1. So sánh địa điểm trong nhà – ngoài trời
Địa điểm được xem là mấu chốt của mỗi chương trình, dù trong nhà hay ngoài trời mỗi địa điểm đều có thuận lợi và khó khăn riêng. Khi quyết định chọn địa điểm đơn vị tổ chức phải cân nhắc lợi ích của người tham gia và khó khăn trong quá trình thực hiện sự kiện. Một trong những yếu tố quyết định đến sự lựa chọn này là đặc điểm ưu – nhược điểm riêng của từng sự kiện.
a. Địa điểm trong nhà
Ưu điểm:
- Thời tiết và nhiệt độ
Đối với địa điểm trong nhà, thời tiết và nhiệt độ không phải rào cản vì mọi thứ đều nằm trong kiểm soát của đơn vị tổ chức. Đây có lẽ là lợi thế lớn nhất và cũng giúp cho việc trang trí cho sự kiện không bị giới hạn bởi các nguy cơ đến từ thời tiết (rơi, ướt, hỏng đồ đạc, … ).
- Cơ sở vật chất
Các địa điểm như khách sạn, trung tâm hội nghị, … thường đi kèm hệ thống cơ sở vật chất có sẵn và dễ dàng mang hệ thống âm thanh kỹ thuật bên ngoài vào để kết nối. Điều này giúp người tổ chức sự kiện sẽ không phải lo lắng quá nhiều về hệ thống âm thanh, ánh sáng, ổ cắm điện, khu vực nhà vệ sinh, … cho sự kiện.
- Kiểm soát an ninh
Kiểm soát an ninh của ban tổ chức sẽ dễ dàng hơn nhiều đối với sự kiện trong nhà. Ban tổ chức dễ dàng quan sát số lượng người ra vào sự kiện và việc tiếp đón khách mời sẽ đơn giản hơn. Vấn đề đảm bảo an ninh là đặc biệt quan trọng với các sự kiện có sự góp mặt của VIP, người nổi tiếng,...
Nhược điểm:
- Giới hạn về không gian
Với đặc điểm không gian cố định, việc lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô lớn là không hề dễ dàng. Đặc biệt đối với sự kiện không giới hạn khách tham dự, nhiều khu vực hoạt động, trang trí hay các hoạt động tập thể, … Đôi khi số lượng khách mời còn thay đổi ở những ngày cuối cùng. Vì vậy, địa điểm cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.
- Chi phí và nhu cầu
Chi phí thuê địa điểm trong nhà cho sự kiện là một việc đáng cân nhắc. Đặc biệt vào các mùa cao điểm như mùa đông, mùa mưa, … nhu cầu đặt địa điểm trong nhà thường rất cao, khiến cho việc tìm kiếm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
b. Địa điểm ngoài trời
Ưu điểm:
- Ánh sáng, không khí
Hầu như tất cả mọi người đều thích không khí trong lành và thoải mái cùng với ánh sáng từ thiên nhiên, vì vậy không gian ngoài trời gần như đáp ứng đủ yêu cầu của khán giả về thời tiết. Đặc biệt đối với sự kiện diễn ra trong thời gian dài, khán giả sẽ ít cảm thấy mệt mỏi hơn khi tham gia vào các hoạt động trong sự kiện.
- Không gian hoạt động
Không gian ngoài trời giúp đơn vị tổ chức sự kiện linh hoạt, thoải mái hơn trong các khâu tổ chức sự kiện không giới hạn khách mời, nhiều khu vực hoạt động, trang trí hay các hoạt động tập thể, … Các ưu điểm của địa điểm ngoài trời cũng giúp ích cho việc sắp xếp vật dụng, thiết bị, xây dựng sân khấu, …
- Khu vực để xe
Tổ chức sự kiện ngoài trời thường có không gian rộng thuận tiện cho khu vực làm bãi giữ xe. Các khu vực có thể được bố trí linh hoạt tùy theo ý muốn để tạo nên những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách tham dự.
Nhược điểm:
- Thời tiết
Thời tiết thay đổi là bất cập lớn nhất đối với sự kiện ngoài trời, tuy nhiên khi lựa chọn địa điểm ngoài trời cần phải có kế hoạch dự phòng cho trường hợp xấu xảy ra ( chuẩn bị bạt, khu vực trú mưa,...)
- Cơ sở vật chất
Các địa điểm ngoài trời thường không có sẵn cơ sở vật chất như địa điểm trong nhà. Đơn vị tổ chức cần chuẩn bị thêm trang thiết bị, đồ đạc, … có thể tạo ra một khoản chi phí phát sinh lớn.
- Đảm bảo an toàn cho người tham gia sự kiện
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát, mất cắp, hành vi bạo lực, gây hấn và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên đơn vị tổ chức khó quản lý.
- Các thủ tục
Hầu hết các việc thuê các địa điểm công cộng như công viên, quảng trường, … đều có các quy định về thủ tục hành chính đi kèm. Đơn vị tổ chức phải đặc biệt xem xét và chú ý xin giấy phép, xin cấp phép đầy đủ khi muốn sử dụng.
2. Các chú ý khi lựa chọn địa điểm cho mỗi sự kiện
Có rất nhiều yếu tố phải cân nhắc đến khi lựa chọn địa điểm, nhưng 5 yếu tố sau đây là quan trọng và căn bản nhất để sự lựa chọn đó là phù hợp nhất với sự kiện:
Ngân sách của sự kiện
Ngân sách là yếu tố quan trọng và quyết định của một sự kiện. Cân nhắc chi phí và chi phí phát sinh đối với cả 2 địa điểm là vô cùng cần thiết. Dựa trên ngân sách mà doanh nghiệp đưa ra để quyết định chọn địa điểm tổ chức.
Thời điểm tổ chức sự kiện
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức phải cân nhắc đến lợi ích của người tham gia. Tùy theo điều kiện thời tiết tại thời điểm sự kiện diễn ra, ban tổ chức sẽ phải chọn địa điểm tạo sự thoải mái tối đa cho khách hàng và đối tác tham dự sự kiện.
Quy mô sự kiện
Sự kiện phải được tổ chức ở địa điểm đáp ứng được yêu cầu về quy mô nhưng không vượt quá ngân sách dự trù.
Chủ đề của sự kiện
Chủ đề là chìa khóa của sự kiện. Nếu sự kiện có chủ đề trang trọng, tổ chức trong nhà sẽ dễ dàng hơn cho khâu chuẩn bị và trang trí. Với các sự kiện mang tính chất thoải mái, bao gồm nhiều hoạt động hay cần không gian rộng thì các địa điểm ngoài trời lại phù hợp hơn.
Kết luận
Như vậy, chỉ riêng việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là một bước “ khó nhằn” trong quy trình tổ chức sự kiện. Các đơn vị tổ chức sự kiện phải hết sức lưu ý những ưu, nhược điểm của từng loại hình địa điểm để tổ chức một chương trình phù hợp.
Tên tác giả: Huỳnh Như
Nguồn: kynguyengroup
