Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện MICE đang trở thành một xu hướng được nhiều doanh nghiệp khai thác và lựa chọn trong nhiều năm nay. Cùng xem qua bài viết dưới đây để khám phá những điều cần biết về loại hình sự kiện này nhé.
TỔ CHỨC SỰ KIỆN MICE LÀ GÌ?
MICE là một loại hình tổ chức sự kiện không còn quá mới mẻ tại Việt Nam. MICE là viết tắt tiếng anh của Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition/Event (triển lãm/sự kiện). Hiểu một cách đơn giản thì MICE là sự kết hợp giữa du lịch và tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp tổ chức dành cho nhân viên hoặc khách hàng/đối tác.
XU HƯỚNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN MICE
Những năm gần đây, hình thức tổ chức sự kiện kết hợp với du lịch đang ngày càng trở nên phổ biến và được ưa chuộng trên toàn thế giới. Đặc biệt tại những điểm đến du lịch mới nổi như Singapore, Việt Nam, Thái Lan, … đây là loại hình kinh doanh tiềm năng và còn rất nhiều tài nguyên để khai phá.
Theo một nghiên cứu từ Allied Market Research, thị trường du lịch MICE toàn cầu được dự báo sẽ mang lại doanh thu 1.439 tỷ đô la vào năm 2025, hứa hẹn mang đến cơ hội khổng lồ cho những doanh nghiệp có khả năng và biết nắm bắt.
Tại Việt Nam, với lợi thế có nhiều điểm đến du lịch hấp dẫn cùng cơ sở hạ tầng đang được chú trọng đầu tư, đây sẽ là một ngách thị trường đầy hấp dẫn đang chờ được khai phá.
8 BƯỚC CƠ BẢN ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN MICE
1. Xác định các yêu cầu tổ chức
Bước đầu tiên trong tất cả các quy trình tổ chức sự kiện luôn luôn là xác định được mục đích và mục tiêu cần đạt được và sự kiện MICE cũng như thế. Đó có thể là sự kiện hội nghị khách hàng, hội thảo, year end party,... Tùy vào loại hình sự kiện cần tổ chức mà lựa chọn địa điểm cho phù hợp với nhu cầu.
Bên cạnh đó, một vấn đề cũng nên được quan tâm xem xét đó là dự trù ngân sách tổ chức. Khi nắm được chi phí mà doanh nghiệp có thể bỏ ra để thực hiện chương trình là bao nhiêu thì sẽ dễ dàng quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức trong hay ngoài nước, resort 4 sao hay 5 sao, phương án di chuyển thế nào (máy bay, ô tô…), các hoạt động sẽ diễn ra gồm những gì.
2. Lên danh sách địa điểm tổ chức phù hợp
Từ ngân sách và mục tiêu nhắm đến, nhà tổ chức sẽ lập một danh sách các địa điểm phù hợp nhất với các tiêu chí đã đề ra. Địa điểm tổ chức sự kiện MICE thường là các điểm du lịch lớn, nổi tiếng và có cơ sở hạ tầng tương đối hoàn chỉnh.
Trong nước, bạn có thể lựa chọn các resort ở Phú Quốc, Nha Trang, Đà Nẵng, Hội An, Vũng Tàu,... Còn ở nước ngoài, đặc biệt là khi tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế của các tập đoàn, các công ty đa quốc gia thì Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Thái Lan,... là những địa điểm rất tốt và khác được ưa chuộng.
3. Khảo sát & lựa chọn địa điểm tổ chức
Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện MICE. Sau khi đã có được danh sách những địa điểm phù hợp, ta cần phải nghiên cứu thông tin sâu hơn và chọn ra một hoặc một số địa điểm tiềm năng nhất để bắt đầu tiến hành khảo sát thực tế.
Đặc biệt khi lựa chọn địa điểm ở nước ngoài, sẽ có những quy định riêng tại quốc gia đó, những vấn đề liên quan đến việc xuất nhập cảnh,... Do đó, nhà tổ chức cần tìm hiểu rõ ràng, khảo sát kỹ lưỡng, làm việc chắc chắn với các bên liên quan và đảm bảo lựa chọn địa điểm một cách cẩn thận.
4. Lập kế hoạch tổ chức chi tiết
Dựa trên thông tin nghiên cứu và dữ liệu khảo sát, nhà tổ chức bắt đầu phác thảo kế hoạch tổ chức sơ bộ. Thông thường, các hoạt động MICE sẽ bao gồm các hạng mục hội thảo chuyên môn hoặc họp nội bộ, team building, gala dinner, tour tham quan,... Các hạng mục của sự kiện cần được sắp xếp và bố trí hợp lý, cân bằng, tạo sự thoải mái và hứng thú cho người tham dự.
Sau khi kế hoạch sơ bộ được thông qua thì bắt tay vào lập 1 bảng kế hoạch thật chi tiết cho từng hạng mục, thảo luận, sắp xếp và đưa ra các ý tưởng đột phá, những phương án thực hiện sao cho tối ưu nhất có thể.
5. Phân công nhân sự
Sau khi đã có 1 bảng kế hoạch chi tiết rồi thì bước tiếp theo cần làm là bố trí nhân sự phụ trách các hạng mục sự kiện. Sự kiện MICE thường có rất nhiều hoạt động nên việc phân công nhân sự là điều vô cùng quan trọng. Từ việc lo đưa đón (phương tiện, thời gian), check in tại khách sạn, ăn tại nhà hàng, hướng dẫn viên tham quan, nhân sự tổ chức team building, gala dinner,...tất cả những điểm đến, những hoạt động đều cần phải có 1 người chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, dù đã phân công nhiệm vụ nhưng tất cả nhân sự đều phải biết vị trí của nhau để phối hợp thật nhịp nhàng, chuyên nghiệp.
6. Triển khai các hạng mục với nhà cung cấp
Căn cứ vào kế hoạch chi tiết, đội ngũ tổ chức sẽ tiến hành triển khai các hạng mục và theo dõi timeline để đảm bảo các công việc đều được vận hành theo đúng kế hoạch.
Tính chất sự kiện MICE thường có quy mô tương đối lớn nên nhà tổ chức sẽ phải làm việc với nhiều đơn vị cung ứng khác nhau như: địa điểm tổ chức, vận chuyển, lưu trú, điểm tham quan, F&B, team building,...
7. Điều phối linh hoạt và Quản lý rủi ro
Để sự kiện MICE diễn ra thành công thì đội ngũ tổ chức sẽ phải giải quyết một khối lượng lớn công việc trong khoảng thời gian ngắn từ khâu chuẩn bị cho đến việc vận hành và điều phối sự kiện nhịp nhàng, trơn tru theo lịch trình. Đội ngũ tổ chức cần có sự năng động, linh hoạt, cũng như kinh nghiệm nhất định để xử lý các trường hợp bất ngờ xảy ra mà không có trong kế hoạch.
Bên cạnh đó, khi tổ chức bất cứ sự kiện nào cũng vậy, dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì rủi ro vẫn luôn luôn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Vì thế, hãy nghĩ trước các tình huống xấu có thể xảy ra và đưa ra những phương án khắc phục sự cố để hạn chế tối đa rủi ro làm ảnh hưởng đến chương trình.
8. Tổng kết, đánh giá kết quả
Cuối cùng, khi sự kiện đã diễn ra, ekip cần họp lại với nhau để đánh giá kết quả đã đạt được so với các mục tiêu ban đầu đã đề ra, góp ý và rút ra những bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn ở những sự kiện sau. Việc đánh giá nên dựa trên những số liệu cụ thể hoặc các KPIs đã đặt ra trong kế hoạch, không nên chỉ dựa trên các cảm nhận chủ quan.
Không bó hẹp trong những không gian sự kiện quá quen thuộc và nhàm chán, tổ chức sự kiện MICE mang đến làn gió mới không chỉ cho ngành sự kiện mà cả ngành du lịch. Việc liên tục thay đổi điểm đến và thiết kế chương trình sự kiện tạo nên sự mới lạ và hào hứng cho người tham dự. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện MICE đòi hỏi rất nhiều yếu tố và quan trọng nhất là kinh nghiệm của đội ngũ thực hiện.
Biên tập: Loan Lê
Nguồn: FS Event
