nhiều công việc phải được xử lý cùng một lúc. Từ đàm phán hợp đồng, kiểm tra địa điểm, gặp gỡ khách hàng để thảo luận, làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ…. Và đó chỉ là nhiệm vụ cho một sự kiện. Với nhiều sự kiện được chuẩn bị cùng một lúc, sẽ có hàng tá việc phải làm. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết cách thực hiện nhiều nhiệm vụ và giữ cho nhiều khía cạnh của sự kiện diễn ra cùng một lúc mà không có bất kỳ nhiệm vụ nào bị hủy bỏ.

Thành công nằm ở khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung vào từng nhiệm vụ mà không bị phân tâm bởi những thứ khác. Cần phải giữ bình tĩnh, tập trung và linh hoạt là những đặc điểm tạo nên kỹ năng đa nhiệm.

Kết luận

Sau những tham khảo vừa rồi, chắc hẳn giờ đây bạn đã có câu trả lời cho thắc mắc “Liệu bản thân có phù hợp với lĩnh vực tổ chức sự kiện hay không”. Nếu bạn tương đồng với hầu hết các yếu tố trên, đừng ngại ngần gì nữa mà hãy bắt đầu theo đuổi công việc sáng tạo đầy thú vị này nhé!

Mỹ Nguyên

Tham khảo: Eventbrite