Trong môi trường kinh tế đầy thách thức ngày nay, các đơn vị tổ chức sự kiện ngày càng khó khăn hơn trong việc tổ chức vì hạn chế về số tiền tài trợ. Để có thể vượt qua được những thách thức về tài trợ sự kiện năm 2024, Stage!Vietnam sẽ liệt kê một số mẹo, thủ thuật và thông tin chi tiết bạn có thể sử dụng để đẩy nhanh chiến lược tài trợ cho sự kiện của mình.
Thủ thuật 1: Đưa ra tính cấp thiết trong các yêu cầu về tài trợ sự kiện
Arianna Black, Giám đốc Sự kiện và Trải nghiệm Kỹ thuật số tại Women In Product đã gợi ý rằng nếu muốn thu hút các nhà tài trợ trước thời hạn, hãy cân nhắc việc tận dụng những xu hướng này và đưa ra các gói tài trợ có lợi ích và đặc biệt là có giới hạn về thời gian. Điều này sẽ khuyến khích các công ty chủ động hơn trong việc đưa ra quyết định. Nhóm của cô Arianna đã tạo rất nhiều cơ hội tiếp xúc với nhà tài trợ sự kiện để cho họ biết sự quan trọng nếu như không ký hợp đồng tài trợ trước một thời điểm cụ thể, họ sẽ không thể tận dụng tối đa quyền lợi tài trợ của mình.
Jennifer Feeney, Trưởng bộ phận tài trợ sự kiện của The New York Time cũng cho biết cô đã thành công trong việc kết hợp tính cấp thiết và sự khan hiếm vào chiến lược tài trợ sự kiện. Ngoài ra, cô nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chủ động khi tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện.
Thêm vào đó, nếu địa điểm sự kiện có không gian hạn chế, hãy tận dụng địa điểm và không gian của nó. Hãy cho nhà tài trợ biết nguyên lý rằng “ai đến trước được phục vụ trước” nếu họ muốn đảm bảo rằng mình được trả quyền lợi xứng đáng và nhận được sự chăm sóc chu đáo từ đơn vị bán gói tài trợ. Và đừng quên bạn phải tìm được và xác nhận nhà tài trợ càng sớm càng tốt.
Thủ thuật 2: Hãy “mở lòng” với các nhà tài trợ nếu họ muốn “quay trở lại”
Như vô số nghiên cứu đã chỉ ra, việc bán hàng cho khách hàng hiện tại dễ dàng hơn việc tìm kiếm khách hàng mới. Áp dụng chiến lược này vào hoạt động tài trợ sự kiện của bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Feeney khuyến nghị nên trao cho các nhà tài trợ cũ quyền trở thành nhà tài trợ đầu tiên đối với sự kiện của bạn. Việc chào bán như vậy một lần nữa lại khai thác được tính cấp thiết và khan hiếm vị trí tài trợ cho sự kiện đó.
Theo kinh nghiệm của Evan Babins, Giám đốc sự kiện tại Intuit, anh khuyến khích các nhà tài trợ quay trở lại, thu hút họ tham gia sớm và đây thường là một cách tuyệt vời để tăng số tiền tài trợ.
“Nếu bạn tài trợ sau khi kết thúc mùa x của sự kiện này 30 ngày, bạn sẽ được giảm giá x phần trăm,” Babins nói thêm rằng hầu như không bao giờ là quá sớm để yêu cầu các nhà tài trợ đăng ký cho sự kiện tiếp theo. “Nếu đó là một sự kiện được tổ chức cho các mùa tiếp theo, tôi không nghĩ có vấn đề gì khi tìm nhà tài trợ tại sự kiện hoặc một tuần sau sự kiện. Nếu bạn muốn nhận được tài trợ càng sớm càng tốt, bạn nên cho nhà tài trợ thấy giá trị trong sự kiện năm nay để họ sẵn sàng chi nhiều hơn vào năm tới.
Thủ thuật 3: Đồng tạo sự kiện mới với nhà tài trợ
Nếu bạn tổ chức một sự kiện lần đầu tiên trong năm nay, bạn có thể đảm bảo có được nhà tài trợ bằng cách giới thiệu sự kiện này như một trải nghiệm hợp tác thực sự đối với họ.
Black cho biết, anh coi các nhà tài trợ cho các sự kiện lần đầu tiên của mình là đối tác đồng tạo ra những sự kiện này. Điều đó sẽ trở thành việc bạn cùng nhà tài trợ tổ chức sự kiện thay vì lên kế hoạch trước và sau đó bán cho họ. Feeney khuyên nên áp dụng cách tiếp cận tương tự và anh cũng giải thích thêm nếu nhà tài trợ đồng ý ngay từ đầu, chính anh sẽ nhượng bộ và nói rằng bọn họ đang cùng nhau xây dựng quy trình hợp tác và sự kiện.
Thủ thuật 4: Chứng minh khả năng sinh lời từ sự kiện
Việc thuyết phục các nhà tài trợ tham gia vào sự kiện của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều khi họ hiểu rằng sự kiện này không chỉ diễn ra trong một thời điểm. Vì lý do này, Babins nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thuyết phục các nhà tài trợ tương lai rằng ROI (khả năng sinh lời từ sự kiện) tài trợ còn vượt ra ngoài sự kiện.
Hãy xem sự kiện bạn làm như một mảnh ghép. Bạn sẽ làm gì trước, trong và sau sự kiện? Cả ba giai đoạn đó phải được lên kế hoạch cùng nhau để tạo nên nền tảng vững chắc cho những gì bạn đang làm để tạo hiệu quả cho khả năng sinh lời cũng như thời gian đo lường hiệu quả đó.
Ví dụ: Babins khuyên sử dụng và khai thác nội dung trước sự kiện để thu hút lượng truy cập hoặc mọi người đến gian hàng. Đối với nội dung trong sự kiện, bạn sẽ giới thiệu những gì đang diễn ra thông qua các nền tảng mạng xã hội như Instagram. Đồng thời nội dung sau sự kiện sẽ tóm tắt lại những gì đã xảy ra tại sự kiện đó. Anh giải thích rằng “Tất cả điều đó là về việc xây dựng và đo lường hiệu quả truyền thông, thương hiệu của sự kiện và xem sự kiện này như một khía cạnh nhỏ của chiến dịch tổng thể để nhà tài trợ nhìn được lợi ích lâu dài khi tài trợ cho các năm tiếp theo.
Kết luận
Cùng nhau, hội thảo chia sẻ về những thủ thật xây dựng chiến lược tài trợ để khám phá các phương thức mà các nhóm tổ chức sự kiện có thể sử dụng để tạo ra các gói hiệu quả nhằm giúp các nhà tài trợ đổ xô đến. Đồng thời điều đó cũng đảm bảo các nhà tài trợ có nhiều thời gian rảnh rỗi trước sự kiện và chứng minh rằng các nhà tài trợ ROI có thể mong đợi đạt được lợi ích xứng đáng trước và sau sự kiện.
Nguồn: Bizzabo
Biên dịch và biên tập: Huyền Thương
