Thực hiện 7 điều mỗi ngày để trở thành người tổ chức sự kiện thành công

Thông thạo nhiều kỹ năng và chịu được áp lực công việc là một trong những yêu cầu để có được thành công nhất định trong công việc. Với những ai có được những điều này sẽ phát triển và thăng tiến. Và để đạt được điều đó bạn phải rèn luyện. Thực hiện bảy điều này mỗi ngày sẽ giúp bạn học được cách thành công trong công việc tổ chức sự kiện.

1. Ưu tiên thực hiện những việc quan trọng nhất

Những người thực hiện sự kiện thường có khối lượng công việc lớn, do đó điều quan trọng là bạn phải hiểu được những gì quan trọng nhất để tập trung và ưu tiên thực hiện chúng trong checklist sự kiện. Đánh dấu các việc ưu tiên sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sẵn sàng phản ứng nhanh chóng khi có bất kỳ điều gì diễn ra không theo timeline.

Để thực hiện những ưu tiên, bạn phải liệt kê ra một danh sách, truyền đạt các ưu tiên cho "đồng đội" và cùng nhau hiện thực hóa để đảm bảo rằng các ưu tiên này được tuân thủ chặt chẽ.

2. Giao tiếp với khách hàng

Là agency tổ chức sự kiện cho khách hàng, giao tiếp là chính “chìa khóa vàng”. Như tất cả các nhà lập kế hoạch sự kiện thành công đã từng làm, bạn phải hiểu chính xác những gì khách hàng muốn và mong đợi, đồng thời thông báo đầy đủ cho họ về tiến độ các công việc.

Mặt khác, nếu bạn đang tổ chức các sự kiện của riêng mình, thì khách hàng của bạn là những người tham dự - những người mua vé. Hãy đảm bảo giao tiếp với họ thường xuyên thông qua email, fanpage, quảng cáo...

3. Dành thời gian để suy ngẫm và thư giãn

Tổ chức sự kiện là một trong 10 nghề căng thẳng nhất - tương đương với quân nhân và lính cứu hỏa. Những người tổ chức sự kiện thành công hiểu tầm quan trọng của việc dành một chút thời gian trước khi sự kiện quan trọng diễn ra. Một buổi giải lao thân mật với “đồng đội” là một cách tuyệt vời không chỉ để theo dõi tiến độ mà còn để tập trung lại vào công việc và duy trì động lực hoàn thành nhiệm vụ.

Sử dụng một ứng dụng lập kế hoạch sự kiện có thể giúp bạn bớt căng thẳng vì nó giữ tất cả thông tin chi tiết những đầu việc. Có rất nhiều công cụ lập kế hoạch sự kiện hiệu quả để giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, vì vậy hãy chọn một công cụ để "đồng hành", giúp bạn có nhiều thời gian cho bản thân, tránh những căng thẳng không đáng có để duy trì sự kiện thành công.

4. Kiểm tra các chỉ số đo lường quan trọng

Một đặc điểm nổi bật của một người tổ chức sự kiện thành công là họ không để phí bất kì một cơ hội nào trôi qua - mọi thứ đều được đo lường và phân tích. Các dữ liệu sự kiện sẽ giúp bạn đạt được điều đó. Thu thập và phân tích nó để đề ra chiến lược hiệu quả và hướng tới kết quả được cải thiện phù hợp.

Để lên kế hoạch tốt hơn cho các sự kiện tiếp theo, bạn có thể tận dụng những dữ liệu từ mạng xã hội, các khảo sát,.... Những nguồn dữ liệu này mang đến những chỉ số đo lường quan trọng góp phần hỗ trợ Event Planner trong các dự án tới.

5. Nghiên cứu những ý tưởng và xu hướng mới

Cũng như dành thời gian để thư giãn với đồng đội, một nhà lập kế hoạch sự kiện khôn ngoan sẽ dành thời gian đọc tin tức và blog trong ngành mỗi ngày. Kiến thức đối với người làm sự kiện là  không bao giờ là thừa thãi.

Để luôn dẫn đầu, điều quan trọng là bạn phải nắm bắt được xu hướng của ngành. Điều này có thể mang lại cho bạn nguồn cảm hứng cho những thể loại sự kiện mới, tin tức về nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ mới cũng như sự phát triển của công nghệ. Ngoài ra, các Case Study có thể cho bạn thấy đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm gì và những gì bạn có thể học được từ họ.

Hãy dành 30 phút mỗi sáng để đọc các thông tin cập nhật về ngành để bạn có thể bắt đầu một ngày mới với tràn đầy thông tin và kiến thức bổ ích.

6. Duy trì các mối quan hệ

Chăm sóc khách hàng là một chiến lược quản lý tốt và cũng là một hoạt động tiếp thị tuyệt vời. Thường xuyên liên hệ với các khách hàng trước đây để cập nhật thông tin sẽ cho thấy rằng bạn vẫn quan tâm đến công việc kinh doanh của họ. Điều đó sẽ giúp bạn có nhiều hơn các khả năng tham gia vào vòng đấu thầu hay chính thức được thực hiện sự kiện khi khách hàng có mong muốn. Cũng đừng quên chăm sóc các nhà cung cấp, vì duy trì mối quan hệ tốt với họ sẽ giúp bạn có thêm khả năng thương lượng.

7. Yêu cầu phản hồi

Tìm kiếm, phân tích và thực hiện dựa trên những phản hồi là một trong những yếu tố quan trọng nhất để tổ chức các sự kiện thành công. Là một phần trong quá trình đo lường sự thành công của sự kiện, các nhà lập kế hoạch sự kiện nên yêu cầu phản hồi từ những người tham dự, những người tham gia, khách hàng và các bên liên quan.

Chúng ta có thể thấy: không có gì bí ẩn để có thể trở thành một nhà tổ chức sự kiện thành công. Đó chỉ đơn giản là bạn rạch ròi trong từng bước thực hiện và hệ thống trong cách tiếp cận. Hãy lắng nghe và tìm cách cải thiện tốt nhất để nâng tầm chất lượng sự kiện của bạn.

Biên dịch: Như Quỳnh

Nguồn: Eventbrite