Trước tình hình dịch bệnh kéo dài, việc hạn chế tập trung đông người trở thành tâm lý chung. Khi mà việc ở trong nhà và hạn chế tiếp xúc gần với người xung quanh trở thành thói quen cũng là lúc cảm xúc “càng đông càng vui” dần giảm đi. Thay vào đó, mọi người sẽ sử dụng nhiều hơn các công cụ trực tuyến, tham gia vào các sự kiện ảo để tận hưởng niềm vui mà vẫn đảm bảo an toàn. Vậy câu hỏi đặt ra là liệu các hình thức sự kiện trực tiếp có thể thay thế hoàn toàn bằng trực tuyến? Cùng đặt lên bàn cân và so sánh các yếu tố của sự kiện online và offline xem ai sẽ dẫn đầu đường đua tương lai?



Để dễ dàng đưa ra những nhận xét đúng nhất,  Mr Nguyễn Thân – CEO Prosound Center Vietnam đã lấy ví dụ là một buổi hội nghị để so sánh và chia sẻ các tiêu chí giữa tổ chức trực tiếp (offline) và tổ chức trực tuyến (online) như sau:


1. NỘI DUNG TRUYỀN TẢI


Trong các buổi hội nghị nội dung chính thường là thông tin, nội dung họp được trình bày dưới dạng các văn bản, file trình chiếu. Ở khoảng này, cả sự kiện offline hay online đều có thể đảm bảo việc trình chiếu và biên soạn chính xác các tài liệu trên.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 10


2. TỐC ĐỘ TRAO ĐỔI


Việc trao đổi trực tiếp “face to face” chắc chắn sẽ thuận tiện và nhanh hơn. Việc trao đổi online phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: đường truyền, công nghệ, vị trí,... Nhưng với sự phát triển vượt bật của công nghệ nhue hiện nay việc trang bị một đường truyền ổn định là điều không khó vậy nên sự chênh lệch tốc độ trao đổi giữa 2 loại hình này không còn là mối bận tâm quá lớn. Nhưng bên cạnh đó, việc không gặp gỡ trực tiếp sẽ không tạo nên chất xúc tác từ cảm xúc và hạn chế ngôn ngữ hình thể khiến đôi khi cuộc nói chuyện trở nên dài lê thê mà không đi đến đâu. 


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 9


3. SỰ CHỈN CHU, NGHIÊM TÚC


Tác phong lịch sự, trang phục nghiêm túc khi đi họp offline đã là văn hóa giao tiếp cơ bản trong xã hội. Tham dự sự kiện online dễ làm cho mọi người có tâm lý ỷ lại do người tham dự có thể ở bất kỳ nơi đâu, trang phục nhiều khi mang tính đối phó, đặc biệt là khi ngồi ở nhà tham dự. Sẽ giở khóc giở cười, nếu bạn phát hiện nhân viên của mình chỉ nghiêm túc nửa vời (nửa trên - nửa dưới). Nhưng đương nhiên chuyện này còn tùy thuộc vào cá tính của những người tham dự.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 7


4. MỨC ĐỘ CẢM NHẬN


Đối với các sự kiện offline khán giả có thể cảm nhận cả 4/5 giác quan: thị giác – thính giác – xúc giác – cảm giác nếu có ăn uống thì sẽ là 5/5. Còn đối với online thì khán giả chỉ cảm nhận được 1,5 giác quan. Mất đi 2,5 giác quan là xúc giác vì không thể bắt tay, ôm, chào hỏi và bị hạn chế góc nhìn không thể cản nhận được bất cứ mùi hương nào. Rõ ràng khi nói về mức độ cảm nhận thì sự kiện offline hoàn toàn chiếm ưu thế, trong cùng một không gian tập hợp nhiều người sẽ tạo các giác quan cảm nhận phong phú và người tham dự sẽ có những trải nghiệm và cảm xúc đa dạng hơn.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 5


Tiết mục múa Hologram – Sự kiện Gala ITE 2019


5. SỰ TẬP TRUNG


Điều cơ bản trong mọi cuộc họp là sự tập trung. Trong khi họp hoặc tham dự các sự kiện offline người tham dự ít bị xao nhãng hoặc chi phối hơn so với sự kiện online. Ví dụ: bạn đang ngồi họp trên xe, chỉ một cú thắng mạnh là bạn mất tập trung ngay. Thêm vào đó, tính tập trung còn bị ảnh hưởng từ các hành động riêng hoặc xung quanh bạn. Nhưng đa phần mọi người đều cho rằng, đây không phải vấn đề quá khó để khắc phục. Bạn chỉ cần chuẩn bị chỗ tham gia họp ít ảnh hưởng nhất và tự tạo kỷ luật bản thân mình. Nhưng dù sao thì nguy cơ mất tập trung của việc tham dự sự kiện online vẫn cao.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 8


6. NGÔN NGỮ HÌNH THỂ


Để hiểu hết hàm ý của người nói bao gồm cả lời nói và ngôn ngữ hình thể. Việc xem mọi thứ thông qua một khung hình sẽ tạo ra các hạn chế về điểm nhìn của người cùng tham dự, nên có thể ngôn ngữ hình thể không được biểu hiện rõ. Việc này hoàn toàn có thể khắc phục bằng cách đặt góc máy quay phù hợp, nhiều máy quay (nếu được) hay góc máy rộng, nhưng đương nhiên việc này có chút phiền phức.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 8


7. TÍNH MINH BẠCH


Đây là vấn đề lớn của online, đặc biệt trong các sự kiện cần biểu quyết. Có lẽ vì thế mà công nghệ Blockchain ra đời, nền tảng này ứng dụng trong mọi lĩnh vực từ nông nghiệp, giáo dục, y tế, tài chính, ngân hàng, nó trở thành rào ngăn vững chắc cho việc khó để can thiệp chỉnh sửa, tẩy xóa nội dung.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 – 10


8. CHI PHÍ


Chi phí tổ chức online rõ ràng thấp hơn rất nhiều so với offline. Và đặc biệt, online không giới hạn người tham dự, càng đông thì chi phí tổ chức online lại càng tiết kiệm. Nó giảm tải được các chi phí từ mặt bằng, điện nước, di chuyển và hơn hết giảm được thời gian di chuyển cho các trường hợp người tham gia của bạn đến từ các thành phố khác nhau.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 5 – 10


9. NHÂN SỰ:


Tùy theo quy mô của buổi họp, nhưng online đang hướng đến việc người dùng tự tổ chức, tự điều khiển, không cần các bộ phận hay chuyên gia can thiệp nên nguồn nhân lực là yếu tố có thể sử dụng hiệu quả hơn với hình thức sự kiện online.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 7 – 10



10. TRANG THIẾT BỊ

Về thiết bị nó gần như không phụ thuộc vào hình thức online hay offline mà phụ thuộc vào mức độ đầu tư của sự kiện. Bạn chi trả cho các thiết bị tốt nhất đảm báo buổi họp hay sự kiện diễn ra hoàn hảo. Bạn có thể tiết kiệm nhờ việc giảm các thiết bị về âm thanh nhưng bù lại đó bạn lại phải nâng cấp các thiết bị đường truyền tính hiệu nên thành ra chi phí thiết bị là gần như như nhau.


  • Tỷ lệ điểm: offline – online: 10 -10



Sau khi đi qua hết 10 yếu tố trên thông qua ví dụ từ sự kiện hội thảo, chúng ta có điểm tổng kết: offline 92 – 87 online. Khoảng cách khá sát sao chỉ chênh lệch 5 điểm, nhưng hình thức tổ chức offline vẫn là lựa chọn tốt hơn trong ngành sự kiện.


Kết luận


Tất cả chúng ta, người tổ chức sự kiện và kể cả người tham dự đều mong rằng tình hình ổn định hơn để chúng ta cùng hòa mình chung một không gian và có trải nghiệm cảm xúc tuyệt vời. Nhưng với tình tình thực tế, khảo sát và phân tích trên điều nào đó chứng minh rằng, hình thức sự kiện online đang dần lớn mạnh và có thể thay thế các sự kiện offline thông qua các công nghệ tiến bộ để đảm bảo chất lượng cũng như tiêu chuẩn của một sự kiện chuyên nghiệp trong thời điểm dịch bệnh chưa được kiểm soát.


Mr Nguyễn Thân – CEO Prosound Center Vietnam

Biên tập: Mỹ Nguyên