Gần đây, chương trình với âm nhạc biểu diễn trực tiếp là một trong những sự kiện hấp dẫn và thú vị nhất cho những người tham dự. Nhưng nếu không có kế hoạch phù hợp thì những chương trình như vậy sẽ là sự kiện dễ gặp phải rủi ro nhất. Đó là lý do vì sao phải có bài viết hướng dẫn này để giúp mọi người có thể hoàn thiện được kế hoạch cho 1 buổi hòa nhạc.

Với nhiều yếu tố và sinh động hơn những sự kiện bình thường, một buổi hòa nhạc có thể xảy ra sai sót vào bất kì thời gian nào. Trục trặc kỹ thuật với thiết bị âm thanh ánh sáng, bệnh tật hay chấn thương đối với các nghệ sĩ hoặc khí hậu khắc nghiệt có thể đem lại những ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của mọi người. Để biết cách chuẩn bị tốt nhất cho bất kỳ rủi ro nào và đảm bảo rằng sự kiện của bạn được thiết lập thành công ngay từ đầu, hãy tiếp tục đọc nhé!

10 bước đơn giản để lập kế hoạch cho 1 buổi hòa nhạc

1. Thiết lập mục tiêu

Một trong những bước quan trọng khi tìm ra cách để lập kế hoạch cho một buổi hòa nhạc đó là thiết lập các mục tiêu. Nói cách khác: Bạn muốn buổi hòa nhạc này đạt được kết quả gì? Bạn đặt ra mục đích và các mục tiêu cho sự kiện của mình và quyết định lựa chọn buổi hòa nhạc làm hình thức tốt nhất để thực hiện. Nhưng nếu không có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với phần trình diễn âm nhạc trực tiếp tại sự kiện thì bạn khó có thể kết thúc với một buổi hòa nhạc đáng nhớ.

Các sự kiện âm nhạc trực tiếp thành công đều có một ý tưởng hay chủ đề dẫn dắt câu chuyện. Ý tưởng này định hình mọi thứ từ thể loại âm nhạc được biểu diễn phù hợp khán giá, địa điểm tổ chức, các hoạt động trong sự kiện và phong cách trang trí sự kiện.

Hãy cân nhắc những khán giả của bạn, ý tưởng và phong cách nào sẽ hấp dẫn và gây ấn tượng nhất đối với họ. Nếu có thể, hãy nói chuyện với một vài khán giả nằm trong đối tượng mục tiêu của bạn để nghiên cứu xem ý tưởng mà bạn đưa ra có thú vị và thu hút như bạn mong muốn hay không.

2. Lập ngân sách

Dự đoán số lượng khách tham dự tại concert, sau đó nhân con số này với giá vé bạn nghĩ mọi người có thể chi trả để có được con số được xem là ngân sách sự kiện của bạn. Nhưng như vậy vẫn chưa đủ!

Để có đủ kinh phí cho tất cả các chi phí và những khoản dự phòng, đồng thời tạo ra lợi nhuận (nếu đó là 1 trong những mục tiêu của bạn), bạn cần phải có một bản thảo ngân sách rõ ràng trước bất cứ điều gì khác.

Phần còn lại của kế hoạch là xác định những thứ bạn cần cho sự kiện và tạo ra một danh sách cụ thể cho từng hạng mục. Ngoài ra, chuẩn bị 10 – 30% chi phí cho khoản dự phòng để khi có hạng mục phát sinh, bạn vẫn sẽ có sẵn chi phí thể thực hiện.

3. Lựa chọn nghệ sĩ

Những nghệ sĩ âm nhạc mà bạn mang đến sẽ định hình bầu không khí buổi hòa nhạc của bạn. Đây cũng có thể là một trong những hạng mục ngân sách chính của sự kiện, tùy thuộc vào đối tượng nghệ sĩ mà bạn muốn mang đến.

Cố gắng tìm kiếm nghệ sĩ phù hợp với ý tưởng và mục tiêu sự kiện của bạn. Hãy chắc chắn rằng khán giả của họ cũng chính là đối tượng mục tiêu mà sự kiện của bạn hướng đến. Tưởng tượng xem, một ban nhạc trẻ sôi động với khán giả chủ yếu là thanh niên lại biểu diễn tại chương trình dành cho những người lớn tuổi - đối tượng mục tiêu của bạn là điều vô cùng vô lý đúng chứ?

Mặc khác, nếu bạn lựa chọn nghệ sĩ không ở trong nước hay thành phố tổ chức sự kiện thì bạn sẽ phải trả thêm phần chi phí đi lại, ăn ở cho họ. Việc này có thể khiến hạng mục vượt quá ngân sách trừ khi bạn khéo léo hoặc đã có khoản dự tính trước. Vì thế, lựa chọn nghệ sĩ tại thành phố tổ chức sự kiện hoặc các nghệ sĩ trong nước sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí cũng như tạo ra một mối liên hệ gần gũi với cộng đồng khán giả tại địa phương.

4. Xác định thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện tốt nhất sẽ phụ thuộc vào khán giả và ý tưởng sự kiện của bạn. Một số ý tưởng sẽ thực hiện tốt nhất vào buổi tối, bạn có thể sử dụng ánh sáng và không gian để tạo ra cảm xúc và giai điệu. Còn với các ý tưởng và địa điểm khác, đặc biệt là những ý tưởng ngoài trời thì tổ chức trong ngày sẽ dễ dàng quản lý về mặt hậu cần hơn.

Hãy nhớ rằng khán giả của bạn cũng có những thời điểm phù hợp tốt nhất đối với họ. Hãy tính đến những thứ như lịch học, làm việc và ngày nghỉ để xác định thời gian nào là tốt nhất cho buổi hòa nhạc của bạn.

5. Chọn một địa điểm

Nhiều địa điểm được trang bị sẵn sàng để biểu diễn âm nhạc trực tiếp. Nếu bạn dự định chọn một địa điểm trong nhà, hãy đảm bảo họ có kinh nghiệm trong việc thực hiện các chương trình biểu diễn âm nhạc trực tiếp, dàn dựng sân khấu, bố trí chỗ ngồi phù hợp với thể loại âm nhạc mà bạn đã chọn.

Các địa điểm ngoài trời thì có chi phí sản xuất cao hơn và ẩn chứa nhiều rủi ro hơn từ điều kiện thời tiết nhưng chúng sẽ là một lựa chọn tuyệt vời cho ý tưởng tiệc nướng, dã ngoại hay các chương trình âm nhạc sôi động. Nếu bạn chọn địa điểm ngoài trời, hãy có một kế hoạch dự phòng cho mưa, gió, nắng, lạnh và bất kỳ yếu tố nào khác có thể phá hỏng buổi hòa nhạc của bạn.

Bên cạnh đó, năng lượng buổi hòa nhạc của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi đám đông và quy mô địa điểm được chọn cũng có vai trò quan trọng trong việc này. Nếu bạn thực hiện tại địa điểm quá lớn và không bán hết vé thì không gian không được lấp kín, tạo nguồn năng lượng đám đông thấp và rời rạc. Mặt khác, nếu bạn chọn một địa điểm nhỏ và bán hết vé quá nhanh, bạn sẽ tự hỏi mình rằng phải chăng mình đã bỏ lỡ cơ hội tăng doanh thu tiềm năng hay không. Tuy nhiên suy cho cùng thì năng lượng của đám đông có ảnh hưởng rất lớn đến chương trình nên tốt hơn hết là chọn địa điểm nhỏ hơn một chút nhưng bạn chắc chắn có thể lấp đầy tất cả chỗ ngồi.

Hãy lựa chọn địa điểm tổ chức sớm vì những phần còn lại của sự kiện sẽ được triển khai sau khi bạn giải quyết được vấn đề này.

6. Xin giấy phép và bảo hiểm

Tùy thuộc vào sự lựa chọn địa điểm mà ngoài việc xin giấy phép chính để thực hiện sự kiện, bạn có thể cần phải xin cho các vấn đề như rượu bia, thức ăn và âm nhạc. Trao đổi với địa điểm và chính quyền địa phương để xem bạn cần gì cho tình huống của mình. Ngoài ra, bạn cũng nên mua bảo hiểm cho cả sự kiện của mình để đảm bảo cho những rủi ro thường gặp ở các buổi hòa nhạc và đôi khi chính địa điểm bạn chọn cũng có thể yêu cầu điều đó.

7. Xác định những thiết bị cần thiết

Trao đổi với các nghệ sĩ và địa điểm để xác định những thiết bị nào cần thiết cho những phần trình diễn và liệu địa điểm có thể cung cấp nó hay không. Điều này có thể bao gồm sân khấu, loa, micro, hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị âm thanh/ hình ảnh khác. Kiểm tra lại với các nghệ sĩ để xác nhận những thiết bị mà họ sẽ tự mang theo và những gì bạn sẽ phụ trách.

Hãy nghĩ về độ vang trong không gian địa điểm và liệu bạn có cần thêm bất kỳ thiết bị khuếch đại nào cho buổi trình diễn không, cũng như kiểu bố trí chỗ ngồi thế nào là phù hợp nhất. Nếu địa điểm của bạn ở ngoài trời, chắc chắn rằng bạn có cách để bảo vệ thiết bị từ nhiều nguyên nhân khác. Trao đổi với các nhà cung cấp, nghệ sĩ và địa điểm để xác định nhu cầu sử dụng thiết bị, cần bao lâu để lắp đặt - tháo dỡ và liệu họ có cần kết nối vào nguồn điện để hoạt động hay cần những quyền truy cập đặc biệt nào khác. Những chi tiết này sẽ góp phần giúp kế hoạch của bạn hạn chế những rủi ro đáng tiếc.

8. Tạo ra một môi trường thật thoải mái, tiện lợi

Hãy giữ cho nghệ sĩ của bạn thật thoải mái bằng cách trang bị một khu vực đầy đủ tiện nghi cho họ ở hậu trường. Đây có thể là khu vực bán (chia sẻ phòng chờ với các nghệ sĩ khác) hoặc hoàn toàn riêng tư nhưng nó phải đủ gần, đường đi thuận lợi để dễ dàng và nhanh chóng lên được sân khấu.

Bạn có thể tạo ra một không gian thoải mái ở hậu trường bằng cách cung cấp nước, thức ăn nhẹ và các nhu yếu phẩm nhỏ khác cho nghệ sĩ của mình. Hỏi trước xem họ có yêu cầu đặc biệt gì thêm hay không.

Bên cạnh đó, sự thoải mái của khán giả sẽ phụ thuộc vào việc trải nghiệm các tiện ích và dịch vụ như: sự sạch sẽ của nhà vệ sinh, F&B và khu vực khán đài tận hưởng buổi hòa nhạc. Nếu địa điểm của bạn ở ngoài trời, hãy đảm bảo có đủ chỗ trú ẩn trong trường hợp thời tiết không thuận lợi hoặc có một kế hoạch dự phòng khi có mưa lớn.

Bạn nên có đội ngũ an ninh vững chắc và chuyên nghiệp, nhóm hỗ trợ y tế và những trợ lý sự kiện phù hợp với quy mô khán giả và địa điểm.

9. Bắt đầu bán vé

Nếu bạn đang có kế hoạch kiếm lợi nhuận từ buổi hòa nhạc thì chắc chắn bạn cần phải bán vé. Bạn có thể hợp tác với các đơn vị dịch vụ bán vé để yêu cầu cung cấp vé in hoặc vé kỹ thuật số cho sự kiện. Một vài đơn vị bán vé cung cấp khả năng sử dụng nhãn hiệu tùy chỉnh trên vé, chấp nhận nhiều phương thức thanh toán và cung cấp giá theo từng hạng mục. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra một trang web để bán vé và phổ biến thông tin đó trên mạng xã hội.

Thời gian diễn ra chương trình phải được ghi rõ ràng trên vé, cùng với thông tin vị trí chỗ ngồi hoặc khu vực loại vé và các chính sách như lưu ý tham gia, hoàn trả vé,...

10. Quảng bá sự kiện

Cũng giống như các sự kiện khác, việc quảng bá cho sự kiện âm nhạc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của nó. Bạn sẽ cần một kế hoạch tiếp thị phù hợp truyền tải được ý tưởng sự kiện đến với đối tượng khán giả mà bạn nhắm đến. Nếu nghệ sĩ biểu diễn trong chương trình có một số kênh riêng nhất định, hoạt động tốt trong việc truyền thông, hãy cân nhắc đến việc hợp tác với họ để mở rộng các kênh tiếp thị và quảng bá sự kiện rộng rãi hơn.

Bạn có thể gia tăng phạm vi tiếp cận và truyền bá thông điệp của mình hơn nữa với sự trợ giúp của các đối tác tổ chức sự kiện. Những nhà tài trợ, nhà cung cấp, các đơn vị bán hàng, đơn vị truyền thông, đơn vị bán vé và đơn vị cung cấp địa điểm đều có thể hỗ trợ trong việc quảng bá sự kiện của bạn.

Ngoài ra, hãy cố gắng lưu giữ những khoảnh khắc chất lượng cao như hình ảnh, video trước và trong suốt sự kiện. Những điều này sẽ trở thành những giá trị “tiếp thị vàng” cho sự kiện của bạn và có thể thực sự hữu ích nếu bạn đang xem xét tổ chức sự kiện thành một chuỗi hoặc lặp lại vào năm sau. 

Vậy là bây giờ, bạn đã biết cách làm thế nào để lên kế hoạch cho một buổi hòa nhạc rồi đó!

Biên dịch: Loan Lê

Nguồn: socialtables