Đối với những sự kiện mang tính học thuật như workshop, training hoặc chia sẻ kinh nghiệm, một bài diễn thuyết lôi cuốn là yếu tố quan trọng nhất để quyết định mức độ thành công của sự kiện. Không ai muốn bỏ thời gian ra để nghe một buổi thuyết trình thông thường, do đó, ban tổ chức phải biết kết hợp cùng diễn giả để tìm hiểu thị trường, đổi mới nội dung và áp dụng những hình thức độc đáo, sáng tạo hơn. 

1. Đầu tư trình chiếu PowerPoint

PowerPoint từ lâu đã không còn là một phần mềm xa lạ cho các phần trình chiếu, cung cấp các đầy đủ các tính năng để việc trình chiếu trong diễn thuyết, thuyết trình độc đáo hơn. Tuy nhiên người tham dự đã hoàn toàn “phát ngán” với những trang trình chiếu PowerPoint nhạt nhòa, đầy chữ trong các buổi thuyết trình nếu các diễn giả vẫn giữ nguyên cách làm cũ trước đây. Do đó, việc đầu tư một bài thuyết trình với thiết kế sáng tạo, bắt mắt, nội dung cô đọng, khai phá hết được những tính năng tuyệt vời của PowerPoint sẽ gây được ấn tượng với khán giả xuyên suốt sự kiện. 

Ngoài ra, có thể cân nhắc áp dụng những công cụ khác chẳng hạn như trình chiếu các video ngắn. Một nghiên cứu của Forbes cho thấy, chỉ có 4% các chuyên gia luôn sử dụng video cho những bài diễn thuyết của mình. Điều đó chỉ ra rằng, 96% người còn lại đã bỏ lỡ một hình thức tuyệt vời để truyền đạt thông tin cho các khán thính giả. Với các video, khách hàng sẽ không chỉ được lắng nghe kiến thức qua những con chữ, mà còn được quan sát hình ảnh, thưởng thức những thước phim đầy chân thật và thú vị.

2. Tận dụng nội dung từ các video

Như đã nói ở trên, video là một thể loại nội dung hấp dẫn và dễ dàng “giữ chân” người xem lâu nhất. Một nghiên cứu cho thấy, các khán giả thường nhớ được đến 95% thông điệp từ video, trong khi chỉ nhận được 10% khi đọc dưới dạng văn bản thông thường. Do đó, video sẽ là hình thức có thể đem lại ấn tượng lâu dài cho những người tham dự.

Để mang lại tác dụng tốt nhất, bạn hãy chú ý đến thời lượng và số lượng của video. Video không nên là tâm điểm, mà chỉ là một công cụ để thúc đẩy sự sáng tạo của bài thuyết trình. Và hãy lưu ý, các công cụ chỉ có khả năng trợ giúp, không thể thay bạn làm chủ sự kiện. Do đó, bạn không nên dựa vào chúng quá nhiều mà hãy rèn luyện kỹ năng nói chuyện trước đám đông tốt hơn.

3. Kể chuyện

Đây là phương pháp quan trọng nhất để tạo nên một bài thuyết trình hấp dẫn. Có thể nói, kể chuyện là cách để bạn truyền đạt thông điệp một cách “con người” và gần gũi hơn. Bởi thông qua một câu chuyện đơn giản, người nghe sẽ cảm thấy đồng cảm và hiểu được vấn đề một cách dễ dàng.

Với một kịch bản tốt, câu chuyện của bạn sẽ thành công thu hút sự tò mò và chú ý của phần lớn khán giả. Hãy giữ câu chuyện luôn tập trung vào trọng tâm, sau đó nhẹ nhàng dẫn đến thông điệp muốn truyền tải. Để có hiệu quả tốt nhất, bạn nên triển khai câu chuyện theo cách truyền thống, có mở đầu, diễn biến, kết thúc, cũng như khiến các khán giả cảm thấy đồng cảm và nhập vai vào câu chuyện đó.

4. Bố trí chỗ ngồi 

Bố trí chỗ ngồi theo vòng tròn là một cách tốt để nâng cao hiệu quả bài thuyết trình. Nhờ vào việc được tiếp xúc gần hơn với khán giả, bạn sẽ tăng tương tác xung quanh tốt hơn, cũng như dễ dàng nhìn được thái độ và suy nghĩ của người tham dự.

Nếu địa điểm và cơ sở vật chất không cho phép, bạn cũng có thể bố trí sơ đồ chỗ ngồi theo những kiểu độc đáo khác để thay cho bố cục tiêu chuẩn thông thường.

5. Bỏ qua bục giảng 

Sự kiện không phải là một lớp học, do đó, bạn không cần bục giảng để trình bày bài diễn thuyết của mình. Bục giảng sẽ hạn chế phạm vi di chuyển và những cử chỉ tiếp xúc của bạn, khiến cho buổi thuyết trình dù có hay cũng sẽ trở nên nhàm chán. Do đó, hãy loại bỏ bục giảng và đến gần hơn với khán giả để tương tác, cũng như truyền đạt nội dung tốt hơn.

6. Lên kế hoạch cho hoạt động tăng tương tác

Một sự kiện không có sự tương tác của khán giả đồng nghĩa với một sự kiện thất bại. Nếu không ai lắng nghe, bạn sẽ không thể truyền đạt thông điệp và hoàn thành mục tiêu của chương trình.

Do đó, bạn cần phải lên kế hoạch trước cho những hoạt động thu hút sự tương tác của người tham dự. Có rất nhiều hình thức để giao lưu với khán giả, như Hỏi&Đáp, bình chọn, bỏ phiếu trực tiếp, v.v. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo tình huống cho mọi người cùng tranh luận, lựa chọn hướng giải quyết rồi chia sẻ cho khán giả trong hội trường.

Ví dụ: Diễn giả có thể yêu cầu người tham dự bỏ phiếu cho một chủ đề cụ thể nào đó. Sau khi tổng hợp kết quả, diễn giả sẽ trình bày về chủ đề được bình chọn nhiều nhất.

7. Phân nhóm thảo luận

Có người tham dự sự kiện chỉ để lắng nghe chủ đề chính của bài diễn thuyết, nhưng có người lại muốn được biết nhiều hơn thế. Họ muốn khai thác mọi khía cạnh của bài thuyết trình, cũng như đặt ra những câu hỏi cụ thể có liên quan.

Không chỉ là những kiến thức cơ bản, họ còn muốn tìm hiểu thêm về kinh nghiệm của các diễn giả, cũng như là cách để họ thành công với công việc này. Do đó, nếu không thể trả lời tất cả câu hỏi ngay tại chỗ, bạn hãy chia nhỏ số lượng khách tham dự thành những nhóm thảo luận khác nhau. Sau khi tham khảo ý kiến, bạn sẽ nhận được những câu hỏi tổng quan nhất. Điều này không chỉ giúp người tham dự nhận được lời khuyên họ mong muốn, mà còn giúp tăng tương tác của các khán giả tham dự.

8. Không nên mời chung diễn giả với những sự kiện khác

Không phải diễn giả nổi tiếng nào cũng sẽ phù hợp với chủ đề và nội dung thuyết trình của bạn. Do đó, bạn không cần phải “bắt chước” những sự kiện khác và mời một diễn giả theo xu hướng. Diễn giả đôi khi cũng không giữ được phong độ của bản thân, nên không thể chắc họ sẽ tạo được hiệu ứng tốt với sự kiện của bạn. Thêm vào đó, việc mời một người quá quen mặt cũng sẽ khiến các thính giả cảm thấy nhàm chán và mất hứng thú tham dự chương trình. 

Vì vậy, bạn có thể thử tìm kiếm diễn giả với phạm vi rộng hơn và khai phá những nhân tố độc đáo mới. Tuy nhiên, đừng chỉ tập trung vào sự khác biệt mà hãy chọn người phù hợp nhất với chủ đề sự kiện. Ngoài ra, bạn có thể gây bất ngờ cho người tham dự bằng cách thêm vào những khách mời bí ẩn. Cuối cùng, sau chương trình, bạn nên tham khảo phản hồi của khách hàng về diễn giả để đánh giá và rút kinh nghiệm cho lần sau.

9. Chuẩn bị kỹ với phía kỹ thuật ATAS

Một vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện chính là sự cố về âm thanh và các thiết bị trình chiếu. Kỹ thuật ATAS và màn hình là yếu tố cơ bản giúp bài thuyết trình của bạn trở nên thành công hơn, cũng như nâng cao mức độ trải nghiệm của khách hàng. Do đó, mắc lỗi kỹ thuật này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng chương trình.

Các lỗi thường gặp là: mic có vấn đề, định dạng của tệp trình chiếu với thiết bị không tương thích, hoặc bộ công cụ hỗ trợ không phù hợp với hình thức của bài diễn thuyết. Vì vậy, trước khi tổ chức chương trình, bạn cần phải tập duyệt trước với bộ phận kỹ thuật để phát hiện ra lỗi sai và khắc phục kịp thời.

10. Tìm hiểu về đối tượng khách hàng 

Trước khi bắt đầu lên nội dung cho một bài thuyết trình, bạn cần phải biết khách hàng của mình là ai, và họ mong muốn học được gì qua bài thuyết trình này. Hãy chia khán giả thành những nhóm đối tượng có điểm chung, chẳng hạn như nghề nghiệp, độ tuổi, sở thích, v.v. Qua việc nghiên cứu từng nhóm đối tượng, bạn sẽ phân biệt được những nội dung và chủ đề mà họ quan tâm, từ đó phát triển kế hoạch sự kiện sao cho phù hợp.

Kết luận

Vừa rồi chính là 10 phương pháp cơ bản giúp bạn thành công xây dựng bài thuyết trình một cách hoàn chỉnh nhất. Hãy tìm hiểu, tham khảo và áp dụng để nâng tầm sự kiện của mình nhé!

Mỹ Nguyên

Nguồn: Helloendless