7 Tips ngăn chặn căng thẳng và kiệt sức cho dân sự kiện

Vào năm 2019, Tổ chức sự kiện đã lọt top 10 công việc căng thẳng nhất của năm. Bạn có ngạc nhiên không? Chúng tôi thì không.

Các chuyên gia Tổ chức sự kiện sở hữu những khả năng “siêu phàm” khi có thể làm nhiều việc cùng lúc và quản lý được hết tất cả những chi tiết dù nhỏ nhất mà không hề nao núng. Phải liên tục truyền đạt thông tin về sự kiện, về ngân sách, về truyền thông và dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra là một phần công việc mà người làm Tổ chức sự kiện phải “nắm được”. Tuy nhiên, với khối lượng và tần suất làm việc nhiều như thế mà không có khả năng kiểm soát tốt thì lâu dài có thể khiến họ trở nên căng thẳng hoặc kiệt sức.

“Kiệt sức” và “Căng thẳng” khác nhau thế nào?

Căng thẳng (stress) có thể dẫn đến kiệt sức nhưng không phải lúc nào cũng có nghĩa sẽ như vậy. Căng thẳng là một phản ứng của cơ thể đối với các tác động từ môi trường xung quanh, có thể là tiêu cực hoặc tích cực. Những áp lực với cường độ thấp có thể là một điều tốt và thậm chí có lợi ích trong công việc và sức khỏe vì nó sẽ tạo động lực, khiến cơ thể thích nghi và phản ứng lại giúp tăng được hiệu suất hoạt động. Tuy nhiên, nếu căng thẳng quá nhiều hoặc trong một thời gian dài sẽ có nguy cơ dẫn đến kiệt sức đối với cơ thể và điều đó là cực kì không tốt.

Kiệt sức là hậu quả của việc stress nặng trong thời gian dài, khi khả năng chống chọi của cơ thể đã bị mất đi, mang đến cảm giác mệt mỏi không thể tiếp tục công việc, dẫn đến việc tự tạo khoảng cách với mọi người xung quanh và nghiêm trọng hơn là gây hại cho sức khỏe như trầm cảm, rối loạn tiêu hóa hoặc huyết áp cao. Ngoài ra, kiệt sức do stress có thể làm giảm năng suất làm việc, khó tập trung khiến bản thân không còn tích cực và thiếu sự sáng tạo – một yếu tố vô cùng quan trọng đối với ngành Tổ chức sự kiện. 

Các dấu hiệu kiệt sức có thể bao gồm:

• Khó chịu hoặc bực bội

• Suy kiệt cơ thể, mệt mỏi, đau đầu

• Thiếu động lực - Thiếu tự tin

• Giảm chất lượng công việc, gia tăng sai lầm

• Tự tạo khoảng cách với mọi người

• Những thay đổi trong mô hình giấc ngủ

• Ảnh hưởng đến thần kinh và một số bệnh liên quan: dạ dày, tim mạch, khớp,...

Bạn đang nhìn thấy mình đâu đó trong những dấu hiện trên? Đừng lo lắng, hãy hít một hơi thật sâu, thở nhẹ nhàng và đọc tiếp nhé. Dưới đây sẽ là 7 “mẹo” giúp bạn đối phó và ngăn chặn việc kiệt sức trên chặng đường “hành nghề” Tổ chức sự kiện và nhất là trong việc quản lý sự kiện.

1. Đặt ranh giới để tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Điểm chung của người làm sự kiện là luôn phải bám sát deadline của nhiều dự án cùng một lúc, bất kể thời gian và địa điểm nên rất dễ bị mất cân bằng khi phải dành quá nhiều thời gian cho công việc. Với thói quen không tốt đó thì việc tự thiết lập các quy định riêng cho bản thân là một việc rất cần thiết để ngăn chặn nguy cơ kiệt sức. Tạo ra sự cân bằng cho bản thân là việc của cá nhân và mỗi người sẽ khác nhau nhưng nếu bạn vẫn còn băn khoăn chưa biết làm thế nào thì hãy xem những gợi ý sau để áp dụng nhé:

Ngắt liên lạc vào thời gian xác định nghỉ ngơi

Tổ chức sự kiện là một ngành mà sự linh hoạt luôn luôn cần thiết và nhất là khi sự kiện sắp diễn ra. Tuy nhiên, sự linh hoạt không có nghĩa là không bao giờ tắt. Mặc dù, với một số người thì việc gọi điện, trao đổi công việc suốt ngày đêm không làm họ phiền lòng hay khó chịu mà mặc khác họ còn cảm thấy an tâm khi luôn bám sát được công việc. Nhưng cũng sẽ có người không muốn nhận cuộc gọi muộn hơn thời gian họ đã dừng việc và muốn được nghỉ ngơi.

Vì thế, hãy tạo một kế hoạch cân nhắc công việc mỗi ngày, dù là ngày thường hay những ngày nước rút trước sự kiện. Đồng thời thông báo cho team của mình và cả khách hàng để họ đều hiểu nguyên tắc của bạn. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành hết những việc bạn đặt ra đúng trong khoảng thời gian bạn lên kế hoạch, để không “lạm dụng” đến thời gian nghỉ ngơi của bạn hoặc ảnh hưởng đến tiến độ của cả team khi không liên lạc được với bạn.

Quản lý và kiểm soát sự mong đợi của khách hàng

Hãy đặt ra thời hạn chắc chắn (nhưng hợp lý) cho các hạng mục, thiết lập các điều khoản và tuân thủ chúng cũng là một cách để quản lý được sự hối thúc từ khách hàng. Bạn sẽ không bị “réo gọi” lúc nửa đêm hay vào những khoảng thời gian riêng để có thể chăm lo cho cuộc sống. Đồng thời cho khách hàng biết tình trạng hiện tại và thông tin rõ các phương thức liên hệ thích hợp.

Bên cạnh đó, đừng nói quá khi đưa ra lời hứa, yêu cầu quá cao so với những gì bạn có thể mang đến sẽ chỉ làm tăng thêm sự kỳ vọng ở khách hàng và sự căng thẳng cho bạn. Hãy trung thực về các kỹ năng và khả năng mà nhóm bạn có thể làm được. Đừng hứa hẹn để phải trấn an hay xoa dịu khách hàng vào phút cuối.

Thiết lập ranh giới cho chính bạn

Sự cân bằng đến từ việc biết được giới hạn của bản thân. Đặt ra ranh giới cho cá nhân không chỉ ngoài việc đưa ra các quy tắc cơ bản với khách hàng hoặc đồng đội mà còn có thể là: cam kết làm việc với tốc độ hợp lý, tập trung vào đúng một việc tại một thời điểm xác định (vấn đề này sẽ được nói nhiều hơn ở mẹo số 7).

Học cách gạt bỏ “người chỉ trích” bên trong

Những lần tự đấu tranh tư tưởng của bản thân, những tiếng nói thỏ thẻ trong tâm trí bạn (suy nghĩ tự phê bình) là một nguyên nhân chính gây ra lo lắng và dẫn đến kiệt sức. Đôi khi văng vẳng sự khó chịu nói rằng bạn không có thời gian, điều này chưa tốt và bạn muốn nó phải hoàn hảo hơn nữa, hoặc có khi là giọng nói lo sợ rằng bạn không thể làm điều này, khách hàng của bạn sẽ không hài lòng.

Hãy để “người chỉ trích” bên trong biết rằng bạn đã kiểm soát được mọi thứ và bạn có thể chống lại những nhận xét tiêu cực của nó bằng cách: viết nhật ký về những bài học quý giá và trân trọng nó, thừa nhận những điểm mạnh/ điểm yếu của bạn với bản thân và với những người bạn tin tưởng, tự thưởng cho những thành tích của chính bạn dù nhỏ đến đâu,...

2. Sử dụng các công cụ quản lý sự kiện để quy trình đạt hiệu quả hơn

Hiện nay, có một số ứng dụng và phần mềm được thiết kế riêng cho lĩnh vực sự kiện để giúp tạo ra một quy trình làm việc giảm căng thẳng. Tất cả mọi thông tin sẽ được hiển thị trên web và mọi người đều có thể tham gia vào quy trình vận hành, tăng cường hiệu quả, kiểm soát được ngân sách, đơn giản hóa công việc trong suốt quá trình.

Lập kế hoạch, quản lý và chia sẻ phương án sắp xếp chỗ ngồi và chi tiết thiết bị, tìm các giải pháp đặt vé và đăng ký dễ dàng nhất, cộng tác và lên kế hoạch trong thời gian thực. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để có nhiều thời gian tập trung hơn vào bức tranh toàn cảnh.

Một vài công cụ hỗ trợ quản lý sự kiện hiệu quả hơn như: Trello; Slack; Clickup; Eventbrite;....

3. Ngăn chặn tình trạng kiệt sức của đồng đội vì nó dễ lây lan

Hãy cộng tác với những người bạn cần và luôn hỗ trợ nhau để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Sự hài lòng và gắn bó của cả nhóm sẽ tăng lên khi mọi người luôn quan tâm và giúp đỡ nhau, nó thật sự rất có ý nghĩa trong việc giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống thực sự. Chúng ta có thể thúc đẩy sự hài lòng và giảm thiểu tình trạng kiệt sức bằng cách tạo động lực, khuyến khích nhau mở rộng cơ hội phát triển, cùng ăn mừng kỷ niệm những thành công hoặc dắt nhau đi “hát hò” những khi cảm thấy xuống tinh thần và đang le lói nguy cơ kiệt sức.

Bên cạnh đó, tổ chức các buổi team building tập hợp mọi người lại với nhau để thực hiện các bài tập xây dựng nhóm hay tuyệt hơn là dắt nhau đi đến một nơi xa trong vài ngày để có khoảng thời gian sinh hoạt chung như cùng nhau nấu ăn, làm tiệc BBQ và tâm sự hết tất cả trăn trở trên một bãi biển để cùng nhau khích lệ tinh thần cho những nhiệm vụ sắp tới.

4. Trao đổi và phân nhiệm vụ

Trao đổi với mọi người trong nhóm về các nhiệm vụ và thời hạn của từng cá nhân. Sự thật là, thói quen thích kiểm soát nhiều việc để tự giải quyết là một trong những điều khiến nhà tổ chức sự kiện trở nên nổi bật và thành công trong công việc của họ. Tuy nhiên, việc biết được khi nào cần đến sự hỗ trợ từ đồng nghiệp xung quanh lại là một kỹ năng đáng giá. 

Phân công chi tiết các nhiệm vụ cho từng thành viên thích hợp trong nhóm và tin tưởng họ sẽ hoàn thành tốt phần việc của họ song song với lúc bạn đang thực hiện trách nhiệm của mình.

Chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng những sự cố bất ngờ xảy ra gây ảnh hưởng đến công việc. Thực tế rằng, ngay cả những sự kiện được lên kế hoạch tỉ mỉ nhất đôi khi cũng có nguy cơ xảy ra rủi ro, việc bạn dự đoán được các sự cố và kiểm soát được chúng để xử lý kịp thời sẽ minh chứng cho sự chuyên nghiệp và làm tăng sự tự tin cho bản thân.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo cả đội ngũ của bạn cũng nắm rõ kế hoạch dự phòng. Điều này sẽ giúp mọi người giảm bớt căng thẳng khi tự hỏi “điều gì sẽ xảy ra nếu...?” và lo lắng về cách xử lý các trường hợp bất ngờ không thể tránh khỏi đó.

5. Dành thời gian cho việc chăm sóc bản thân

Kiệt sức là một vòng xoáy đi xuống, trong đó bạn thấy mình ngày càng làm việc nhiều hơn trong khi mức độ hoàn thành ngày càng giảm. Chăm sóc bản thân có vẻ là việc khó thực hiện trong chuỗi lịch trình bận rộn của những người làm sự kiện. Tuy nhiên, nó thực sự có thể làm gián đoạn vòng xoáy đi xuống “đáng ghét” kia, giúp cải thiện tinh thần và năng suất làm việc. Đồng thời, giảm bớt căng thẳng mãn tính - nguyên nhân trực tiếp dẫn đến tình trạng kiệt sức.

Những câu thần chú tự chăm sóc bản thân không phải là mới, nhưng nó thường được nói nhiều hơn là hành động. Hãy bắt đầu một kỳ nghỉ, ngắt hết liên lạc và thư giãn hoặc tìm những không gian mở sáng tạo để giúp bạn có thêm động lực: Ghi chú thời gian “nói không với công việc” vào lịch của bạn là điều rất cần thiết và cam kết sẽ không hủy nó vào phút cuối vì điều này cũng quan trọng như các hạng mục trong danh sách công việc mà bạn đã lên kế hoạch từ trước.

Tuy nhiên, việc tự chăm sóc bản thân không chỉ là dành thời gian nghỉ ngơi mà còn nhiều hơn thế nữa. Việc tập thể dục cũng được chứng minh là có tác dụng thúc đẩy năng lượng cơ thể, làm giảm bớt căng thẳng. Nếu bất chợt bạn cảm thấy áp lực, choáng ngợp vì công việc, hãy đi bộ. Điều thần kỳ mà ít người biết được rằng, việc đi bộ giúp cải thiện khả năng sáng tạo; bạn có thể nghĩ ra các phương án, tìm thấy chìa khóa thích hợp để mở cánh cửa giải quyết những khó khăn hoặc hơn thế là tưởng tượng ra một chủ đề sự kiện thật độc đáo trong khi đang đi bộ.

Thực hiện từng bước trong khi đang lên kế hoạch và cũng tiến hành tuần tự như vậy khi vào giai đoạn triển khai sự kiện. Mặc khác, trang phục thoải mái, dễ vận động cũng có thể giúp giảm bớt căng thẳng. Vì vậy, hãy chọn giày và quần áo thật thoải mái nhưng vẫn lịch sự và chuyên nghiệp. Đôi giày ôm chặt chân hoặc một chiếc áo khoác bó sát cơ thể sẽ khiến việc thực hiện sự kiện suốt một ngày trở thành một “ám ảnh”.

Bên cạnh đó hãy lưu ý về các tư thế của bạn. Tùy vào thể trạng cơ thể của mỗi người mà căng thẳng sẽ ảnh hưởng ở các vị trí khác nhau, nhưng đa phần sẽ là ở vai, căng cổ và đau nhức lưng. Tích trữ áp lực ở bất kỳ bộ phận nào của cơ thể cũng có thể góp phần gây ra cảm giác căng thẳng. Hãy thả lỏng bằng cách: hít thở, kéo căng và giải phóng năng lượng tiêu cực gây ra sự căng thẳng đó.

6. Tập trung vào điểm mạnh hơn là điểm yếu

Với những thành viên tận tụy, chuyên nghiệp trong nhóm thì không có lý do gì để bạn phải thực hiện một mình. Công việc vào giờ hành chính và lặp đi lặp lại hàng ngày sẽ khiến bạn hài lòng khi bạn được làm việc mà bạn thấy dễ chịu.

Bạn thích việc phân tích những con số nhưng lại thấy khó khăn với các công việc truyền thông đúng không? Nếu như vậy, hãy làm những việc liên quan đến con số, các bảng tính còn những vấn đề liên quan đến trực tuyến hãy để các chuyên gia truyền thông mạng xã hội xử lý. Hãy để mỗi thành viên trong nhóm làm đúng sở trường của mình để họ phát huy hết được khả năng một cách thoải mái hơn, cân bằng được giữa công việc và cuộc sống.

7. Cho một khoảng thời gian đệm giữa các nhiệm vụ

Khi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo mà không có chút thời gian để thở sẽ góp phần khiến bạn dễ mắc nguy cơ kiệt sức. Không có thời gian để giải tỏa tâm trí của bạn giữa các nhiệm vụ sẽ làm căng thẳng tăng lên và năng suất làm việc giảm xuống.

Chỉ với năm phút giải lao “nói không với công việc” cũng có thể giúp bạn bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo với tinh thần sáng suốt và luôn trong tâm thế sẵn sàng. Bên cạnh đó, đi bộ một quãng ngắn, quan sát thế giới bên ngoài, thưởng thức những món ăn vặt lành mạnh hoặc dành vài phút hít thở sâu để giảm bớt cảm giác vội vã trong chuỗi ngày quay cuồng với các nhiệm vụ.

Khi có thể, hãy đến thật sớm hoặc ở lại muộn hơn tại các sự kiện. Điều này không chỉ cho bạn thêm một chút thời gian để chuẩn bị công việc thật tốt mà còn có thêm cơ hội để khảo sát tỉ mỉ địa điểm và tận hưởng “không gian sân nhà” sau khi sự kiện đã kết thúc.

Các nhà Tổ chức sự kiện là những người đa nhiệm, nhưng sự hối hả có thể trở nên quá sức đối với bất kỳ ai. Làm theo một số hoặc tất cả các mẹo trên đây và bạn sẽ sớm nhận thấy những cải thiện về sức khỏe thể chất lẫn tinh thần, cũng như sự tập trung và năng suất của bạn trong công việc.

Biên dịch: Loan Lê

Nguồn: socialtable