Các sự kiện dành cho khách VIP đều được đầu tư xây dựng, thiết kế với những trải nghiệm đẳng cấp, những đặc quyền giá trị mà không phải ai cũng có cơ hội đón nhận. Tuy vậy chúng ta vẫn có rất nhiều cách để tạo ấn tượng và quản lý khu vực VIP mà chỉ nằm trong ngân sách sẵn có. Sau đây, chúng ta hãy cùng nhau khám phá một số ý tưởng tuyệt vời dành cho khu vực đặc biệt này nhé.
1. Cung cấp một số dịch vụ cá nhân đặc biệt dành cho VIP.
Khi nói đến dịch vụ cá nhân đặc biệt dành cho khách VIP tại các sự kiện thì bạn có vô số những điều có thể thực hiện. Từ việc phân phối các ưu đãi của sự kiện trực tiếp đến khách VIP trước ngày diễn ra chương trình đến hỗ trợ đặt trước các tiện ích để họ tận hưởng những giây phút thoải mái sau sự kiện, dịch vụ chăm sóc đặc biệt… và còn rất nhiều điều khác mà bạn có thể cung cấp.
2. Cung cấp khu vực để đồ cá nhân.
Bố trí khu vực này sao cho thuận tiện trong việc di chuyển của các VIP. Bên trong được trang bị đầy đủ các dụng cụ như tủ có khóa, móc treo... Hãy bố trí nhân viên để nhận đồ, kiểm tra và theo dõi mọi thứ tại khu vực này. Điều này sẽ khiến toàn bộ trải nghiệm trở nên thoải mái và thuận tiện hơn cho các VIP, đặc biệt trong những sự kiện âm nhạc và lễ hội hoành tráng.
3. Cung cấp sự hướng dẫn tận tình để khách VIP thuận tiện trong việc di chuyển.
Chi tiết thường bị bỏ qua này thường là ấn tượng đầu tiên đối với khách VIP. Ngoài những biển báo chỉ đường có kích thước lớn, rõ ràng và dễ nhìn để khách biết được hướng đi thì nên có thêm bảo vệ, hướng dẫn viên riêng dành cho khách VIP để họ không bị băn khoăn khi di chuyển đến những vị trí trong sự kiện. Nếu địa điểm của bạn đặc biệt lớn, có thể cung cấp xe ô tô điện để đưa họ từ lối vào đến khu vực VIP.
4. Cung cấp cho khách VIP chỗ trả khách và đậu xe đặc biệt.
Một điều về các VIP mà bạn phải biết là sự tiện lợi. Đây là một ưu điểm mà họ có thể đánh giá cao sự chỉn chu của bạn. Hãy bố trí riêng một khu vực trả khách dành cho VIP được chào đón đặc biệt với người đại diện sự kiện, PG, nhân viên hỗ trợ, bảo vệ…. Bên cạnh đó là khu đỗ xe cho VIP có phân công bảo vệ, hướng dẫn viên để hướng dẫn đỗ xe.
5. Đẩy nhanh quy trình check-in
Khi khách đến, đảm bảo phân luồng tách biệt giữa khách VIP và khách thường. Sử dụng ứng dụng hoặc những giải pháp tối ưu để quá trình check-in cho khách VIP được nhanh và chính xác. Tránh trường hợp để khách VIP phải đợi khi xếp hàng check-in quá lâu, điều này sẽ dẫn đến cảm xúc không tốt trong suốt quá trình trải nghiệm sự kiện của họ.
6. Tổ chức thêm dịch vụ spa miễn phí.
Có rất nhiều dịch vụ spa sẽ phục vụ linh hoạt tại bất kỳ thời gian nào và ở đâu mà bạn yêu cầu. Hoặc, bạn có thể liên kết với một thương hiệu spa tại địa phương để đưa những vị khách VIP đến tận nơi để sử dụng các dịch vụ ở spa sau khi sự kiện kết thúc.
7. Tạo các sự kiện bổ trợ: networking giữa VIP với KOL, Celeb... hoặc After private party chỉ dành cho VIP…
Còn cách nào tốt hơn để tạo cơ hội kết nối bằng cách mời những nhân vật đặc biệt trong chương trình tham gia vào các tiện nghi của VIP. Trước khi bắt đầu chương trình, có thể tạo một không gian kết nối riêng tư với những diễn giả, khách mời của sự kiện. Sau khi kết thúc, hãy mời họ trở lại để cùng nói về bất kỳ chủ đề nào mà bạn muốn với một bữa tiệc nhẹ và vài ly cocktail.
8. Thuê đầu bếp riêng hoặc người pha chế cho khu vực của VIP.
Yêu cầu những người đầu bếp/bartender phục vụ những món ăn ngon, trình diễn nấu ăn, đồng thời thể hiện phong thái sao cho phải hòa nhập cùng không khí của buổi tiệc. Tuỳ thuộc vào mục đích, tính chất và concept sự kiện, menu dành cho VIP sẽ phục vụ những món ăn đúng với tinh thần với nhiều hình thức cao cấp như buffet, gueridon tại bàn…
9. Cung cấp những nội dung độc quyền
Các video như tóm tắt nội dung buổi diễn thuyết, điểm nổi bật của các gian hàng triển lãm thương mại và các cuộc phỏng vấn diễn giả về những thông tin “hiếm” có thể được gửi trong email sau sự kiện tới các VIP.
10. Yêu cầu nhà tài trợ nâng cấp trải nghiệm tham dự của VIP.
Có thể tài trợ một số vé VIP để tặng cho những vị khách đặc biệt, cung cấp một số sản phẩm của nhà tài trợ trong túi quà VIP hoặc tài trợ cho không gian khu vực tiếp khách thêm hoành tráng. Thuyết phục nhà tài trợ rằng bằng cách này họ sẽ dễ tiếp cận hơn với phân khúc khách hàng cao cấp.
11. Tạo ra những điều bí mật
Chúng ta luôn bị hấp dẫn bởi những điều bí mật. Hãy chiêu đãi các VIP tham gia một bữa tiệc bí ẩn hoặc trải nghiệm mà chỉ họ mới biết. Đảm bảo rằng khu vực bí ẩn đó được tổ chức ở một vị trí được che giấu khéo léo trong khuôn viên sự kiện hoặc trong khoảng cách đi bộ gần nhất có thể từ sự kiện của bạn.
12. Đưa danh sách VIP vào phần luckydraw của những giải thưởng có giá trị cao nhất.
Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cho họ biết là họ đã có tên trong danh sách nhận thưởng, giá trị của phần thưởng và cách công bố phần thưởng. Nếu họ thắng, hãy đảm bảo rằng quá trình nhận giải càng đơn giản càng tốt bằng cách nhanh chóng đưa trực tiếp hoặc chuyển nó đến nhà cho họ.
Trên đây là một số gợi ý để bạn tạo cho khách VIP những trải nghiệm tuyệt vời hơn tại sự kiện của mình. Như bạn có thể thấy không quá khó để tạo ấn tượng với những vị khách đặc biệt của mình đứng không nào! Tùy vào loại hình và mục đích sự kiện mà bạn có thể áp dụng và sáng tạo thêm những ý tưởng để chiêu đãi những vị khách VIP của mình nhé. Chúc bạn thành công!
Biên dịch: Như Quỳnh
Nguồn: Socialtables
