Bước cuối cùng trong quy trình quản lý sự kiện là cuộc họp sau sự kiện để thảo luận về tổng thể của sự kiện, phản hồi của người tham dự và nhà tài trợ, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với chiến lược sự kiện tổng thể để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Ngành công nghiệp tổ chức sự kiện ngày càng có tính cạnh tranh cao. Việc nâng cấp các sự kiện và cách tổ chức cho riêng bạn là câu thần chú của hầu hết các chuyên gia hàng đầu. Ngoài việc chỉ ra những rủi ro trong sự kiện của bạn, hãy tập trung vào việc khám phá các cách để cải thiện trải nghiệm của người tham dự và khách hàng của bạn bằng một số cách như:
Thu thập phản hồi của người tham dự?
Trải nghiệm của một sự kiện thường là một trải nghiệm thoáng qua. Nếu bạn muốn thực sự khám phá ra các cách để cải thiện sự kiện của mình, bạn cần phải thu thập dữ liệu mới ngay từ người tham dự và nhà cung cấp của bạn ngay thời điểm sự kiện diễn ra.
Khảo sát đối tượng của bạn để nhận phản hồi sau sự kiện
Nhận phản hồi có lẽ là điều quan trọng nhất bạn cần làm trong các sự kiện. Đó là những tài nguyên bạn sẽ cần để cải thiện các sự kiện trong tương lai, cũng như một cách để duy trì kết nối với khán giả của bạn.
Nhưng nếu bạn đã từng tự mình tham dự một sự kiện, bạn sẽ biết rằng việc nhận được phản hồi không phải là điều dễ dàng. Để dễ dàng thu thập ý kiến, dưới đây là một số cách để khuyến khích người tham dự cung cấp phản hồi của họ:
Bảng khảo sát. Cần có mục tiêu rõ ràng. Bảng khảo sát sau sự kiện của bạn cần phải hữu ích cho việc cải tiến các sự kiện trong tương lại của bạn. Bạn cần học gì từ những người tham dự? Bạn muốn thay đổi như thế nào. Tốt nhất, các câu trả lời khảo sát nên được sử dụng để đo lường KPI sự kiện của bạn. Từ đó, bạn có thể hình thành một số câu hỏi trọng tâm mà khi được trả lời, bạn sẽ có định hướng rõ ràng hơn cho các sự kiện tiếp theo.
Nếu bạn lo lắng rằng bạn sẽ không nhận được đủ câu trả lời khảo sát, hãy khuyến khích sự tham gia bằng cách tặng họ một phần quà (có thể là vé miễn phí đến sự kiện trực tiếp tiếp theo của bạn…).
Thăm dò tại chỗ. Cách nhanh nhất và dễ nhất để khảo sát khán giả của bạn là trong chính sự kiện. Bạn có thể yêu cầu người dẫn chương trình hoặc diễn giả giơ tay hoặc yêu cầu mọi người sử dụng thẻ bắt đầu bằng # của bạn để gửi câu hỏi.
Ứng dụng sự kiện. Nếu khách tham dự của bạn thiên về công nghệ, bạn có thể thêm khảo sát vào ứng dụng sự kiện mà bạn đang sử dụng. Điều này đảm bảo rằng bạn nhận được phản hồi nhanh chóng cũng như có khả năng chạy phân tích trên đó.
Truyền thông xã hội. Sử dụng Facebook hoặc Twitter để thu thập câu trả lời là một cách tốt để thu thập câu trả lời vì hầu hết mọi người đều sử dụng chúng. Trên hết, các câu trả lời công khai cũng khuyến khích người khác tham gia, mặc dù hãy lưu ý rằng điều này có thể dẫn đến một chút suy nghĩ của nhóm khi đề xuất và nhận xét.
Giao tiếp với khán giả sau sự kiện
Sự kiện không phải chỉ là trải nghiệm một lần cho những người tham dự của bạn.
Hãy chia sẻ một vài nội dung sau sự kiện trên mạng xã hội. Sự kiện của bạn tạo ra nhiều nội dung từ video, âm thanh đến hình ảnh. Chia sẻ những điều này trên Facebook, Instagram và Twitter cho những người không tham dự thấy sự kiện của bạn như thế nào. Và nếu bạn đề cập đến những người tham dự, họ cũng sẽ cảm thấy như họ là một phần của điều gì đó tuyệt vời và tương tác trở lại.
Gửi lời cảm ơn. Mọi người đã dành thời gian và đôi khi thậm chí cả tiền bạc chỉ để có mặt tại sự kiện của bạn. Cảm ơn họ vì điều đó là đúng, vì vậy hãy tặng họ một thức gì đó để nhắc nhớ họ về sự kiện của bạn. Nó có thể là một một món quà nhỏ hay một thông điệp gì hoặc thứ gì như sách điện tử hoặc tài nguyên. Điều quan trọng là bạn đánh giá cao họ để họ nhớ đến những gì bạn đã làm và quay lại lần sau.
Chia sẻ các bài đăng “sắp ra mắt”. Bạn muốn sự kiện tiếp theo của mình nằm trong lịch của người tham dự, hãy tạo đoạn giới thiệu cho sự kiện tiếp theo trên fanpage và website của bạn. Bạn thậm chí có thể cho người tham dự đăng ký thông qua một sự kiện trên Facebook để đánh giá mức độ quan tâm của họ.
Khuyến khích người tham dự chia sẻ về trải nghiệm của họ những hình ảnh tham dự video… có đính kèm #hastag của chương trình để nhận phản hồi và phản ứng của công chúng đối với các khía cạnh cụ thể của sự kiện của bạn. Đừng quên tương tác với những bài viết đó để thể hiện rằng bạn đánh giá cao sự có mặt của họ và những gì họ chia sẻ!
Câu hỏi ngắn gọn sau sự kiện dành cho nhà tài trợ
Xây dựng mối quan hệ nhà tài trợ lâu dài có nghĩa là dành thời gian cần thiết sau sự kiện để đảm bảo liệu các nhà tài trợ có trải nghiệm tích cực hay không và sự kiện đó có mang lại lợi ích cho họ không?
- Sự kiện này có giá trị thế nào đối với thương hiệu của bạn?
- Sự kiện có đáp ứng được kỳ vọng của bạn trong việc tạo ra khách hàng tiềm năng không?
- Bạn hài lòng như thế nào với cơ hội tài trợ này?
Nếu họ chưa hài lòng vì sự kiện của bạn, hãy đưa ra các giải pháp để làm xoa dịu họ, sử dụng công nghệ sự kiện và những phương thức tiếp thị cộng đồng, bạn có thể tiếp xúc với khán giả của mình với nội dung tài trợ quanh năm thay vì chỉ ở một sự kiện trực tiếp.
Tại sao chúng ta cần một cuộc họp sau mỗi sự kiện?
Bạn không thể tránh khỏi rủi ro trong các sự kiện nhưng bạn có thể chuẩn bị trước cho những tình huống có thể xảy ra. Ngay cả khi có sự cố xảy ra, hãy đảm bảo với mọi người rằng đó không phải là việc đổ lỗi cho nhau mà là về việc giảm nhẹ vấn đề nếu nó tái diễn trong tương lai. Hãy cho nhân viên của bạn biết trước rằng bạn sẽ yêu cầu họ phản hồi về một số điều sau sự kiện. Đưa cho họ những câu hỏi của bạn trước sự kiện để khi sự kiện diễn ra, họ có thể quan sát và ghi chép lại sau này.
Đối với các câu hỏi, bạn có thể bắt đầu với những điều cơ bản
Điều gì đã diễn ra tốt? Bắt đầu với những thành công của họ. Đây có thể là những thành tựu cho toàn bộ sự kiện. Nó cũng có thể là những thành tích cá nhân như các thành viên đã làm tốt vị trí của mình. Cũng đừng quên khen ngợi những người đã làm công việc hậu trường như người lập kế hoạch, nhà sản xuất và trợ lý.
Cái gì thiếu? Vì ekip của bạn là người tham gia tổ chức họ sẽ biết trực tiếp những điều mà người tham dự mong muốn mà bạn chưa thực hiện tốt. Khách hàng và người tham dự của bạn có thể đã mong đợi điều gì đó như một chủ đề nhất định hoặc một thông điệp gì đó mà bạn đã thiếu. Hoặc nó cũng có thể là thiếu nguồn cung cấp hoặc thời gian để chuẩn bị. Hãy lắng nghe phản hồi từ nhân viên sự kiện của bạn để rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Có chuyện gì? Bạn không thể tránh khỏi rủi ro trong các sự kiện nhưng bạn có thể chuẩn bị cho chúng. Ngay cả khi có sự cố xảy ra, hãy đảm bảo với mọi người rằng đó không phải là việc đổ lỗi mà là về việc giảm nhẹ vấn đề nếu nó tái diễn trong tương lai…
Chúng ta đã đạt được mục tiêu của mình chưa? Bạn đã đặt ra các mục tiêu cho sự kiện của mình trong giai đoạn lập kế hoạch và bây giờ là lúc để xem liệu chúng có mang lại kết quả hay không…
Họp bàn tổng kết và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện là việc làm rất quan trọng bởi đó là chìa khóa cho sự thành công của những chương trình sau. Cần thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác để có được giải pháp tối ưu cho những lần tổ chức tiếp theo.
Thảo Mai
Nguồn: HelloEndless
