Trong thế giới năng động của các triển lãm và sự kiện trực tiếp, tác động của yếu tố con người có thể thay đổi cuộc chơi. Tại triển lãm Expo Stars Interactive, minh chứng cho việc ​​đội ngũ nhân viên quảng cáo lành nghề có thể nâng tầm sự kiện như thế nào, biến những người tham dự bình thường thành những khách hàng tiềm năng và thúc đẩy những tương tác. Sau đây là cách khai thác toàn bộ tiềm năng của đội ngũ nhân viên để đảm bảo sự kiện tiếp theo sẽ thành công rực rỡ.

Hiểu vai trò của nhân viên tương tác

Nhân viên tương tác tại sự kiện chính là bộ mặt của thương hiệu tại chương trình. Họ có thể tương tác với người tham dự, phân phối tài liệu tiếp thị, thu thập dữ liệu và thường là điểm liên hệ đầu tiên đối với khách hàng. Vai trò của họ rất đa dạng, bao gồm đại sứ thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng và dịch vụ khách hàng. Hiệu quả của nhân viên quảng cáo và tương tác phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông điệp thương hiệu của sự kiện một cách rõ ràng ở cấp độ cảm xúc đến người tham dự sự kiện.

Lựa chọn đội ngũ phù hợp

Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên giao lưu, tương tác tại sự kiện không chỉ dừng lại ở ngoại hình đẹp, hãy tìm những cá nhân ăn nói lưu loát, dễ gần và có thể phát triển sự hiểu biết sâu sắc về thương hiệu và sản phẩm tại sự kiện. Tại sự kiện Expo Stars, ban tổ chức nhấn mạnh vào đào tạo và tóm tắt toàn diện trước sự kiện để đảm bảo nhân viên của họ đã hiểu rõ mục tiêu của khách hàng và có thể truyền tải thông điệp một cách đồng nhất và dễ hiểu. 

Những yếu tố cần tìm kiếm: thứ nhất chính là kỹ năng giao tiếp vì nhân viên phải có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và tự tin. Yếu tố thứ hai là sự tương tác vì khả năng mỉm cười, thu hút và giữ sự chú ý của người tham dự là rất quan trọng. Cuối cùng là tính chuyên nghiệp  như độ tin cậy, đúng giờ và vẻ ngoài chỉn chu. 

Đào tạo theo quy trình

Ngay cả những nhân viên giỏi nhất cũng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Cung cấp các bản tóm tắt chi tiết bao gồm các mục tiêu của sự kiện, thông điệp chính, thông tin sản phẩm và hồ sơ người tham dự. Đào tạo nên bao gồm các tình huống thực tế để giúp nhân viên xử lý nhiều tương tác khác nhau, từ trả lời các câu hỏi kỹ thuật đến quản lý những người tham dự khó tính.

Một số mẹo đào tạo như sau: về kiến thức sản phẩm hãy đảm bảo nhân viên nắm rõ các tính năng và lợi ích chính của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Kỹ thuật thu hút là dạy các chiến lược để bắt đầu cuộc trò chuyện và duy trì tính tương tác. Cuối cùng là thu thập dữ liệu, đào tạo nhân viên cách thu thập và ghi lại thông tin của người tham dự một cách chính xác và kín đáo.

Vị trí và vai trò chiến lược

Việc bố trí nhân viên tương tác, quảng cáo tại sự kiện một cách chiến lược trong không gian chương trình có thể tác động đáng kể đến mức độ tương tác. Phân công nhân viên đến những khu vực có lượng truy cập cao của khách và đảm bảo họ được bố trí để tiếp đón, thu hút người tham dự một cách hiệu quả.

Cách phân bổ vai trò: người chào đón/người tương tác sẽ có mặt tại lối vào để chào đón người tham dự và cung cấp thông tin ban đầu. Sẽ có những nhân sự là chuyên gia sản phẩm có thể hiểu biết chuyên sâu về sản phẩm và trả lời các câu hỏi chi tiết. Đối với nhân viên tại vị trí thu thập dữ liệu sẽ tập trung vào việc thu thập thông tin về người tham dự để theo dõi sau sự kiện. Cuối cùng là những người hoạt náo có thể tạo nên tiếng vang và truyền tải những bài thuyết trình hấp dẫn tới đông đảo khán giả.

Chiến lược tương tác

Sự tương tác hiệu quả không chỉ là bắt đầu một cuộc trò chuyện. Nó bao gồm việc tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ phù hợp với các giá trị thương hiệu của sự kiện. Sử dụng các yếu tố tương tác như trình diễn trực tiếp, trò chơi hoặc trải nghiệm VR để thu hút và thu hút người tham dự. Khuyến khích nhân viên quảng cáo sử dụng các câu hỏi mở cũng có thể thúc đẩy các cuộc trò chuyện sâu sắc hơn.

Cải tiến liên tục và phản hồi trong suốt sự kiện

Sau sự kiện, hãy thu thập phản hồi từ đội ngũ nhân sự tương tác sau đó phân tích dữ liệu hiệu suất. Hiểu được điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả sẽ giúp tinh chỉnh cách tiếp cận của đơn vị tổ chức cho các sự kiện trong tương lai. Khuyến khích nhân viên chia sẻ kinh nghiệm và hiểu biết của họ, vì họ có thể cung cấp thông tin có giá trị về hành vi và sở thích của người tham dự.

Phương pháp hiệu quả như sau: tổ chức họp với nhân viên để thảo luận về sự kiện trước khi bắt đầu và kết thúc mỗi ngày, thu thập phản hồi có cấu trúc thông qua khảo sát, ghi điểm và phân tích dữ liệu như số lượng khách hàng tiềm năng và tỷ lệ tương tác.

Cân bằng công nghệ với sự tiếp xúc của con người

Việc kết hợp công nghệ có thể nâng cao hiệu quả của đội ngũ nhân viên quảng cáo và nâng cao sự tham gia của người tham dự. Tuy nhiên, chỉ riêng công nghệ thôi là chưa đủ vì sự tương tác của con người là rất quan trọng để khuyến khích người tham dự tương tác với công nghệ sự kiện. Đội ngũ nhân viên quảng cáo có thể hướng dẫn và thúc đẩy người tham dự sử dụng ứng dụng, thiết lập VR và các công cụ công nghệ khác, giúp trải nghiệm trở nên trực quan và thú vị hơn.

Công cụ công nghệ có sự hỗ trợ của con người như ứng dụng thu thập thông tin khách hàng tiềm năng: nhân viên quảng cáo có thể trình diễn và khuyến khích sử dụng ứng dụng thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, hợp lý hóa việc thu thập và theo dõi dữ liệu. Máy tính bảng nhằm trang bị cho nhân viên các nguồn tài nguyên kỹ thuật số để hỗ trợ trình diễn và cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm.

Kết luận

Đội ngũ nhân sự quảng cáo hay tương tác là thành phần quan trọng của bất kỳ triển lãm hoặc sự kiện trực tiếp thành công nào. Bằng cách lựa chọn đúng đội ngũ, cung cấp đào tạo toàn diện, bố trí nhân viên một cách chiến lược, sử dụng các chiến lược tương tác hiệu quả và liên tục cải thiện dựa trên phản hồi, đơn vị tổ chức sự kiện có thể tối đa hóa tác động của họ. 

Nguồn: Bizzabo

Biên dịch: Huyền Thương