Nhà tài trợ sự kiện là một phần phụ lục trong tổ chức sự kiện nhưng lại vô cùng quan trọng. Những nhà tài trợ sự kiện, họ mang lại nhiều lợi ích cho sự kiện hơn là chỉ có thêm nguồn tài chính. Khi bạn tìm ra nhà tài trợ phù hợp với chương trình, bạn có thể tiếp thị sự kiện của mình cho nhiều đối tượng hơn và truy cập vào mạng lưới công chúng của nhà tài trợ để truyền thông thu hút những khách tham gia sự kiện tốt hơn.



Vì vậy, hãy đảm bảo bạn đã xây dựng một chiến lược tài trợ hiệu quả để thu hút mối quan hệ win-win này. Dưới đây là 4 cách để các nhà tài trợ được hưởng tối đa quyền lợi và bị thu hút bởi những đề xuất tài trợ từ sự kiện của bạn.

1. Highlight nhà tài trợ trong hồ sơ tài trợ

Nhà tài trợ của bạn cần phải xuất hiện trong tất cả các hồ sơ, tài liệu truyền thông của bạn, bao gồm cả tài liệu kỹ thuật số và tài liệu in. Xem xét các mức ngân sách mà nhà tài trợ ủng hộ chương trình của bạn và đưa họ vào banner sự kiện hoặc hình ảnh truyền thông xã hội. Đa phần, các sự kiện sẽ chọn để tất cả logo nhà tài trợ lên cùng với POSM, các social post trong suốt thời gian truyền thông cho sự kiện theo gói tài trợ ưu tiên từ đồng, bạc, vàng, kim cương. Những điều này cũng nên được ghi rõ trong hồ sơ tài trợ trong giai đoạn xin tài trợ để các nhà tài trợ cảm thấy bạn thật sự quan tâm tới những quyền lợi cơ bản của họ.

Sự đóng góp tài chính của nhà tài trợ giúp bạn lập kế hoạch và thực hiện sự kiện của mình. Vì vậy, bạn và ekip của bạn cần đảm bảo trả quyền lợi nhà tài trợ một cách đầy đủ. Hãy đề xuất thêm các khu vực có điểm nhấn riêng của nhà tài trợ bên cạnh các yếu tố cơ bản như xe cà phê di động, photobooth chụp ảnh sáng tạo, biển quảng cáo lớn cho khu vực cổng chào sự kiện, quầy giới thiệu sản phẩm,... Điều này giúp bạn khẳng định tầm quan trọng của mối quan hệ đối tác giữa sự kiện và nhà tài trợ từ đó thiết lập mối quan hệ người tài trợ lâu dài và gắn kết. Việc này sẽ giúp ekip mở rộng ra ngoài các hoạt động và xây dựng được thiện cảm với các tài trợ để họ có thể quan tâm thêm các dự án khác của bạn.

Ảnh: Google Image

2. Quảng cáo chéo trên phương tiện truyền thông xã hội

Nhờ vào mạng xã hội, việc quảng bá sự kiện và hỗ trợ quyền lợi nhà tài trợ của bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Việc truyền thông trên mạng không chỉ giúp tăng độ phủ sóng thương hiệu của nhà tài trợ mà còn tăng lượng khách tham dự nhờ vào lượng khách hàng của các nhà tài trợ đó. 

Quảng cáo chéo trên mạng xã hội cho phép bạn giới thiệu sự kiện của mình và các sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà tài trợ cùng cấp cùng một lúc. Điều này có thể xảy ra trước, trong và thậm chí sau sự kiện của bạn. Hãy dành chút thời gian để trao đổi với nhà tài trợ của bạn để đưa ra một chiến dịch truyền thông xã hội chu đáo cho đôi bên. Ví dụ như, các bài PR trực tiếp về thông tin nhà tài trợ hay các bài PR gián tiếp trong các bài truyền thông sự kiện,..

Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng mạng xã hội để làm lợi thế của mình, hãy kiểm tra và chắc rằng các bài đăng của bạn được chia sẻ trên cả trang web của bạn và trang của nhà tài trợ để mở rộng phạm vi tiếp cận sự kiện của bạn. Nên tạo ra các hashtag #eventname #branding,... cho các bài đăng sự kiện để cả bạn và các nhà tài trợ của bạn có thể sử dụng thẻ này trên các kênh truyền thông xã hội của bạn. Ngoài ra, có thể tổ chức các cuộc thi, minigame,... và lấy quà tặng là vé tham dự sự kiện để tạo tiếng vang thu hút người tham dự.

3. Giới thiệu nhà tài trợ của bạn tại sự kiện

Đừng để nhà tài trợ của bạn là người hỗ trợ bị quên lãng trong sự kiện của bạn. Bạn cũng có thể kết hợp thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của họ vào sự kiện của mình. Sephora đã làm rất tốt trong việc làm nổi bật các nhà tài trợ thương hiệu tại các sự kiện ảo của họ. Trong khi những người tham dự sự kiện có thể theo dõi hội thảo trên web của Sephora để tìm hiểu cách cải thiện chế độ chăm sóc da và các phương thức làm đẹp, họ cũng được giới thiệu các sản phẩm từ các nhà tài trợ của sự kiện.

Một chiến lược để thu hút nhà tài trợ là tạo ra cơ hội giới thiệu các sản phẩm của họ như cung cấp túi goodie hoặc tài trợ quà. Đối với các sự kiện trực tuyến có thể đề xuất các sản phẩm mẫu thử, hàng mẫu của nhà tài trợ có thể được gói vào các hộp quà để gửi đến địa chỉ của người tham dự. Với các sự kiện trực tiếp, việc tặng sản phẩm cho khách hàng sẽ đơn giản và tiện lợi hơn nhiều. Bạn và ekip tổ chức có thể xem xét việc thiết lập một gian hàng có hình ảnh của nhà tài trợ để những người tham dự sự kiện có thể nhận các mặt hàng từ các nhà tài trợ của bạn. Ngoài ra, Bạn cũng có thể đề xuất việc hỗ trợ truyền thông hoặc hợp tác để tạo ra các chương trình khuyến mãi, voucher, coupon sản phẩm trên các sàn điện của nhà tài trợ.

Ảnh: sưu tầm

4. Ghép tài trợ với một cái tên có ảnh hưởng trong lĩnh vực (KOLs)

Hãy xem xét nội dung chương trình sự kiện của bạn với các đặc điểm tương đồng phía nhãn hàng tài trợ từ đó đề xuất việc có thể kết hợp với các người nổi tiếng, diễn giả, KOLs hoặc thậm chí là gương mặt thương hiệu sẵn có của nhãn trong lĩnh vực mà cả hai đang hướng đến để tổ chức các chương trình truyền thông tăng tương tác. Ví dụ, các trường học về nhiếp ảnh thường xuyên tổ chức các sự kiện về nhiếp ảnh âm nhạc, được tài trợ bởi và được dẫn dắt bởi các nhiếp ảnh gia nổi tiếng. Nếu chương trình của bạn có hợp tác với nghệ sĩ có thể đề xuất thêm việc cung cấp sản phẩm nhà tài trợ cho nghệ sĩ và nhận lại các chia sẻ, hình ảnh trên mạng xã hội sẽ làm tăng độ nhận diện cho nhà tài trợ và sự kiện của bạn.

Các nhà tài trợ thậm chí có thể giúp bạn xem xét và lựa chọn ra một gương mặt đại diện phù hợp cho cả hai bên. Họ có thể đã có một số mối quan hệ với các chuyên gia trong ngành hoặc những người có ảnh hưởng, những người có thể tăng giá trị cho sự kiện của bạn và quảng bá thương hiệu của họ cùng một lúc.

Cuối cùng, phần quan trọng nhất của việc giữ cho các nhà tài trợ hài lòng là đảm bảo lợi ích của việc trở thành nhà tài trợ cho một sự kiện là rõ ràng. Hãy lập một hồ sơ và xác nhận nó với các nhà tài trợ của bạn, đừng ký kết bằng giao tiếp lời nói nhé! Bằng cách đó, đôi bên đều sẽ có trách nhiệm và cố gắng tạo độ thu hút cho sự kiện. 

Kết luận

4 lưu ý marketing ở trên sẽ giúp bạn và sự kiện của bạn có nhiều khả năng tìm thấy các nhà tài trợ sẵn sàng tài trợ dễ dàng hơn. Ngoài ra, nếu bạn trả các quyền lợi tài trợ đúng hạn và độ chỉnh chu cao chắc chắn bạn sẽ tạo ra thiện cảm và thu hút nhiều nhà tài trợ cũ quay lại hoặc nhà tại trợ mới quan tâm hơn đến sự kiện tiếp theo của bạn.

Mỹ Nguyên 

Nguồn: Eventbrite