Nếu bạn đang cân nhắc tổ chức một sự kiện thể thao, hãy tham khảo 12 lời khuyên dưới đây để thực hiện kế hoạch một cách hoàn chỉnh nhất.



1. Bắt đầu bằng cách xác định mục đích chương trình

Mục đích tổ chức là nền tảng của mọi chương trình. Hãy xác định quy mô và đối tượng mà bạn hướng tới. Ví dụ, nếu sự kiện của bạn là chương trình thể thao mang tính chất từ thiện, bạn cần phải tìm kiếm một người nổi tiếng làm gương mặt đại diện, cũng như hợp tác với nhà tài trợ và tổ chức từ thiện phù hợp. Nhưng nếu bạn chỉ tổ chức một giải đấu nhỏ, bạn sẽ không cần phải quan tâm quá nhiều đến những yếu tố trên.

Khi đã xác định được mục đích, bạn hãy bắt đầu lên kế hoạch và kịch bản chương trình sao cho phù hợp nhất với mục đích đó. Đây sẽ là một yếu tố quan trọng tác động đến mức độ thành công của sự kiện.

2. Liệt kê tất cả các hạng mục cần thiết 

Bảng hướng dẫn, nhà vệ sinh di động, trang phục, v.v là những thứ không thể thiếu trong một chương trình thể thao. Việc lập trước danh sách những yếu tố cần thiết sẽ giúp đội ngũ hậu cần dễ dàng chuẩn bị và bố trí xử lý. Đây còn là cách hữu ích để bạn quản lý ngân sách sự kiện. 

Một vài dụng cụ cần cân nhắc cho chương trình thể thao như sau: bảng hướng dẫn, áo thun hoặc trang phục sự kiện, dụng cụ thể thao, phí khu liên hợp thể thao, nhà vệ sinh di động, bảng chỉ dẫn, bảo hiểm sự kiện, hệ thống âm thanh, các vật dụng hậu cần khác

Ngoài ra việc liên hệ và sắp xếp trước một vài vị trí nhân sự tiên quyết cũng rất quan trọng như: trọng tài, nhân viên tạm thời, bảo vệ, nhiếp ảnh gia, phát thanh viên,..

3. Xác định những hạng mục ưu tiên để duy trì ngân sách

Ngân sách sự kiện có giới hạn, do đó, bạn cần phải kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt. Hãy lập danh sách những yếu tố được ưu tiên, sau đó dựa theo đó để chi tiêu ngân sách sao cho phù hợp. Trước khi chi tiền cho một hạng mục nào đó, bạn cần phải xem xét tính quan trọng và cần thiết của nó để đưa ra một khoản tiền tiết kiệm nhất. 

Với mỗi hạng mục, bạn nên đưa ra mức chi tối đa để không lãng phí hay thiếu hụt ngân sách vào phút cuối. Hãy vẽ một bức tranh tổng quát về sự kiện, từ đó, bạn có thể nhìn nhận các hạng mục một cách tổng thể hơn.

Đặc biệt ekip tổ chức của bạn nên tìm kiếm và liên hệ để hợp tác với các nhà tài trợ để có thêm nguồn ngân sách cho chương trình chi trả cho các giải thưởng lớn hoặc có thêm chi phí để đầu tư chất lượng cho chương trình. Tuy nhiên, việc tìm kiếm các các nhà tài trợ chỉ có thể xem là một phương án bổ trợ thêm. Do đó, ban tổ chức sự kiện vẫn phải có các kế hoạch chi tiêu cẩn thận và cụ thể để tránh gặp tình trạng bị phá vỡ ngân sách.

4. Tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt

• Tổ chức ngoài trời

Vào mùa hè, mức độ cạnh tranh giữa các hội thể thao càng tăng cao hơn, khiến cho việc tìm kiếm nơi tổ chức lại trở thành một thách thức lớn. Để tổ chức sự kiện ngoài trời, không chỉ phải chọn được sân vận động thích hợp, bạn cũng cần tính toán cẩn thận về vấn đề thời tiết, cũng như phương thức xử lý của địa điểm đó khi thời tiết đột ngột chuyển xấu đi. 

Ngoài các sân vận động thông thường, bạn cũng có thể xem xét các địa điểm “trống” ngoài trời. Tuy nhiên, điều đó đồng nghĩa với việc đội ngũ tổ chức của bạn phải tốn một khoản chi phí khá lớn cho việc thiết lập các thiết bị và dụng cụ cần thiết để mô phỏng thành không gian đáp ứng đầy đủ yêu cầu của những bộ môn thể thao mà sự kiện của ban tổ chức. 

• Tổ chức trong nhà

Hãy để các địa điểm trong nhà là sự lựa chọn cuối cùng của bạn. Thông thường, các sân vận động kín sẽ không đủ không gian hoạt động và hạn chế các khu liên hợp thể thao, do đó, bạn sẽ khó có thể thực hiện một chương trình thể thao với nhiều bộ môn tích hợp.

Đối với trường hợp này, bạn và ekip tổ chức có thể cân nhắc chia lịch thi đấu ra nhiều ngày mỗi ngày sắp xếp các môn thi khác nhau để có đủ không gian cũng như thời gian để chuẩn bị cho từng bộ môn thi đấu diễn ra tốt nhất.

5. Quầy phục vụ thức ăn, nước uống

Các sự kiện thể thao thường có thời lượng diễn ra khá dài, do đó hãy sắp xếp các quầy ẩm thực, nước uống để phục vụ nhu cầu ăn uống của nhân sự chương trình cũng như khán giả đến xem. Hãy liên lạc hợp tác với các cửa hàng thức ăn, nhãn hàng, nhà tài trợ về F&B đến để tham dự chương trình và dựng các quầy ẩm thực mua bán ở khu vực được sắp xếp sẵn. Đây là một hoạt động có thể giúp chương trình của bạn nhận thêm hỗ trợ kinh phí cũng như làm tăng thêm phần đa dạng trải nghiệm của khán giả khi họ có thể vừa nhâm nhi thức ăn ngon miệng và thưởng thức các màn thi đấu của sự kiện.

6. Kết hợp các phương pháp marketing

Để thu hút được hàng trăm khách hàng đến tham dự chương trình, bạn cần phải có một chiến lược marketing thông minh và hiệu quả. Dưới đây là ba phương tiện mà bạn có thể tận dụng quảng bá sự kiện:

• Đối tác địa phương

Thể thao là một lĩnh vực phổ biến và dễ dàng tiếp cận đến mọi người, do đó, đừng giới hạn đối tượng truyền thông của bạn. Ngoài những người hâm mộ sẵn có, bạn cũng có thể quảng bá chương trình cho bộ phận dân cư ở gần khu vực tổ chức.

Truyền miệng là phương pháp tốt nhất để bạn phát triển một sự kiện qua từng năm. Hãy kết nối với các phương tiện truyền thông và báo chí địa phương nhằm tăng cao độ nhận diện của công chúng về sự kiện. Thông qua ấn phẩm, báo chí và phát thanh tại các trường đại học, sự kiện của bạn cũng sẽ được PR một cách đáng kể. Tuy nhiên, bạn cần phải lưu ý những bài viết và thông báo của địa phương về chương trình, sau đó biên tập chỉnh sửa sao cho phù hợp nhất trước khi phát hành.

• Phương tiện truyền thông xã hội

Những nền tảng mạng xã hội phổ biến như Facebook và Instagram sẽ là một công cụ tuyệt vời để giúp bạn tiếp cận đến khách hàng, đặc biệt là đối tượng công chúng quan tâm đến lĩnh vực thể thao. Những bài đăng và hoạt động đánh mạnh vào tâm lý khách hàng sẽ nhanh chóng thu hút được một số lượng người tham gia nhất định.

• Thư điện tử

Email là một phương tiện quan trọng trong quá trình liên hệ khách hàng. Tuy nhiên, email chỉ phù hợp với những sự kiện được tổ chức thường niên. Với những chương trình này, bạn có thể liên hệ với cộng đồng người tham dự vào các năm trước để giới thiệu, quảng bá và mời họ tham dự sự kiện thể thao sắp tới.

7. Hợp tác và làm việc chặt chẽ với cộng đồng

Nếu chương trình mà bạn tổ chức có quy mô lớn, bạn có thể liên lạc hợp tác với chính quyền địa phương hoặc các trung tâm thể thao trong khu vực. Việc này sẽ giúp bạn quản lý được các vấn đề cộng đồng như tắc đường, tiếng ồn, v.v, cũng như hạn chế khiếu nại từ người dân trong khu vực, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Điểm cộng rất lớn khi hợp tác chặt chẽ với các trung tâm thể thao địa phương là bạn sẽ được hỗ trợ nguồn nhân lực có sẵn chuyên môn về thể thao để hỗ trợ sự kiện của bạn. Ngoài ra, các vấn đề như tìm kiếm địa điểm, truyền thông phù hợp với văn hóa địa phương, nơi cung ứng thực phẩm,... cũng sẽ đơn giản hơn phần nào với những lời khuyên bổ ích từ các tổ chức cộng đồng địa phương này.

8. Tìm kiếm nhà tài trợ

Nhà tài trợ là một yếu tố quan trọng góp một phần đến sự thành công của mọi chương trình. Tuy nhiên, thu hút nhà tài trợ không phải là việc đơn giản. Do, đó, bạn có thể tham khảo một số phương pháp như sau: 

• Tạo mạng lưới quan hệ rộng: Càng tiếp cận với nhiều người, bạn càng dễ tìm kiếm nhà tài trợ phù hợp cho mình hơn.
• Tiếp thị thương hiệu: Cho phép nhà tài trợ có thể tạo dấu ấn thương hiệu tại sự kiện của bạn, thông qua trang phục, thức uống hoặc một hoạt động quảng bá nào đó. 
• Khảo sát các sự kiện tương tự: Liên hệ với nhà tài trợ từ các sự kiện xung quanh để mời họ tài trợ cho chương trình của bạn.

9. Tham khảo ý kiến ​​của chuyên gia pháp lý

Mọi sự kiện luôn có khả năng xảy ra biến cố, đặc biệt là tại một chương trình thể thao. Ví dụ, nếu có một tuyển thủ (hoặc người xem) bị thương và yêu cầu ban tổ chức chịu trách nhiệm, bạn sẽ khó có thể tự mình giải quyết sao cho thỏa đáng nhất. Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn hãy liên hệ và tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để hiểu rõ và lường trước được các sự cố pháp lý và đưa ra giải pháp dự trù trước cho sự kiện như nội quy hay thông báo cho khách tham dự chẳng hạn để sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

10. Tìm kiếm sự giúp đỡ từ các tình nguyện viên

Chi phí cho hạng mục nhân sự chiếm một phần khá lớn trong ngân sách. Do đó, để tiết kiệm hơn, bạn có thể nhận sự giúp đỡ từ các tình nguyện viên có hứng thú với chương trình. Có thể nói, tình nguyện viên là một nhà tài trợ đặc biệt, vì họ giúp tiết kiệm một phần chi phí cho chương trình mà vẫn đảm bảo nhân lực cần thiết cho sự kiện. Ở các sự kiện, tình nguyện viên sẽ nhận được một phần kinh phí hỗ trợ như lời cảm ơn của Ban Tổ chức sự kiện với sự giúp đỡ của họ cho chương trình.

11. Tuyển dụng các trọng tài chuyên nghiệp

Tuy bạn có thể tận dụng tình nguyện viên làm trọng tài để tiết kiệm chi phí, những điều này sẽ có khả năng gây ra những vấn đề phức tạp trong sự kiện. Những trọng tài không chuyên nghiệp sẽ khiến người tham dự bất mãn, cho rằng họ đưa ra những phán đoán thiếu chính xác, công bằng. Do đó, tốt nhất bạn nên liên lạc và thuê một đội ngũ trọng tài chuyên nghiệp để đảm bảo về yếu tố chuyên môn cho sự kiện.

12. Tạo ra một sơ đồ tổng quan tại chương trình

Các sự kiện thể thao thường được tổ chức tại một không gian rộng lớn và phải sử dụng nhiều khu vực khác nhau, do đó, việc lập sơ đồ chương trình là một yêu cầu vô cùng cần thiết và quan trọng.

Sơ đồ địa điểm sẽ giúp sự kiện có thể giữ được trật tự nhất định, cũng như quản lý luồng di chuyển của tất cả mọi người. Nhờ đó, chương trình sẽ được diễn ra suôn sẻ hơn, đồng thời tránh mất thời gian của nhân viên lẫn người tham dự. Bạn có thể tìm kiếm và sử dụng các phần mềm hỗ trợ để vẽ sơ đồ tổng quan cho sự kiện để đơn giản hóa quá trình thực hiện công việc này.

Kết luận

Những phương pháp và lưu ý trên là yếu tố cơ bản để giúp bạn thành công trong việc lên kế hoạch tổ chức một sự kiện thể thao. Hãy tham khảo, sắp xếp hạng mục sao cho phù hợp với chương trình và kế hoạch của bạn nhé!

Mỹ Nguyên

Nguồn: Social Tables