Top 6 Bí kíp tạo ra ấn tượng trải nghiệm trong không gian ảo

Trong giai đoạn hiện nay, rất nhiều yếu tố khiến nghề tổ chức sự kiện trở nên khó khăn. Đặc biệt trong bối cảnh khán giả e ngại tập trung đông người, thị trường lại “khát” những chương trình giải trí đặc sắc. Vậy thì đã đến lúc phát triển “cuộc cách mạng trải nghiệm sự kiện tuyệt vời trong không gian kỹ thuật số” hay còn gọi là Virtual Event.

Từng được coi là một ý tưởng mới lạ, sự kiện trực tuyến đang phát triển đều đặn - với số lượng đã được tổ chức tăng gấp đôi vào năm 2020. Một cuộc khảo sát của cho thấy hơn 90% chuyên viên marketing muốn đưa sự kiện ảo vào chiến lược của họ. Bởi đây chính là xu hướng tất yếu trong tương lai.

Nhưng Virtual Event không hề đơn giản, để thay đổi tư duy của những khán giả đã quen với các sự kiện trực tiếp, hay mang những hiệu ứng có được từ sự kiện trực tiếp vào Virtual Event là điều không dễ dàng. 

Sự kiện trực tiếp có được sự tương tác và kết nối, những tràng pháo tay tán thưởng có hiệu ứng cao và không bị ảnh hưởng bởi không gian xung quanh. Còn sự kiện trực tuyến thì ngược lại, xung quanh là việc nhà, là con cái, là tiếng cãi nhau của nhà hàng xóm hay chỉ đơn giản là những tab công việc khác trên laptop. Chính vì vậy, những người làm event gặp rất nhiều khó khăn trong bước đầu chuyển đổi sang event trên nền tảng online.

Tuy nhiên, nắm bắt được những trở ngại cũng chính là nền tảng để tạo ra các cơ hội mới. Mỗi người làm event muốn chuyển đổi cần xem xét những điều cơ bản về trải nghiệm sự kiện trực tiếp, từ đó tìm ra kế hoạch giúp khán giả dễ dàng thích ứng và tối ưu hóa các nền tảng kỹ thuật số để mang lại trải nghiệm sự kiện đáng nhớ dù chỉ là trực tuyến.

Với bất kỳ sự kiện nào, trải nghiệm là điều quan trọng nhất. Nó không chỉ là những trải nghiệm trong ngày diễn ra sự kiện đó mà còn là cả quá trình đăng ký trước sự kiện và những khảo sát, đánh giá, truyền thông sau đó. Để sự kiện của bạn thành công, cần có thêm nhiều cách để tạo sự ấn tượng trong trải nghiệm của khán giả.

** Nắm bắt được những trở ngại là nền tảng để tạo ra các cơ hội mới

Như vậy, để tạo ấn tượng đáng nhớ với khán giả, bạn cần xác định được nhu cầu của họ, yếu tố nào khiến họ thích thú và theo dõi sự kiện của mình. Khi nắm bắt được những điều đó, bạn sẽ dễ dàng tìm được hướng đi trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức và thành công giúp khán giả cũng như khách hàng có những trải nghiệm đáng nhớ.

Việc chuyển các sự kiện trải nghiệm sang không gian ảo cần một chút sáng tạo và sức lực. Nếu như bạn không thể tạo không gian thực để khách tương tác với sản phẩm của mình do tình hình dịch bệnh, thì bạn hoàn toàn có thể tạo điều gì đó thú vị và hấp dẫn cho khách hàng với những không gian ảo nhưng đầy các hiệu ứng và nội dung đặc biệt.

Chọn nền tảng hoặc ứng dụng sự kiện ảo để cung cấp cho khán giả cũng rất quan trọng, điều đó cung cấp những tính năng đáp ứng các yêu cầu mong muốn của bạn không gian sự kiện. Hãy tận dụng nó như một cơ hội để tạo ra trải nghiệm phong phú với thật nhiều cách để người tham dự tương tác với bạn và môi trường xung quanh họ dù chỉ là trên màn ảnh. Ví dụ: các biểu ngữ video chuyển động trên màn hình, quầy lễ tân online tương tác khi bắt đầu hay những bài thuyết trình theo yêu cầu chỉ với 1 cú click chuột.

Trải nghiệm trò chơi đố vui hoặc một số trò chơi mang tính tương tác cũng là một ý kiến rất hay. Tận dụng khoảng thời gian nghỉ giải lao giữa giờ hoặc một số những phòng game thách đấu với những phần quà hấp dẫn của nhà tài trợ để thu hút khán giả click chuột, hào hứng tham gia.

Mặc dù sự kiện trực tiếp mang lại cảm giác chân thật khi được tương tác với tất cả mọi hiệu ứng và con người nhưng sự kiện ảo là một lựa chọn không tồi, chúng ta hoàn toàn có thể kết hợp cả hai để tận dụng tối đa nguồn lực để mang đến cho khán giả và nhà tài trợ sự hài lòng tuyệt đối. 

Khi bạn thật sự nhìn nhận được sự quan trọng của sự kiện ảo cũng như những thách thức trong quá trình chuyển đổi và thực hiện nó, hãy cùng chúng tôi khám phá những bí kíp để tối ưu hóa ý tưởng này nhé.

Dưới đây là Top 6 “bí kíp” tạo ra trải nghiệm sự kiện ấn tượng trong không gian ảo

Giúp khán giả làm quen với nền tảng

Quay lại sự kiện trực tiếp, với cách truyền thống thì khán giả sẽ di chuyển đến quầy lễ tân để checkin, sau đó được hướng dẫn đến các khu vực photobooth hay sảnh chờ trước khi vào sự kiện, tại đó mọi người sẽ thoải mái trao đổi với nhau, trò chuyện với những người quen hoặc làm quen những người họ mới gặp trong sự kiện. Nếu khán giả đã quen với những hoạt động này, sẽ có một rào cản tự nhiên trong lần đầu được giới thiệu về sự kiện ảo của bạn.

Vậy hãy cho khán giả có những cái nhìn sớm hơn, trải nghiệm nền tảng sự kiện mà bạn sẽ cung cấp trước ngày chính thức diễn ra bằng cách tạo ra những không gian demo hoặc gửi những đường link sự kiện tương tự trên nền tảng bạn sắp sử dụng. Cung cấp và hướng dẫn để khán giả thử làm quen với những gì sẽ diễn ra.

Như vậy, khi bắt đầu sự kiện, khán giả sẽ không có cảm giác bỡ ngỡ dẫn đến trải nghiệm ban đầu khiến họ có ấn tượng không tốt. Những câu hỏi như “Cái này hoạt động như thế nào?” “Tôi đã thao tác đúng để tận hưởng hết những trải nghiệm hay chưa?” sẽ được giải quyết trước khi nó được đặt ra. Thay vào đó, họ sẵn sàng tham gia khám phá và trải nghiệm sự kiện hoành tráng đang được phát trực tiếp.

** Giúp khán giả làm quen với nền tảng và các thao tác trước sự kiện sẽ mang lại ấn tượng trải nghiệm tốt cho khán giả

Cân nhắc trong việc chọn nền tảng

Không phải tất cả các nền tảng sự kiện đều hoạt động và có các công cụ như nhau. Điều này có nghĩa bạn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để có được nền tảng với những công cụ phù hợp với yêu cầu bạn cần cho sự kiện sắp tới.

Đầu tiên, hãy nghiên cứu thật kỹ các yêu cầu của sự kiện, cần những công nghệ nào để thể hiện được những ý tưởng bạn mong muốn, sau đó so sánh giữa các nền tảng về tính năng của chúng, ưu điểm và nhược điểm của mỗi công cụ. Thử nghĩ xem những công cụ của nền tảng đó có đủ để đáp ứng nhu cầu của bạn như phòng demo, gian hàng ảo, phòng chờ kết nối,… hay không.

Một yếu tố khác cũng quan trọng không kém là nền tảng bạn chọn có dễ thao tác, giao diện dễ sử dụng hay không. Có thể sẽ có nhiều nền tảng thực sự hấp dẫn, cung cấp những tính năng vượt trội nhưng trong quá trình sử dụng lại khiến khán giả khó khăn trong thao tác, đây là một điểm trừ khá lớn. Như vậy, trải nghiệm của khách hàng ngay từ bước đầu tiên đã ảnh hướng lớn đến tâm lý và kéo dài trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, từ đó khán giả cũng không hào hứng trong việc tương tác. 

Tận dụng tối đa những lần demo và xem qua nhiều chương trình trên ứng dụng đó để hiểu hết cách công cụ của nền tảng, đương nhiên phải dựa trên góc nhìn của khán giả tham dự. Cân nhắc về mức độ dễ dàng trong thao tác đăng ký, đăng nhập, cập nhật thông tin sự kiện, di chuyển trong không gian kỹ thuật số, trình chiếu video, tương tác trong suốt quá trình,…

Một trong những điều tuyệt vời khi chuyển sang sử dụng sự kiện ảo hoặc kết hợp cả hai là chúng ta dễ tiếp cận với nhiều nhóm đối tượng khán giả hơn. Sẽ có nhiều vấn đề khi sự kiện chỉ diễn ra trực tiếp như không gian không có quá nhiều sức chứa hay khoảng cách địa lý khá xa, trùng lịch làm việc,… Nhưng với sự kiện ảo thì không: sức chứa là vô hạn, khoảng cách không còn là vấn đề, hoặc đôi khi có thể xem phát lại nếu bỏ lỡ khoảng thời gian phát trực tiếp. Điều quan trọng là phải xem xét công cụ hỗ trợ truyền thông, tiếp cận khán giả bằng các nền tảng, phần mềm hỗ trợ tiếp cận khác nhau.

Việc chọn ra nền tảng kỹ thuật số phù hợp sẽ là một bước quan trọng để mang đến trải nghiệm đáng nhớ cho khán giả. Khách tham dự có thể thoải mái thao tác, chủ động hơn với những điều thú vị. Có thể tận dụng điều này để lồng ghép những hoạt động, gian hàng của nhà tài trợ trong suốt sự kiện – tạo ra lợi ích cho tất cả các bên tham gia không thua kém một sự kiện trực tiếp.

** Cân nhắc trong việc lựa chọn nền tảng phù hợp

 Cung cấp cho người tham dự của bạn nhiều cách để tương tác với người khác

Đôi khi sự kiện ảo chỉ là một buổi Talkshow dài bất tận hoặc một buổi phát trực tiếp mà khán giả chỉ có thể ngồi xem và không có bất kì hoạt động giải trí nào. Thực ra, sự kiện ảo muốn thành công thì cần cung cấp cho khán giả những hoạt động để tương tác để tránh nhàm chán, phân tâm trong quá trình dài diễn ra sự kiện. Việc tương tác này là cần thiết, dù là tương tác với diễn giả, nhà tài trợ hay những thành viên khác đang tham gia. 

Hãy tạo không gian phòng riêng để mọi người có thể trò chuyện trực tiếp với người khác giữa các phiên thảo luận với nhau, giống như việc ăn trưa tại một sự kiện trực tiếp. Thêm các cuộc thăm dò và các yếu tố tương tác vào cuộc nói chuyện và hội thảo. Xây dựng các phiên hỏi đáp để tăng yếu tố tương tác, cho mỗi khán giả có cảm giác trực tiếp tham gia vào cuộc nói chuyện. Thiết lập các gian hàng ảo nơi mọi người có thể đặt câu hỏi và tìm hiểu sâu hơn về các thông tin và chính sách ưu đãi,… mà không ảnh hưởng đến những người khác trong sự kiện. Tất cả những điều đó sẽ khiến khán giả tập trung hơn và không bị nhàm chán, phân tâm trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.

** Không gian để tương tác trong sự kiện trực tuyến khá quan trọng

Không thỏa hiệp – Đảm bảo chất lượng sự kiện 

Dựa trên nhu cầu của khán giả, việc tín hiệu hoặc đường truyền kém, âm thanh không ổn định, chất lượng video thấp là những điều khiến khán giả cảm thấy không hài lòng. Khán giả sẽ thật sự cảm thấy khó chịu và giảm hứng thú với những sự kiện chất lượng kém. Vậy nên việc đầu tiên là ưu tiên chất lượng để mang đến những trải nghiệm tốt nhất, không nên thỏa hiệp với những giá trị thấp hơn vì chi phí hay bất cứ lí do gì khác.

Yêu cầu các diễn giả được kết nối internet với đường truyền tốt nhất để không bị gián đoạn, ngoài ra thiết bị mà các diễn giả sử dụng cũng cần được đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu, tránh vấn đề phát sinh trong suốt quá trình. Những yếu tố cơ bản khác như ánh sáng, phông nền,… cũng cần chú ý trong quá trình chuẩn bị. 

Tất cả cần phải được kiểm tra thử trước khi diễn ra sự kiện chính thức. Đặc biệt phải chuẩn bị dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra, giúp cả các diễn giả và khách mời được yên tâm trong suốt quá trình. 

Người dẫn chương trình là linh hồn của sự kiện, đối với sự kiện trực tuyến, MC lại càng giữ vai trò quan trọng. Hãy chọn nhân sự đảm bảo có đủ kỹ năng xử lý sự cố nếu có, cung cấp và cập nhật các thông tin kịp thời về những gì đang diễn ra. Tất cả điều này góp phần mang lại trải nghiệm tích cực không chỉ từ phía khán giả, khách mời mà còn từ các đơn vị đối tác, nhà tài trợ của bạn. 

** Không tùy tiện thỏa hiệp để đảm bảo chất lượng tốt nhất

Thiết kế trò chơi trúng thưởng cho sự kiện

Việc thu hút khán giả thông qua các phần thưởng giá trị thực tế trong suốt sự kiện cực kỳ hiệu quả. Khán giả sẽ cảm thấy thích thú với những phần thưởng mình đạt được và có động lực để trông chờ, tham gia ngay khi bắt đầu cho đến tận khi kết thúc. 

Các nhãn hàng đồng ý triển khai những trò chơi trúng thưởng trên nền tảng sự kiện ảo có thể thúc đẩy nhiều lượt truy cập hơn để đạt được những giá trị cam kết với các gian hàng, tạo ra nhiều cơ hội kết nối và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

** Trò chơi và giải thưởng luôn là bí quyết thu hút và tương tác hiệu quả với khán giả

Cung cấp cơ hội kết nối thân thiện trên nền tảng

Một trong những mối quan tâm lớn nhất về các sự kiện ảo là thiếu cơ hội kết nối. Không giống như các sự kiện thực tế, mọi người không thể đi xung quanh địa điểm hội nghị để bắt đầu các cuộc trò chuyện, trao đổi name card và kết nối với những người xung quanh.

Do đó, các chuyên viên tổ chức Sự kiện cần giúp khách hàng có được trải nghiệm này ngay trên nền tảng trực tuyến. Tạo ra những không gian ảo, những phòng kết nối riêng để tập trung những đối tượng có cùng mối quan tâm trong sự kiện, từ đó mỗi người đều có thể làm quen nhau trong những cuộc hội thoại ngắn và kết nối sau đó. Hãy chọn một nền tảng giúp kết nối và thu thập thông tin dễ dàng chỉ với những thao tác kết nối đơn giản.

** Tạo môi trường kết nối để mang lại giá trị cho khán giả và các nhãn hàng

Kết luận: 

Có rất nhiều nền tảng đang được áp dụng để tạo nên những sự kiện trực tuyến hấp dẫn. Hãy tối ưu hóa và khiến cho khán giả cùng với những đối tác, nhãn hàng của bạn cảm thấy hài lòng về những dịch vụ bạn có thể cung cấp.

Cùng biến nền công nghiệp sự kiện ảo trở thành một trong những trải nghiệm không thể bỏ lỡ cho khách hàng của mình. Hãy cẩn thận chọn công cụ, nền tảng đem đến trải nghiệm tốt nhất, tích hợp những bí kíp không thể thiếu khiến nội dung sự kiện ảo trở nên hấp dẫn hơn, thu hút được càng nhiều lượt tham gia của khán giả.

Chúc các bạn thành công!

Biên dịch: Thoa Nguyễn

Nguồn: Hoppier