Tổ chức sự kiện là một trong những công việc căng thẳng nhất thế giới. Trong một phút làm việc, bạn đều có thể đối mặt với áp lực từ khách hàng, từ nhà cung ứng hay thay đổi vào phút cuối... hoặc vào ngày chạy sự kiện, áp lực từ lịch trình bị chậm trễ, thời tiết xấu hoặc nhân sự có vấn đề về sức khỏe... Bất kể lý do bạn bị áp lực, căng thẳng là gì, học cách quản lý căng thẳng là điều rất quan trọng đối với sự thành công của bạn trong nghề!

Điều quan trọng: Quản lý công việc là quản lý sự căng thẳng

Là một người tổ chức sự kiện, bạn phải quản và lo rất nhiều công việc bất kể làm ở vị trí nào. Vậy thì điều gì trong số những thứ bạn phải làm là quan trọng nhất? Ưu tiên những việc quan trọng và bạn cần hoàn thành trước những việc khác. Nên có một danh sách các việc cần làm "to do list" để giúp bạn tập trung và không bị hỗn loạn trong mớ công việc. Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách: từ đơn giản là viết ra một cuốn sổ cho đến sử dụng Google Sheet hoặc bất kỳ một ứng dụng nào khác.

Thích ứng với những chuyện xảy ra

Bất kể sự kiện của bạn được lên kế hoạch hoàn hảo đến đâu, vẫn có thể xảy ra một vài trục trặc trong quá trình thực hiện. Khi nó xảy đến, đừng hoảng sợ, thay vào đó hãy tập trung vào cách giải quyết vấn đề. Hãy suy nghĩ xem vấn đề này nhỏ hay lớn? Nếu nhỏ, bạn có thể bỏ qua nó mà không ảnh hưởng tới sự kiện không? Hoặc nếu nó lớn, thì bạn sẽ xử lí như thế nào? Ở bất cứ vấn đề nào, hầu hết bạn đều có thể giải quyết nếu giữ được bình tĩnh, có kỹ năng và kinh nghiệm. Vì nếu không giữ được bình tĩnh, bạn sẽ dẫn đến căng thẳng cực độ và có thể đưa ra những quyết định sai lầm.

Đặt ra quy định làm việc của bản thân

Khi làm việc ở Agency, bạn rất dễ rơi vào trường hợp như thế này: kết thúc công việc trong ngày vào lúc 8:30 tối, vừa gập laptop để nghỉ ngơi thì nhận được tiếng ting ting trên điện thoại từ email của khách hàng, bạn sẽ làm gì? Bấm mở hộp thư để xem hay không? Điều đó phụ thuộc vào một câu hỏi đơn giản “Bạn đã đưa ra quy định làm việc của mình cho khách hàng hay chưa?”

Nói thì dễ hơn làm! Là những người tổ chức sự kiện, chúng ta hiểu được là bản thân luôn muốn làm mọi thứ có thể để làm cho khách hàng hài lòng và có được sự kiện thành công. Bởi vì thế, thường bạn sẽ vô tình cho phép khách hàng nghĩ rằng bạn luôn sẵn sàng 24/24. Đừng làm vậy vì bạn cũng cần phải nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống. Do đó ngay từ ban đầu (có thể là từ cuộc họp đầu tiên), hãy rất rõ ràng với khách hàng về quy định làm việc của mình, về "khoảng thời gian làm việc" mà bạn sẵn sàng nhận cuộc gọi, trả lời email và hy vọng cả hai bên sẽ tuân theo những giờ đó. Không trả lời cuộc gọi hoặc email từ khách hàng sau giờ làm việc, nếu không họ sẽ nghĩ rằng bạn luôn sẵn sàng bất cứ lúc nào và quy định đặt ra của bạn là không quan trọng. Nếu khách hàng không tin rằng bạn nghiêm túc, họ sẽ phá bỏ quy định của bạn và mong đợi phản hồi email vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Nếu bạn tuân thủ các quy tắc của mình, họ sẽ không mong đợi bạn trả lời cho đến sáng hôm sau khi bạn tiếp tục công việc.

Tạo không gian của riêng bạn

Là những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chúng ta thường không ở yên một chỗ và cũng không để cho não được thư giãn mà sẽ bộn bề với mớ công việc và ý tưởng. Sự hỗn loạn và căng thẳng này có thể tràn vào cuộc sống riêng tư của chúng ta nếu không quản lý tốt. Điều quan trọng là dành thời gian để có không gian yên tĩnh. Nếu bạn dành thời gian để thực sự luyện tập tạo không gian của riêng mình, mức độ căng thẳng sẽ giảm đáng kinh ngạc. Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng:

Thiền

Thiền được chứng minh là giúp giảm căng thẳng. Dành thời gian trong ngày để nghỉ ngơi và thiền định có lợi rất nhiều cho cơ thể và tâm trí của chúng ta. Một nghiên cứu cho thấy thiền chánh niệm (Mindfulness) và thiền định (Meditation) làm giảm đáng kể căng thẳng khi luyện tập trong khoảng thời gian ba tháng. Một nghiên cứu khác tiết lộ rằng thiền định làm giảm mật độ mô não liên quan đến nỗi sợ và lo lắng. Nếu bạn muốn mức độ căng thẳng của mình giảm mạnh, thiền định là nơi bạn nên tìm đến.

Đọc sách

Hãy dành thời gian cho bản thân để đọc một cuốn sách. Sách là một cách tuyệt vời để đối phó với căng thẳng. Đây là cách để tâm trí của bạn tập trung vào một thứ khác ngoài công việc. Một cuốn sách tuyệt vời sẽ cho phép bạn thoát khỏi trách nhiệm của mình trong một khoảng thời gian ngắn và đắm mình trong một thế giới khác. Theo một nghiên cứu năm 2009 cho thấy rằng đọc sách có thể làm giảm căng thẳng tới 68%. Nó hoạt động tốt hơn và nhanh hơn so với các phương pháp thư giãn khác, chẳng hạn như nghe nhạc hoặc uống một tách trà nóng. Điều này là do tâm trí của bạn được mời vào một thế giới văn học mà không có những tác nhân gây căng thẳng ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày của bạn. Để giảm bớt căng thẳng, bạn nên đọc những thứ không liên quan đến kinh doanh mà nên là thể loại yêu thích để dễ dàng đắm chìm vào thế giới của nó.

Luyện tập thở

Bạn có thể tự mình thực hiện các bài tập thở hoặc với các kỹ thuật thư giãn khác như thiền hoặc yoga. Những bài tập này có thể làm chậm nhịp tim của bạn, giúp bạn bình tĩnh hơn vì chúng cũng yêu cầu bạn phải tập trung, điều này giúp đưa tâm trí bạn ra khỏi danh sách đằng đẵng các việc phải làm. Sau khi tập thở xong, bạn sẽ ở trong trạng thái tinh thần thoải mái hơn rất nhiều.

Xem phim hoặc chương trình truyền hình

Hòa mình vào những nội dung nhẹ nhàng hoặc vui nhộn trong những bộ phim hay chương trình truyền hình, cho phép bản thân ngồi và không phải suy nghĩ sẽ giúp giảm căng thẳng. Khi bạn xem thứ gì đó vui nhộn và bật lên những tràng cười thì tiếng cười cũng được chứng minh là có tác dụng giảm căng thẳng. Cố gắng xem các chương trình nhẹ nhàng và tránh bất cứ điều gì quá hồi hộp hoặc phức tạp như một chương trình hoặc bộ phim gây căng thẳng. Lưu ý phim kinh dị có thể làm bạn thêm nặng nề về mặt tâm lý, vì vậy tốt nhất bạn nên tránh xem khi đang gặp áp lực công việc.

Rời bàn làm việc và ra ngoài hít khí trời

Chúng ta dành quá nhiều thời gian cho máy tính và màn hình điện thoại di động để xem những thông báo cho công việc, cho mạng xã hội. Vậy nên hãy đứng dậy và đi dạo vài vòng thôi nào! Đây là một cách miễn phí và dễ dàng để giúp giảm căng thẳng, rất tốt cho sức khỏe tinh thần của chúng ta. Có nhiều lý do khiến điều này đúng, từ việc tăng cường vitamin D, không khí trong lành, cảm giác gió thoảng trên tóc và nhiều tác dụng khác. Vì vậy, cho dù đó là rảo bước quanh công viên, chạy vài vòng xe khắp phố phường hay một chuyến đi ngắn đến một nơi bất kỳ thì hãy tận dụng và cảm nhận vẻ đẹp mà mẹ thiên nhiên đã ban tặng cho chúng ta nhé!

Ngắt kết nối

Công nghệ là một món quà nhưng nó khiến chúng ta bị phụ thuộc. Chúng cho ta truy cập được mọi thứ trên thế giới trong tầm tay. Bởi vì thế nên chúng ta phải luôn dán mắt vào nó để thực hiện công việc và xem có gì mới trên mạng xã hội. Điều này không chỉ “ngốn” khoảng thời gian quá lớn mà còn có thể gây thêm rất nhiều căng thẳng cho cuộc sống của bạn. Trong thế giới này bạn LUÔN LUÔN được kết nối nhưng bạn cần phải biết NGẮT KẾT NỐI. Bằng cách nào? Chúng ta đều biết rất khó nên hãy cố gắng "ngắt kết nối" trong 15-20 phút mỗi ngày. Tăng dần thời gian đó qua từng ngày bằng cách bật điện thoại ở chế độ im lặng và tắt tất cả thông báo. Với thời gian này, bạn có thể tận hưởng không gian và thời gian riêng của mình.

Tập thể dục

Điều này đã được chứng minh nhiều lần rằng tập thể dục rất tốt cho chúng ta và giảm căng thẳng. Các nghiên cứu cho thấy rằng vận động rất hiệu quả trong việc giảm mệt mỏi, cải thiện sự tỉnh táo và tập trung, cũng như tăng cường chức năng nhận thức tổng thể. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi căng thẳng đã làm cạn kiệt năng lượng hoặc khả năng tập trung của bạn.

Một lý do khác khiến tập thể dục có thể giúp giảm căng thẳng là endorphin được giải phóng trong quá trình tập luyện tốt. Endorphins mang lại cảm giác khỏe mạnh nói chung và có thể làm cho bạn hạnh phúc, do đó giảm căng thẳng. Vì vậy, cho dù bạn quyết định tập yoga hay chạy bộ, đến phòng gym hay tự tập tại nhà thì đây là một cách tuyệt vời để “hạ nhiệt” tâm lý và tinh thần của bạn.

Ngủ đủ giấc

Đây là một trong những vấn đề lớn nếu bạn thực sự muốn giảm căng thẳng khi tổ chức sự kiện. Bạn không thể làm tốt nhất công việc của mình nếu thường xuyên cảm thấy kiệt sức. Ngủ là một chức năng quan trọng và cần thiết của con người. Không có lượng cà phê nào trên thế giới có thể khiến bạn không cần ngủ. Nếu không ngủ đủ giấc, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng phán đoán, tâm trạng và trí nhớ của bạn. Giấc ngủ đã được chứng minh là có tác dụng phục hồi cơ thể và tâm trí của bạn, vì vậy hãy sắp xếp công việc và có được thời gian ngủ hợp lý trong ngày.

Dành thời gian để làm điều gì đó bạn yêu thích

Bạn rất dễ bị cuốn hút vào công việc khi đang lên kế hoạch cho sự kiện. Điều này không chỉ khiến bạn căng thẳng mà còn có thể dễ dàng kiệt sức. Vậy bạn nên làm gì? Câu trả lời phụ thuộc vào những gì bạn yêu thích. Hãy tự hỏi bản thân điều gì khiến bạn nở nụ cười, và hãy dành thời gian để làm điều đó. Nó có thể đơn giản như nấu một món ăn ngon, vẽ một bức tranh, đi xem hòa nhạc hoặc dành thời gian với bạn bè và gia đình… Bằng cách dành thời gian cho những việc bạn yêu thích sẽ làm giảm căng thẳng và tránh cảm giác làm việc quá sức.

Hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn giảm căng thẳng trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. Mỗi khi cảm thấy quá tải và áp lực, hãy thử một trong những phương pháp này xem kết quả như thế nào nhé. Hãy nhớ dành thời gian để tập trung vào bản thân, ngay cả trong những mùa bận rộn nhất như mùa cuối năm sắp tới này!

Biên dịch: Như Quỳnh

Nguồn: Endless Events