Sự xuất hiện của đại dịch COVID-19, đã làm thay đổi và phát sinh thêm nhiều vấn đề nan giải trong việc tổ chức và quản lý sự kiện. Vì vậy, để công việc có thể được vận hành trơn tru, người làm sự kiện cần nhận thức và thích ứng được các rủi ro tiềm ẩn. Đồng thời, chúng ta cần lập ra các kế hoạch dự phòng giúp xoay chuyển tình thế một cách nhanh chóng trước vô số thách thức và trở ngại không lường trước được để đảm bảo được kết quả của sự kiện.

Dưới đây, là 5 sự cố hàng đầu có thể xảy ra trong quá trình tổ chức tại sự kiện và một một số đề xuất khắc phục có thể thực hiện để đưa quá trình tổ chức trở lại đúng hướng.

 1. Nghệ sĩ/ khách mời của bạn không thể đến tham dự

Trong trường hợp không may, nghệ sĩ hoặc người tham gia biểu diễn chương trình của bạn có phải thực hiện cách ly nên không thể tham dự theo như kế hoạch ban đầu. Ekip tổ chức trở nên căng thẳng và không biết phải thông báo như thế nào cho khán giả của bạn. Vì vậy, chúng ta cần bắt đầu trấn an khán giả và kiểm soát thiệt hại như thế nào?

Giải pháp: chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng

Các Agency Event chuyên nghiệp sẽ không bao giờ để mình bị ‘đánh úp’, họ sẽ luôn chuẩn bị sẵn những phương án dự phòng. Sau khi chốt danh sách người nghệ sĩ chính, ekip tổ chức event sẽ tìm kiếm và chuẩn bị một số nhân vật để dự phòng cho các trường hợp không may có thể xảy ra.

Ngoài ra, trong quá trình soạn thảo hợp đồng, bạn nên chèn một điều khoản quy định rằng những người đồng ý tham gia nên thông báo ít nhất từ 48 đến 24 giờ về việc hủy bỏ tham dự cùng các vấn đề pháp lý đi kèm khác cho quyết định hủy bỏ này. 



(Ảnh: sưu tầm)

2. Người tham gia ít tương tác

Số lượng người tham gia ít hơn mong đợi vào ngày diễn ra sự kiện là một vấn đề lớn. Đặc biệt là sau quá trình dài bạn bỏ công sức chuẩn bị và ngân sách tổ chức sẽ trở thành một đòn ‘chí mạng’ cho cả ekip sản xuất. Trường hợp này, thường phổ biến tại các sự kiện trực tuyến hoặc miễn phí, nơi rào cản gia nhập thấp. Vì khán giả không phải thực hiện bất kỳ hình thức đầu tư tài chính nào, họ có thể quên lãng hoặc bị xao nhãng và không có động lực để tham dự. Vì vậy, để an toàn luôn giả định tỷ lệ bỏ cuộc là 20% khi bán vé. Nhưng với sự kiện trực tuyến làm thế nào bạn có thể tránh được một căn phòng trống hoặc không giao tiếp.

Giải pháp: giữ giao tiếp với khách tham dự

Đối với những sự kiện nhỏ, số lượng người tham dự không quá đông, bạn nên gửi email nhắc nhở vào tuần, ngày và giờ trước khi sự kiện của bạn diễn ra. Bằng cách này, bạn có thể nhắc nhở người tham dự về thời gian diễn ra sự kiện và tất cả các chi tiết quan trọng để tránh khán giả quên. Cách này, cũng giúp bạn biết được nếu họ không thể đến. Sau đó, bạn có thể tiếp tục bán vé nhiều hơn hoặc tham khảo danh sách người mong muốn tham dự trước đó.

Ngoài ra, Bạn cũng có thể cân nhắc việc tính một khoản phí nhỏ cho vé để khuyến khích sự tham dự và quyên góp số tiền thu được cho tổ chức từ thiện hoặc góp ích xây dựng cộng đồng.

Sưu tầm: College-Club uses of the Faber/Univate Virtual Event Studio

3. Sự cố về kỹ thuật

Các sự cố về công nghệ cần được kiểm tra nghiêm ngặt để chắc rằng sự kiện của bạn diễn ra hoàn hảo. Lấy ví dụ, giữa bài phát biểu quan trọng một đại diện, internet gặp phải trục trặc và ngắt kết nối hay việc khán giả không thể truy cập vào sự kiện hoặc tín hiệu phát sóng chập chờn khiến họ không thể thực hiện các tương tác. Tại các sự kiện trực tiếp, khi âm thanh hoặc ánh sáng bị trục trặc và phá hỏng tiết mục biểu diễn trên sân khấu, tất cả những điều trên mang đến nhiều tổn thất!

            (Ảnh: sưu tầm)

Giải pháp: kiểm tra, kiểm tra, và lại kiểm tra!

Càng giảm ít việc xảy ra rủi ro thì càng tốt. Nếu có thể, hãy thuê một kỹ thuật viên chuyên nghiệp, người có thể đảm bảo tất cả các thiết bị cần thiết được hoàn thiện và hoạt động tốt trong ngày sự kiện diễn ra. Thử mọi thứ nhiều lần, để đảm bảo rằng người đảm nhiệm phụ trách các thiết bị quen thuộc với chúng nhất có thể. 

Bạn nên tải xuống tất cả bản trình bày hoặc tài liệu nào được ghi sẵn để không phụ thuộc vào tốc độ internet để phát chúng. Chuẩn bị các bảng in giấy như: hướng dẫn sử dụng, kịch bản chi tiết về điều phối các thiết bị kỹ thuật, sơ đồ vị trí lắp đặt để kiểm tra độ tương thích và giữ cho mọi thiết bị chạy đúng như kế hoạch của chương trình...

Trước ngày diễn ra sự kiện chính thức, ban tổ chức của chương trình cần tổ chức một buổi rehearsal tổng thể. Trong buổi này, cả ekip sẽ vận hành như ngày diễn ra chính thức để có thể nắm rõ và kiểm tra sự kiện của bạn đã sẵn sàng diễn ra. Với sự kiện trực tiếp, cần chú trọng vào phần kiểm tra tất cả góc máy, ATAS, tất cả các thiết bị được sử dụng, ảnh sáng,... Kiểm tra lặp đi lặp lại sẽ giúp bạn loại bỏ những trục trặc kỹ thuật phức tạp.

4. Quyền riêng tư và bảo mật

Các sự kiện trực tuyến thường diễn ra dựa trên một nền tảng công nghệ nhất định. Ví dụ như: Livestream thông qua Facebook, phát trực tiếp trên Youtube hay các sự kiện quy mô lớn sẽ có Website riêng. Lúc này, các sự kiện online sẽ phát sinh thêm các vấn đề về lỗ hổng bảo mật liên quan đến công nghệ có thể làm rò rỉ dữ liệu của khách hàng. Thông tin của khách hàng có thể đánh cắp thông tin của khách hàng và thực hiện các yêu cầu gây ảnh hưởng xấu đến đơn vị của bạn và khách hàng.

(Ảnh: sưu tầm)

Giải pháp: Kiểm soát và theo dõi liên tục

Đơn vị tổ chức sự kiện nên soạn thảo và thông báo trước về các điều khoản, điều kiện và quy tắc ứng xử trong quá trình tham dự sự kiện. Chuẩn bị một đến hai nhân viên IT để sẵn sàng xử lý khi xuất hiện dấu hiệu bị xâm nhập trái phép vào dữ liệu. Áp dụng các giải pháp như: Sử dụng trình quản lý mật khẩu, cài đặt bảo mật hai lớp cho khách hàng, kiểm soát và theo dõi dữ liệu liên tục.

Sự chuẩn bị tốt sẽ là chìa khóa thành công của sự kiện

Chuẩn bị là chìa khóa tốt nhất để quản lý một sự kiện thành công. Khi nói đến các sự kiện có kết quả không tốt thì quá trình chuẩn bị là yếu tố cần phải được cải thiện đầu tiên. Việc lập kế hoạch thiếu tính toán, không chuẩn bị các kế hoạch dự phòng chu đáo sẽ đưa sự kiện bạn vào “ngõ cụt”.

Vì vậy, quá trình lập kế hoạch cho sự kiện là rất quan trọng. Bằng cách tham khảo và ứng dụng 5 vấn đề và giải pháp tổ chức sự kiện ở trên, bạn hoàn toàn có thể giảm thiểu rủi ro đáng kể cho những chương trình sắp tới. Hãy nhớ rằng, chúng ta không bao giờ có thể kiểm soát mọi khả năng, nhưng kế hoạch dự phòng sẽ giúp chúng ta bình tĩnh hơn, chuẩn bị tốt hơn và sẵn sàng giải quyết bất cứ điều gì diễn để hoàn thành tốt đẹp sự kiện.

Ảnh: Hybrid Events

Mỹ Nguyên

Nguồn: Eventbrite