Với tin vui về sự có mặt của vắc-xin phòng Covid-19, anh chị em ngành event chúng ta có thể vui mừng và bắt đầu lên kế hoạch những dự án rực rỡ hơn cho năm 2021 rồi. Mình muốn chia sẻ với mọi người một vài xu hướng event được dự đoán sẽ trở thành tâm điểm của ngành trong năm 2021 nhé. 

Hybrid event

Năm 2021 sẽ là sự bùng nổ của công nghệ trong ngành event. Virtual event (sự kiện trực tuyến) đã luôn có một vị trí nhất định trong mảng conference và meetings. Tuy nhiên, sau đại dịch toàn cầu năm 2020, nó càng khẳng định vai trò mạnh mẽ hơn trong việc kết nối và tương tác với khách hàng và doanh nghiệp khi mà đa số các event đều chuyển qua trực tuyến. 

Bên cạnh đó, các nhà chiến lược event cho rằng, năm nay sẽ in-person event sẽ quay trở lại thời hoàng kim vì nhu cầu gặp gỡ trực tiếp sẽ tăng cao. Vì lý do đó, hybrid event sẽ trở thành sự lựa chọn đầu tiên cho các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện. Với sự kết hợp giữa “thực” và “ảo”, hybrid event giúp rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian, làm cho người tham dự sẽ cảm thấy thuận tiện và dễ dàng hơn khi họ không cần phải tới tận nơi để tham dự mà vẫn trải nghiệm được những hoạt động tại nơi diễn ra sự kiện. 

Green event (sự kiện thân thiện với môi trường)

Vấn đề môi trường luôn là vấn đề gây nhức nhối với nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay. Cứ sau mỗi đợt lễ hội, sự kiện, chúng ta có thể dễ dàng thấy rác thải chủ yếu là giấy, ly, chai nhựa và túi ny lông rơi vãi rất nhiều tại địa điểm tổ chức. Điều đó cho thấy event cũng là một ngành góp phần không nhỏ vào việc ô nhiễm môi trường và tiêu thụ lượng lớn nhựa sử dụng một lần. Chính vì vậy mà trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp event đã thực hiện việc go-green bằng cách giảm thiểu giấy và đồ nhựa xài một lần bằng công nghệ.  

Để giảm thiểu tiêu thụ giấy (paperless), các nhà tổ chức có thể sử dụng phần mềm event hiện đại, nơi người tham gia không cần những bảng tên để check-in, không cần event guide (sổ tay hướng dẫn tại sự kiện) mà thay vào đó là tải event app về để check-in bằng mã QR riêng biệt, xem bản đồ cũng như danh sách các nhà cung cấp qua app điện thoại. Đồng thời, thay thế nhựa một lần bằng những sản phẩm làm từ giấy, tre và cung cấp những trạm tiếp tế nước thay vì bán chai nước nhựa, hoặc những tấm banner to đùng sẽ được thay thế bằng những bảng đèn LED có thể tái sử dụng nhiều lần. Ngoài ra, lựa chọn thực đơn với những sản phẩm thực dưỡng cũng là một cách để events go green.

Micro-experiences (trải nghiệm vi mô)

Trải nghiệm vi mô là tập trung vào thiết kế những trải nghiệm cá nhân cho người tham gia. Ngày nay, khi đến tham dự những buổi hội nghị, toạ đàm, người tham gia ít thấy choáng ngợp vì những thứ to lớn, rực rỡ, xa hoa nữa mà thay vào đó, họ tìm kiếm những sự chỉn chu trong từng chi tiết để cá nhân hoá sự tham dự tại sự kiện. 

Ví dụ, khi tải app event về điện thoại để xem danh sách những người tham gia là ai, người dùng có thể có thể tương tác với diễn giả, nhà cung cấp hoặc các đồng môn trong ngành bằng cách gửi tin nhắn để làm quen hoặc sắp xếp cuộc hẹn trước khi event diễn ra. Với chức năng personalised agenda, người tham gia sẽ cảm thấy chủ động hơn trong việc tạo một lịch trình event cho riêng mình bằng cách đánh dấu những seminar, workshop họ muốn tham gia, người họ muốn giao tiếp và gian hàng cần xem. 

Cung cấp những trải nghiệm vi mô là điều các nhà tổ chức event đang muốn hướng tới vì chúng ta muốn người tham gia cảm thấy rằng họ đang được quan tâm, chăm sóc một cách chỉn chu nhất. Đọc thêm về trải nghiệm vĩ mô ở đây. 

Health Checks (kiểm tra sức khoẻ tại sự kiện)

Có thể ở Việt Nam chúng ta may mắn vì tình hình dịch vẫn trong vòng kiểm soát cho nên vấn đề sức khoẻ không đáng lo ngại lắm. Tuy nhiên, ở Châu Âu và Châu Mỹ thì vẫn đang chiến đấu với dịch từng ngày. Dù đã có vắc xin nhưng việc được chích ngừa vẫn phải theo sự ưu tiên về sức khoẻ và nhóm tuổi. 

Ví dụ, hiện tại ở Anh, nhóm tuổi 80 trở lên là trong danh sách ưu tiên, sau đó là 70, 60 rồi mới tới nhóm 20,30. Để tới nhóm mình chắc phải tới mùa thu năm sau, cho nên việc khám sức khoẻ trước khi tham gia event vẫn là điều bắt buộc ở các nước Châu Âu và Châu Mỹ nếu như họ bắt đầu tổ chức lại vào tháng 1 năm 2021. Những công cụ kiểm tra nhiệt độ cơ thể, những máy gel rửa tay tự động, cửa tự động, check in tự động, giãn cách xã hội chắc chắn sẽ được áp dụng triệt để ở những sự kiện này. Thêm vào đó, những app như Test and Trace (giống như Bluezone ở Việt Nam) sẽ được yêu cầu cài đặt để người tham gia có thể được thông báo nếu như họ tiếp xúc với người dương tính với Covid-19.

Event organiser nâng cấp kiến thức và kinh nghiệm

Đây là lúc các nhà tổ chức sự kiện phải nâng cao kỹ năng của mình. Qua rồi thời event organiser chạy logistic rồi các bạn, các nhà tổ chức sự kiện bây giờ phải có khả năng hiểu và phân tích được đặc tính của đối tượng tham gia để có cách tiếp cận và thiết kế trải nghiệm vi mô một cách chi tiết và chính xác nhất. Hơn thế nữa, event organiser nên học hỏi thêm các bạn marketing về việc đọc và phân tích được data sau mỗi sự kiện để báo cáo hiệu quả cho khách hàng và đồng thời rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Để hiểu thêm về cách phân tính đặc tính đối tượng tham gia, mình sẽ chia sẻ trong bài sau nhé.

Tóm lại, 2020 là một năm thương tích đầy mình của ngành event, tuy nhiên, qua đó chúng ta đã thay đổi rất nhiều về cái nhìn của ngành công nghiệp không khói này từ việc nương theo kỹ thuật số để vượt qua những thử thách cho đến sự quan trọng của việc bảo vệ sức khỏe cộng đồng. 2021 hứa hẹn sẽ là một năm khởi sắc cho ngành event chúng ta. Qua cơn bĩ cực phải tới hồi thái lai thôi phải không nè?

By #M.E.L