Những người làm sự kiện luôn mong muốn mang lại một sự kiện thật sự hoàn hảo và tốt nhất cho khách hàng. Họ luôn phải cân bằng các yếu tố giữa thực tế & lý thuyết để đạt được thành công. Nhưng trong cuộc sống, sự hoàn mỹ tuyệt đối là điều rất khó để thực hiện. Vậy làm sao để tổ chức những sự kiện tốt nhất, những yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến một sự kiện. Hãy tìm hiểu xem 3 yếu tố giúp cho sự kiện trở nên hoàn hảo hơn.

1. Kế hoạch chiến lược

Khi nói đến chiến lược sự kiện, bạn cần có sự hiểu biết nhất định về các xu hướng sự kinh doanh đang diễn ra trên toàn thế giới cũng như môi trường của ngành tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, để tạo ra kế hoạch hoàn chỉnh cho sự kiện thì cần có sự đóng góp của nhiều ý kiến, ý tưởng các thành viên trong team bạn. Có thể hiểu, khi bạn nắm rõ về vai trò của các nhân sự và quản lý ngân sách một cách hợp lý thì việc sắp đặt và kết hợp chúng như thế nào trong sự kiện sẽ trở nên tốt hơn. 

Khi bạn là một nhà chiến lược sự kiện, bạn cần thật sự hiểu rõ về những kế hoạch mục tiêu, những hoạch định để phát triển sự kiện. Ngoài ra, nếu bạn không hiểu và bao quát được vấn đề sẽ dễ dẫn đến việc các ý tưởng trở nên lan man và sáo rỗng. Vì vậy, việc hiểu rõ về chủ đề của sự kiện là gì và nhân tố con người là điều quan trọng nhất khi lập kế hoạch chiến lược. Nắm rõ nhân sự, thấu hiểu vấn đề, rằng mỗi người một sẽ nắm giữ những vai trò riêng khác nhau. Từ đó nhân viên sẽ cảm thấy có thêm tinh thần cố gắng vì mục tiêu chung của sự kiện và cùng nhau tạo nên một sự kiện hoàn hảo.

2. Thiết kế proposal

Các bản thiết kế, kịch bản, concopt,... đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chiến lược sự kiện. Proposal là một phương thức trình bày công phu, tỉ mỉ gồm luôn thiết kế, kịch bản, flow để thu hút đối tượng khách hàng hay người đầu tư. Khi tạo proposal, cần chọn một concept ấn tượng, từ hình ảnh, nội dung, video phải được thực hiện theo một đề tài đặt ra từ ban đầu và tạo nên một kịch bản hoàn chỉnh. Proposal cần được kết hợp chặt chẽ các ý tưởng với điều kiện thực tế, các yếu tố xoay quanh sự kiện. Vì vậy, những mối quan hệ về dàn dựng, thiết kế chiến lược, triển khai kế hoạch,  chi tiết thật sự mang tính quyết định khi concept, ý tưởng & cách áp dụng ý tưởng vào tất cả các touch points trong sự kiện 

3. Triển khai sự kiện

Sau khi tập hợp tất cả các yếu tố xung quanh sự kiện như kế hoạch, ngân sách và thiết kế thì bạn bắt tay vào các phương án thực hiện và triển khai các ý tưởng ấy vào sự kiện sắp diễn ra với sân khấu, âm thanh và ánh sáng, các màn trình diễn,…

Khi triển khai sự kiện đồng nghĩa với việc bạn phải, đảm bảo các bố trí sắp xếp, thực hiện tất cả các kế hoạch mà nhóm thiết kế đã đặt ra và hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra. Trong quá trình diễn ra sự kiện việc quản lý sân khấu là điều vô cùng cần thiết, việc này giúp bạn kịp thời xử lý các sự cố hay vấn đề phát sinh, góp phần bảo đảm cho tính hoàn chỉnh của một sự kiện.

Kết hợp tất cả yếu tố để tạo nên một sự kiện hoàn hảo

Khi triển khai kế sự kiện sẽ xảy ra vấn đề giữa việc thực hiện và ý tưởng chiến lược, lúc này các nhà chiến lược sẽ thể hiện khả năng giải quyết vấn đề, hiểu kế hoạch thực hiện & phương án triển khai và đưa ra phương án phù hợp hơn. Khách hàng sẽ là người tiếp nhận những dữ liệu từ bạn và chi ngân sách cho các hàng mục đó, đến cuối cùng là mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người đến tham gia sự kiện. Những khó khăn khi triển khai sự kiện sẽ giúp tạo nên chuyên gia sự kiện tuyệt vời và một sự kiện hoàn hảo.

Sau tất cả, điều mà bạn cần làm là báo giá thiết kế và đưa ra chiến lược riêng thể hiện giá trị của công ty bạn. Từ đó khách hàng sẽ thấy được điểm mạnh và những lợi ích mà bạn mang lại cho sự kiện của họ. Thiết kế và sự sáng tạo là yếu tố đặt ra hàng đầu trong tất cả các sự kiện. Và đó là câu trả lời cho câu hỏi: Làm thế nào để tất cả mọi thứ được kết hợp với nhau để tạo ra một kết quả sự kiện hoàn hảo?

Biên dịch: Min Chi

Nguồn: Endless Event