8 Cách Quản Lý Chi Phí Sự Kiện Mang Lại Hiệu Quả Tối Đa

“Đắt chưa chắc là tốt, rẻ không hẳn là tồi” - Có thể thực hiện được câu khẳng định đó sẽ thể hiện được rằng năng lực của bạn nó ở tầm nào.

Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý “chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa” của khách hàng lại là một thử thách quyết định việc đi đến ký kết hợp đồng. Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp, thì các Agency phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí từ đó cung cấp cho khách hàng những gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh mà luôn đảm bảo chất lượng tốt.

Trước khi đến với các giải pháp cụ thể, hãy cùng xem lại định nghĩa một số khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện. Các loại chi phí sự kiện cơ bản bao gồm: Chi phí thực (real cost), chi phí ngầm (hide cost), Chi phí quản lý rủi ro (management fee) - hay gọi là phí dịch vụ.

Chi phí thực (RC): Chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị, chi phí vận chuyển,... Nói chung là tất cả những khoản phí trước mắt mà ta phải trả để có thể làm nên 1 sự kiện.

Chi phí ngầm (HC): là khoản chi phí dự trù phát sinh trong suốt quá trình từ lúc bắt đầu nhận brief đến khi thanh lý dự án như: các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, chi phí cơ hội,.... Đây là một khoản chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.

Chi phí quản lý (MF): Là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triển khai thực hiện event. Đây là khoản tiền để sử dụng khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng. Mức chi phí quản lý thường từ 8-15%, có những chương trình 15-25% tổng giá trị hợp đồng.

(*) Đơn giá (ĐG) = (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)

Dựa trên công thức tính giá thành sản phẩm dịch vụ, hãy cung cấp cho khách hàng một giải pháp tiết kiệm tổng thể bằng các giải pháp sau:

1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Biết được khách hàng cần gì và muốn gì? Hạng mục nào cần thiết cho event? Cái nào phải sản xuất, cái nào phải thuê? Hiểu rõ và cân đối các hạng mục là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí mua bán và chi phí sản xuất của 1 chương trình.

Rõ ràng một kế hoạch thay đổi liên tục, quản lý rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng 1 cách chóng mặt. Những hạng mục đã sản xuất và mua bán không hợp lý đôi khi không sử dụng được và phải thực hiện lại các hạng mục đó thì sẽ làm phát sinh thêm chi phí nhưng chưa chắc sẽ mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều.

Một kế hoạch rõ ràng, chỉnh chu, thống nhất được chi phí sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí phát sinh cũng phần nào được giảm đi đáng kể.

2. Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Việc này đóng vai trò quan trọng của phòng mua bán (một số công ty kiêm luôn cả kế toán hoặc thủ quỹ). Hầu hết các công ty event hiện nay rất khôn ngoan khi lựa chọn việc thuê ngoài các trang thiết bị, các hệ thống giàn không gian, ATAS,... điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp của họ tránh được các chi phí lưu kho, khấu hao của các trang thiết bị trong khoảng thời gian chưa cần thiết sử dụng. Và khi các Agency thực hiện dự án, cần một lượng trang thiết bị ở nhiều lĩnh vực thì họ chỉ cần đi thuê lại từ các đơn vị khác – Đơn vị cung cấp các trang thiết bị được gọi là nhà thầu phụ (supplier).

Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các supplier – nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt, giảm thiểu rủi ro và chủ động trong việc triển khai dự án khi đã làm việc chung với nhau nhiều lần, sẽ hiểu được văn hóa làm việc của các đơn vị đó. Do đó, các Agency sẽ thường có các supplier cho riêng mình.

3. Tận dụng tối đa năng lực sẵn có. Liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

Hầu hết các Agency sẽ chuyên về việc lên ý tưởng và kế hoạch triển khai dự án chứ không có riêng các trang thiết bị liên quan đến phần cứng như: sản xuất, âm thanh ánh sáng,... Đến khi chính thức triển khai dự án thì Agency sẽ thuê lại các trang thiết bị từ Supplier. Do đó, để giảm thiểu chi phí thuê, hãy tận dụng tối đa những trang thiết bị mà mình có hoặc tự tiến hành những hạng mục mà mình đã có kinh nghiệm thực hiện. Biện pháp này vừa tiết kiệm cho các Agency cũng như tiết kiệm cho khách hàng, tăng thêm sự tin tưởng và khả năng hợp tác lâu dài với khách hàng.

Ngoài ra, khi nhận được một gói sự kiện tổng thể với quy mô lớn có nhiều hoạt động ở nhiều lĩnh vực, chúng ta hãy liên kết với các công ty có thế mạnh ở từng hạng mục tương ứng để bổ sung cho nhau và cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ hoàn hảo nhưng vẫn giữ được chi phí gần như là trực tiếp từ các đơn vị cung cấp mà không phát sinh thêm khoản chênh lệch nào.

4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Ở đây, vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó, họ phải có trách nhiệm kiểm soát các hạng mục cần thiết, dự trù chi phí, tính toán số lượng hạng mục thực hiện để không thất thoát và lãng phí các chi phí không đáng có.

5. Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đảm bảo tiến độ của dự án thực sự là yếu tố rất quan trọng, một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh, đúng tiến độ sẽ giúp ta kiểm soát được mọi việc để kịp thời khắc phục khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các chi phí phát sinh cũng giảm thiểu đi rất nhiều.

Tiến độ thực hiện sẽ ảnh hưởng đến: ngày công của nhân sự, tồn kho nguyên vật liệu và các rủi ro do việc chậm trễ. Một sự kiện diễn ra đúng tiến độ thì ngoài việc các hạng mục không bị phát sinh chi phí mà còn đảm bảo được chất lượng của cả chương trình.

6. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event

Bản chất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thỏa mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng.

Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tại một event của khách hàng thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức:

Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.

Nhìn vào công thức trên đây ta sẽ thấy nếu chi phí giữ nguyên và tăng mục tiêu thì hiệu quả cũng sẽ được tăng lên.

7. Tận dụng lao động thời vụ - cộng tác viên, thực tập viên

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp. Hãy liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản từ họ. Việc dùng nguồn nhân lực từ các trung tâm không chỉ là để tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra môi trường thực tập lý tưởng giúp các bạn trẻ đam mê với ngành Event có cơ hội được cọ xát trực tiếp tại các sự kiện.

8. Trở thành một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Một chuyên gia event, khi tư vấn cho khách hàng, ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ còn phải có một cái tâm cho dự án đó – họ cần đặt suy nghĩ vào vị trí của khách hàng, hiểu khách hàng cần gì và biết cách chia sẻ với khách hàng.  Một chuyên gia thật sự sẽ biết được điều gì là thích hợp và điều gì chưa thật sự cần thiết đối với sự kiện lần này của khách hàng chứ không đề xuất hết tất cả và để mặc khách hàng muốn tuỳ ý lựa chọn. 

Khi đưa ra các giải pháp cho khách hàng, đừng nghĩ đến lợi ích của mình quá nhiều mà hãy nghĩ đến lợi ích của khách hàng đầu tiên để thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tạo sự tin tưởng tuyệt đối. Hãy luôn nhớ rằng, lợi ích của khách hàng cũng chính là lợi ích của mình. Nếu đưa ra các giải pháp không hợp lý, không đúng chỗ, không đúng cách, không đúng thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không được tối ưu khiến họ có thể sẽ không cân nhắc đến việc hợp tác.

Và đặc biệt, một chuyên gia không chỉ có trách nhiệm với khách hàng mà còn có trách nhiệm với chính công ty mà họ đang làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa cho công ty.

Hãy nhớ rằng khách hàng luôn luôn muốn rẻ nhưng không muốn bị chê là ít tiền và càng không muốn event của họ không đủ hoành tráng, chuyên nghiệp vì thiếu chi phí. Để làm được điều đó bạn và công ty bạn phải thực sự có đủ năng lực và kinh nghiệm để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất.

Luôn luôn ghi nhớ rằng: Tiết kiệm cho khách hàng cũng như tiết kiệm cho chính mình, sẽ góp phần gia tăng lợi nhuận của công ty trong tương lai.

Biên tập: Loan Lê

Nguồn: Brandsvietnam