10 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong muốn xảy ra nhưng không ai có thể đảm bảo sẽ tránh được hoàn toàn. Việc quản lý rủi ro cũng là một trong những điều vô cùng quan trọng mà một Event Manager phải chuẩn bị trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn càng hy vọng sự kiện của mình được diễn ra hoàn hảo bao nhiêu, nhưng nếu không có phương án phòng bị trước những phát sinh ngoài ý muốn bất ngờ thì thực tế sẽ làm bạn thất vọng nặng nề bấy nhiêu.

Chính vì vậy, bạn cần phải xem xét rằng với sự kiện của mình, những sự cố có thể xảy ra sẽ là gì, bạn có kế hoạch nào để phòng tránh, giảm thiếu những phát sinh không mong muốn đó không hoặc có những phương án nào để giải quyết rủi ro trong quá trình triển khai sự kiện. Nếu không muốn sự kiện của mình gặp phải quá nhiều sai sót, hãy xem bài viết dưới đây và nhớ rõ 10 rủi ro thường xảy ra trong các sự kiện để không phạm phải sai lầm đáng tiếc.

1. Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Có lẽ chúng ta đã từng chứng kiến ít nhất 1 sự kiện đèn bỗng nhiên vụt tắt, âm thanh bỗng nhiên hú lên hoặc im bặt không nghe thấy gì trong khi đang diễn ra. Đó là những rủi ro về mặt kỹ thuật của các thiết bị trên sân khấu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, đôi khi còn phải dừng lại sẽ khiến khách tham dự cảm thấy khó chịu vì không phải chỉ vì chờ đợi mà quan trọng là chúng có thể làm mất mạch cảm xúc mà chúng ta đang xây dựng cho sự kiện.

Đối với các thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng, bạn cần lưu ý đấu một tủ điện dự phòng để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút đến khi kỹ thuật điện chính đã được xử lý ổn định. Còn đối với hệ thống màn hình LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc laptop đủ khoẻ để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là 1 vài laptop sẵn sàng để dự phòng cho những sự cố không mong muốn.

2. Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện

Rủi ro về sự an toàn luôn là một trong những sự cố gây ảnh hưởng nhất trong sự kiện, chúng thường phát sinh từ các thiết bị như hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình LED, hoặc các thiết bị đặc thù khác. Những rủi ro về an toàn sẽ càng dễ xảy ra và khó giải quyết hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi gặp phải mưa bão. Mặc dù, chúng ta có những thiết bị đặc thù dành cho sự kiện outdoor, tuy nhiên đối với các đường điện thì vẫn có nguy cơ gặp vấn đề khi gặp nước. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn bộ “te”, để tránh bị điện giật.

Ngoài ra, rủi ro về an toàn đối với các thiết bị sản xuất trên sân khấu vẫn luôn có nhiều nguy hiểm như:

• Sân khấu ở địa hình không bằng phẳng, hoặc trên cát, dễ dẫn đến việc bị lún, nghiêm trọng hơn sẽ làm sập sân khấu => Cần phải gia công sản sân khấu thật chắc chắn.
• Sân khấu cao, khiến người di chuyển lên xuống dễ bị ngã => Cần gia cố thêm hành lang an toàn để đảm bảo việc di chuyển của nhân sự.

3. Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ

Sự kiện thường là nơi tập trung đông người cùng tham gia trong những hoạt động. Thế nên, việc tiếp xúc, va chạm giữa nhiều người là không thể tránh khỏi, đặc biệt là đối với những sự kiện tiệc tùng, lễ hội âm nhạc thì đôi khi sẽ xảy ra mất cắp, đám đông làm loạn hay có khách tham dự sử dụng các loại chất cấm, chất kích thích và gây rối đánh nhau tại chương trình.

Vì thế, hãy luôn có một đội ngũ bảo an túc trực tại các điểm và đội ngũ helper giám sát ở các khu vực tránh để xảy ra những việc như gây thương tích, sử dụng chất cấm vì nếu điều đó xảy ra, đơn vị tổ chức sẽ là người phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

4. Rủi ro có “khách không mời”

Một sự kiện lớn và thu hút thì việc có nhiều người xâm nhập là hoàn toàn dễ xảy ra. Việc có những vị khách không mời có thể không gây ảnh hưởng hoặc mất mát gì vì họ có thể chỉ đơn giản là vào xem “chùa”. Tuy nhiên, nếu xảy ra trộm cướp, mất cắp hoặc có một ý đồ gì khác thì việc kiểm soát là hết sức khó khăn vì chúng ta sẽ không có thông tin của những vị khách đó, cho dù có kiểm tra camera giám sát thì cũng rất khó để truy tìm được hung thủ.

Chính vì vậy, các sự kiện thường phòng tránh rủi ro này bằng cách dùng hàng rào bạo động quây kín và có các cổng soát vé nghiêm ngặt để tránh trường hợp có kẻ gian đột nhập. Ngoài ra, bạn cũng cần một đội ngũ an ninh có kinh nghiệm cùng hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý các tình huống thật linh hoạt, tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra.

5. Rủi ro không lường của sự kiện quá nhiều trẻ em

Trẻ em thường rất năng động và hay tò mò về những thứ mới lạ, việc chúng dễ táy máy tay chân có thể trở thành mối nguy không chỉ ảnh hưởng đến các thiết bị phục vụ sự kiện mà đôi khi còn gây ra những tai nạn thương tiếc.

Để đảm bảo an toàn trong các trường hợp có trẻ em, bạn cần những hoạt động sau:

• Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc
• Luôn nhắc nhở các phụ huynh trông con cẩn thận
• Các khu vực có điện phải được khoá lại và có người giám sát
• Các thiết bị kỹ thuật, khu vực trưng bày cần được đặt xa tầm với của trẻ
• Xây dựng 1 vài khu vui chơi riêng dành cho bọn trẻ

6. Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Không ít trường hợp người tham dự bị ngộ độc thực phẩm sau khi dùng tiệc. Điều này phụ thuộc phần lớn ở khâu F&B. Để đảm bảo thực phẩm luôn chất lượng nhất, hãy lựa chọn những địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng cao cấp, khách sạn 4 - 5*. Trong trường hợp kinh phí không cho phép thì hãy áp dụng giải pháp thủ công nhưng vẫn hữu hiệu nhất đó là cử người giám sát và kiểm tra thật kỹ thực đơn trước khi ra món.

Một vài trường hợp ít nguy hiểm hơn nhưng vẫn có thể gây phiền phức đó là việc ra thức ăn chậm hoặc đồ ăn bị nguội. Thời gian dùng tiệc cũng là 1 phần rất quan trọng trong suốt sự kiện. Vì vậy, để chương trình có thể diễn ra thành công thì cũng cần đưa ra những phương án dự phòng để xử lý những trường hợp phát sinh từ vấn đề này như: thỏa thuận với quản lý F&B về kịch bản của chương trình, quy định rõ ràng giờ nào ra đồ ăn và yêu cầu cam kết thực phẩm phải luôn đúng chuẩn, đồ ăn phải nóng và an toàn.

7. Rủi ro trong y tế

Các sự kiện trong thời đại mới luôn mang tính sôi động, hướng người tham dự đến việc tự tin nhảy nhót và vận động mạnh nhiều hơn. Điển hình như các show diễn EDM, các lễ hội âm nhạc cuối năm hoặc các sự kiện mang tính chất thể dục thể thao. Những sự kiện năng động như thế này chứa đựng hàng loạt rủi ro về sức khỏe và y tế mà đôi khi không thể lường trước được.

Phương án tốt nhất để giảm thiểu những rủi ro này đó là chuẩn bị 1 đội ngũ y tế có kinh nghiệm xử lý tình huống linh hoạt, túc trực cho đến khi chương trình hoàn toàn kết thúc, trang bị sẵn sàng 2 - 3 xe cứu thương cho những trường hợp nguy cấp. Ngoài ra, tuỳ vào tình hình thực tế của sự kiện mà chúng ta sẽ có những giải pháp phòng tránh sự cố y tế đặc thù riêng biệt. Tuy nhiên, băng bông thuốc đỏ, thuốc đau bụng, cán đỡ y tế, oxy và xe cứu thương là những thứ bắt buộc không thể thiếu.

8. Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết luôn là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện dù tổ chức indoor hay outdoor. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng ở mức độ khách tham dự không thể đến hoặc lúc về sẽ khó khăn hơn. Tuy nhiên, đối với sự kiện outdoor thì thời tiết không thuận lợi thực sự là một rủi ro nghiêm trọng và không một ai muốn đối diện. Dù rằng, hiện nay đã có các thiết bị dùng cho sự kiện outdoor nhưng điều đó cũng không thể đảm bảo được sẽ tránh khỏi các rủi ro sập lún, cháy nổ vì mưa bão hay cảm nắng, dễ bắt lửa cỏ khô khi gặp nắng nóng.

Vì thế, với những sự kiện outdoor, chúng ta cần phải xem trước dự báo thời tiết đế lên phương án phù hợp và an toàn nhất, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như gây khó khăn hơn cho cả ekip tổ chức. Đảm bảo các mái che, nhà bạt hay không gian để che nắng, che mưa có thể sử dụng tốt.

Bên cạnh đó, đôi khi chúng ta còn phải sử dụng đến cột thu lôi trong trường hợp sấm chớp quá mạnh, gây nguy hiểm trực tiếp đến nhiều đối tượng. Vậy nên, để có thể lên phương án chuẩn bị tốt nhất, hãy liên tục cập nhật dự báo thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện.

9. Chậm tiến độ triển khai các hạng mục

Tiến độ công việc bị chậm, không theo kịp thời gian dự tính cũng là 1 trong các rủi ro dễ gặp nhất ở các sự kiện. Chỉ cần 1 hạng mục bị trật nhịp thì đã có thể kéo theo những hạng mục liên quan đó và gây ra các hệ luỵ như trễ thời gian bàn giao, không kịp lịch tổng duyệt hay chất lượng hạng mục không đạt,... Việc đảm bảo tiến độ thực công việc cũng khá khó khăn khi đa phần những đơn vị tổ chức thường muốn vừa đẹp vừa rẻ, dẫn đến việc lựa chọn các nhà thầu không đủ chất lượng.

Tuy nhiên việc này hoàn toàn khắc phục được với 1 vài mẹo như sau:

• Phân luồng tiến độ hợp lý khi thi công, thường là setup sân khấu, sau đó đến hệ thống giàn truss, âm thanh ánh sáng, và tiếp theo là màn hình LED, sau khi xong những cụm chính mới đến các cảnh trí.
• Thực hiện đồng thời thi công và tổng duyệt, tức là thời gian tổng duyệt ngay sau khi thi công xong khu vực sân khấu. Trong lúc tổng duyệt thì thi công các booth khu vực lobby.
• Chỉ định 1 nhân sự trong ekip làm việc, giám sát tiến độ và trách nhiệm của các nhà thầu thi công.

Một số lý do dẫn đến chậm tiến độ thi công:

• Về phương tiện di chuyển: cần lưu ý trước những phương án cho các nhà cung cấp khi không thể di chuyển đến địa điểm tổ chức bằng xe tải mà phải dùng xe con.
• Về việc cắt giảm chi phí: để đôi bên cùng có lợi thì khi bạn mặc cả chi phí với các nhà cung cấp, họ vẫn sẽ đồng ý với mức chi phí đó, tuy nhiên họ có thể sẽ giảm bớt số lượng nhân sự thực hiện thi công và sản xuất cho sự kiện của bạn, khi không đủ nhân lực thì việc chậm tiến độ là điều chắc chắn không tránh khỏi.
• Vấn đề về trang phục: đây là một trở ngại lớn khi thi công tại khách sạn hoặc trung tâm thương mại, bảo vệ và quản lý bắt buộc nhân sự phải đi giày và có đồ bảo hộ mới được thi công sản xuất. Nhưng đa phần, những đơn vị cung cấp thường không để ý vấn đề bảo hộ lao động, gây ra tranh chấp và bị giữ lại ở ngoài mà không thể vào trong thực hiện hạng mục được. Vì thế, bạn phải phổ biến điều này với nhà cung cấp trước để họ chuẩn bị được đầy đủ hơn.

10. Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu

Các sự kiện hoành tráng chắc chắn sẽ không bao giờ thiếu được pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa,... Những hiệu ứng lộng lẫy ấy là điểm nhấn giúp cho sự kiện của bạn thêm huy hoàng hơn, ấn tượng hơn và tạo cảm giác kích thích khách tham dự hơn. Tuy nhiên, việc “chơi với lửa” hay những bình khói lạnh là 1 việc hết sức nguy hiểm. Các tai nạn bỏng lạnh, bỏng nóng thường xuyên xảy ra tại các sự kiện. Thậm chí khi các bình khói không được thực hiện đúng cách sẽ có thể gây ảnh hưởng đến tính mạng.

Chính vì vậy, để phòng tránh những sự cố nghiêm trọng này, hãy lựa chọn những chuyên gia thành thạo việc thực hiện hiệu ứng, họ sẽ có những quy cách để đảm bảo an toàn nhất có thể cho sự kiện và cả những người hiện diện tại đó, giảm thiểu tối đa thiệt hại.

Kết luận

Trên đây là 10 rủi ro thường gặp và cũng khá nguy hiểm khi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện của bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có những cái nhìn sâu sắc và kỹ lưỡng hơn trong việc lên kế hoạch quản lý rủi ro, để những sự kiện tiếp theo của bạn trở nên thật hoàn hảo.

Biên tập: Loan Lê

Nguồn: sukienachau