Khi đến tham dự sự kiện, khách hàng luôn mong muốn sẽ được trải nghiệm nhiều điều thú vị hoặc bổ ích. Vậy những nhà tổ chức sự kiện phải xây dựng sự kiện như thế nào để đáp ứng được kỳ vọng đó? Dưới đây là 5 lý do cần tránh để quá trình thực hiện sự kiện tốt hơn và không làm “mất lòng” khách tham dự của bạn.



1. Không xác định được khách hàng mục tiêu

Trước tiên hãy khai thác tình huống sau. Bạn là ban tổ chức của sự kiện ra mắt một phần mềm quản trị. Sự kiện diễn ra vô cùng tốt đẹp và có rất nhiều khách hàng tham dự. Tuy nhiên, tất cả đều là sinh viên hoặc các trưởng phòng nhỏ, và chỉ có duy nhất một giám đốc marketing có mặt tại chương trình. Vậy vấn đề ở đây là gì? Ngay từ đầu, khách hàng mục tiêu mà sự kiện cần hướng tới là các quản lý cấp cao, người có khả năng đưa ra quyết định sử dụng phần mềm quản trị cho doanh nghiệp, chứ không phải là những sinh viên hay các nhân viên không nắm quyền điều hành. 

Không xác định được mục tiêu, tương tự với việc bạn đang mò mẫm tìm đường đi trong bóng tối. Do đó, đối với mỗi sự kiện, trước tiên ban tổ chức phải nắm chắc được đối tượng khách hàng cần hướng đến. 

Giải pháp: Hiểu khách hàng của bạn

Tạo ra một bức tranh tổng thể về khách hàng mục tiêu. Bằng cách này, bạn sẽ hình dung được chi tiết về khách hàng tham gia trong sự kiện. Hãy chú ý các đặc điểm cơ bản như sau:

• Độ tuổi đối tượng hướng đến là người trung niên hay người trẻ tuổi, là Gen Z hay Gen Y…
• Giới tính: Khách hàng chủ yếu là nam hay nữ
• Mức thu nhập hoặc công việc chính: Đặc điểm này sẽ ảnh hưởng đến mức độ trang trọng của sự kiện.
• Một vài đặc điểm khác như nơi sinh sống, sở thích…
• Tiến hành một số nghiên cứu. Để hiểu rõ hơn về hành vi, đặc điểm của khách hàng mục tiêu, bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu như:
• Tạo khảo sát thông qua website, phần mềm hoặc bảng câu hỏi trực tiếp.
• Thực hiện phỏng vấn ở những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu như trade show, sự kiện ra mắt sản phẩm…, đồng thời hỏi một vài thông tin liên quan đến sự kiện và mong muốn của khách hàng.
• Nghiên cứu một vài nhóm người cụ thể phù hợp với định hướng sự kiện.
• Tìm hiểu thông tin chi tiết thông qua các dữ liệu đã có từ trước.

2. Không tìm hiểu lý do tham dự sự kiện của khách hàng

Sau khi có được những thông tin cần thiết về insight của khách hàng, câu hỏi tiếp theo cần giải quyết là : “Sự kiện của bạn mang lại cho khách hàng lợi ích gì?” và “Vì sao họ phải dành thời gian để tham gia sự kiện này?”

Đây là vấn đề cốt lõi mà các event planner cần phải chú ý. Thực tế, trong thời đại ngày nay, điều khách hàng mong muốn là sự trải nghiệm, chứ không chỉ đơn thuần là hàng hóa và dịch vụ. Một khảo sát về lý do tham gia sự kiện thực hiện trên 8992 người đã cho ra kết quả như sau:

• 92% người tham gia để học hỏi.
• 78% người tham gia do địa điểm phù hợp.
• 76% người muốn tìm kiếm cơ hội giao lưu và kết nối.

Các dữ liệu trên chính là cơ sở quan trọng để event planner có thể nắm được mong muốn khách hàng, tạo ra một sự kiện phù hợp và đáp ứng được thị hiếu của mỗi cá nhân tham dự.

3. Truyền thông MXH chưa có sức ảnh hưởng với công chúng

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, có đến 67% Gen Y và 66% Gen X cảm thấy hứng thú với sự kiện được quảng bá trên mạng xã hội. Do đó, có thể nói, đây chính là phương tiện truyền thông hiệu quả và nhanh chóng nhất. Một nhà tổ chức sự kiện thông minh sẽ không bao giờ đánh giá thấp sức mạnh truyền thông của mạng xã hội. 

Hãy ví dụ bằng tình huống sau đây. Một sự kiện dành cho doanh nghiệp của Google đã được tổ chức tại Anh để bàn luận về chủ đề bảo mật thông tin và an ninh mạng. Với danh tiếng của Google, chắc hẳn ai cũng tin rằng sự kiện này sẽ thu hút đông đảo người tham dự. Nhưng thực tế thì không như vậy: chỉ có 18 người đến tham dự và lắng nghe các bài thuyết trình từ Google. Lý do chính là vì sự kiện đã không thực hiện công tác truyền thông, dẫn đến việc số lượng người biết đến sự kiện vô cùng ít ỏi.

Do đó, chúng ta đừng nên chủ quan mà hãy lên kế hoạch quảng bá sự kiện, đặc biệt là trên các trang mạng xã hội. Song song với đó, hãy lựa chọn nội dung phù hợp để truyền tải, tránh sử dụng các thông điệp sáo rỗng và gây nên tác dụng ngược.

4. Thiếu sự độc đáo

Sáng tạo chính là chìa khóa mang đến sự thành công khi tổ chức sự kiện, vì vậy xây dựng các ý tưởng độc đáo chưa bao giờ là công việc dễ dàng. Trong lĩnh vực này, sức sáng tạo chính là nền tảng quan trọng để giúp bạn cạnh tranh với người khác. Tuy nhiên, sáng tạo không chỉ là tạo ra một cái mới hoàn toàn. Tính độc đáo đôi khi còn thể hiện ở việc xây dựng, làm mới những ý tưởng cũ, cũng như cách bạn lập kế hoạch và tạo chủ đề cho sự kiện.

Nếu bạn muốn tạo nên các ý tưởng độc đáo, hãy thử thực hiện các cách sau đây.

• Chọn chủ đề mới lạ cho sự kiện.
• Brainstorm ý tưởng từ nguồn cảm hứng xung quanh bạn. Tham khảo thêm từ các event có điểm tương đồng, website, diễn đàn, blog về sự kiện.
• Sử dụng công nghệ để mang lại nhiều trải nghiệm hơn khách hàng.

     Ảnh: Sân khấu Oscar 2019

Ngày nay, có rất nhiều thiết bị công nghệ có thể sử dụng trong sự kiện như các loại thực tế ảo (VR, AR, MR, XR), mapping hay hologram. Việc sử dụng thiết bị công nghệ cao sẽ tạo ấn tượng tốt và gia tăng sự hứng thú cho các khách hàng đến tham dự.  

Kịch bản chương trình khác biệt.

Phá bỏ đi những kịch bản quen thuộc thêm thắt các yếu tố mới mẻ để xây dựng một kịch bản chương trình gây được nhiều bất ngờ, khó đoán sẽ làm chương trình của bạn lôi cuốn và thú vị hơn và giúp người tham dự ghi nhớ lâu hơn về chương trình của bạn. 

5. Bỏ qua định luật Murphy

Định luật Murphy cho rằng: “Nếu có một điều xấu có thể xảy ra, nó sẽ xảy ra.” (If there are two or more ways to do something, and one of those ways can result in a catastrophe, then someone will do it). Có thể tạm hiểu là: mọi việc trên đời này đều sẽ có rủi ro. Và tất nhiên các sự kiện cũng vậy. Vì thế, chúng ta phải luôn đánh giá, lường tính trước những tình huống ngoài ý muốn, để lên kế hoạch dự phòng kịp thời và hợp lý. Một vài rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện như:

• Thời tiết: Thời tiết ngoài ý muốn luôn là ác mộng của đa số người làm sự kiện. Trong điều kiện xấu nhất, nếu phải hủy hay thay đổi địa điểm tổ chức, cần ngay lập tức thông báo cho người tham dự và thực hiện kế hoạch dự phòng.
• Sử dụng nền tảng bán vé trực tuyến: Phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí khi có trường hợp xấu xảy ra.
• Sự kiện đông người hơn dự kiến: Để tránh tình trạng “ong vỡ tổ”, ban tổ chức cần phải sắp xếp nhân sự quản lý và hướng dẫn lối di chuyển cho khách hàng. Nếu dự tính số lượng người tham dự quá tải, nên suy xét kế hoạch giới hạn vé hoặc chuyển sang địa điểm khác có sức chứa lớn hơn.
• Không có khách tham gia: Đây là kịch bản xấu nhất có thể xảy ra, đặc biệt là với sự kiện có chủ đề “kén” khách hàng. Vì thế, trước đó ban tổ chức cần phải theo dõi sát sao quá trình mua bán vé, sử dụng các công cụ bán vé online để điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng nhất.

Kết luận

Một chương trình thành công không thể hiện qua số lượng người tham dự, tuy nhiên, đó vẫn là một nền tảng thiết yếu để duy trì “sức sống” của sự kiện. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tìm ra khuyết điểm trong sự kiện của mình và tạo nên một chương trình thành công nhất có thể!

Mỹ Nguyên

Nguồn: Backstage.VN