Sự khác biệt giữa Lịch trình sản xuất và Kịch bản đường dây

Với nhiều bạn mới vào nghề, đôi khi sẽ bị nhầm lẫn giữa lịch trình sản xuất và kịch bản đường dây do tên gọi có vẻ giống nhau. Vậy nên bài viết này sẽ nói về sự khác biệt giữa chúng để giúp cho các bạn mới có góc nhìn tổng quát và tránh nhầm lẫn nhé!

A. LỊCH TRÌNH SẢN XUẤT

Trước tiên chúng ta sẽ nói về lịch trình sản xuất. Trong nghề có thể có nhiều cách nói khác nhau như lịch dàn dựng, Production Timeline, lịch set-up…. Tuy nhiên đều có chung một ý nghĩa đó là một bản kế hoạch chi tiết về công tác triển khai sản xuất cho sự kiện bao gồm sản xuất hạng mục thô, LED, ATAS… mà tất cả mọi người trong đội ngũ sản xuất, ekip và khách hàng quan tâm để có một cái nhìn tổng quan, nắm rõ công việc và tiến độ chuẩn bị cho chương trình.

Mẫu lịch trình sản xuất của chương trình Honda Youth Fest 2020 mà VEG đã thực hiện

Để có được lịch trình sản xuất phải trải qua nhiều cuộc họp giữa Agency, đối tác và thậm chí là cả khách hàng cùng nhau trao đổi, bàn bạc, xem xét khối lượng các hạng mục, thời gian chuẩn bị để đưa ra một bản hoàn chỉnh và chính xác nhất

Vậy lịch trình sản xuất sẽ giúp chúng ta quản lí công việc như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

1. Nắm được thời gian thi công của từng hạng mục

Nhìn vào thì có vẻ đơn giản nhưng nó sẽ bao gồm tất cả các hoạt động sản xuất cho một sự kiện. Ví dụ như bạn sẽ biết thời gian vào hàng của từng đơn vị, thời gian sân khấu sẽ hoàn thành để sắp xếp cho nhân sự tập diễn tập, rehearsal, thời gian hoàn thành hệ thống ánh sáng để đạo diễn có thể tiến hành lập trình đèn hay thời gian trống để khách hàng có thể chuyển các POSM của họ đến để trưng bày…

Các đơn vị theo dõi lịch trình sự kiện để phối hợp làm việc để đảm bảo tiến độ thi công

Chính vì vậy, lịch trình sản xuất rất quan trọng để các bên phối hợp thực hiện và đảm bảo được tiến độ cho sự kiện.

2. Thời gian hoạt động của nhân sự

Khi nhìn vào lịch trình sản xuất, bạn sẽ biết được rằng những khoảng thời gian có mặt và thi công của các bên như sân khấu, âm thanh, LED, ánh sáng… để biết rằng họ có đúng giờ hay không, số lượng nhân sự có đảm bảo hay không. Khoảng thời gian nào họ sẽ nghỉ ngơi, ăn uống để đảm bảo sức khỏe. Những khoảng thời gian nào sân khấu không bị vướng người để các nhân sự trình diễn tập luyện trên sân khấu, cùng với đó là thời gian cần có của các kỹ thuật viên của âm thanh, ánh sáng, LED phối hợp tập luyện. Khoảng thời gian nào kết thúc tập luyện để sắp xếp nhân sự chỉnh sửa lại sân khấu nếu chưa ổn…

Trong khi nhân sự trình diễn đang tập luyện thì những khu vực khác đội ngũ sản xuất sẽ thi công và hoàn thiện song song với đó

Ngoài ra dựa vào lịch trình sản xuất để biết được rằng khi nào các thiết bị quan trọng sẽ được chuyển đến, khi nào nhân sự thi công nghỉ ngơi để sắp xếp bảo vệ, an ninh trực tại khu vực thi công. Và phải đảm bảo rằng luôn luôn có người trực tại khu vực thi công để canh gác, xử lí khi có vấn đề gì xảy ra.

Qua đó người quản lí và mọi người sẽ nắm rõ được thời gian, vị trí của các đội ngũ thi công để sắp xếp, phối hợp và trao đổi khi cần thiết giữa các bên.

3. Những cuộc họp và báo cáo hình ảnh

Để ra được lịch trình sản xuất tốt nhất thì tất cả các đơn vị đều có những cuộc họp quan trọng với nhau để biết rằng ngày hôm đó ai sẽ vào hàng trước, ai sẽ vào hàng sau. Khu vực tập kết hàng của mỗi bên. Ngày hôm đó chúng ta sẽ làm những hạng mục nào, ở đâu, tiếp theo sẽ làm gì. Khi nào có thể bàn giao đủ để cho nhân sự trình diễn có thể diễn tập, ekip có thể rehearsal.

Ngay cả trong lúc đang dàn dựng cũng sẽ có những cuộc họp có thể có cả khách hàng để nắm tiến độ, trao đổi giải quyết những vấn đề phát sinh khi thi công thực tế. Cùng với đó là việc chụp ảnh thường xuyên tình trạng thực tế để báo cáo tiến độ cho khách hàng, ekip để mọi người cùng theo dõi. Và những hình ảnh đó sau khi kết thúc chương trình sẽ dùng để làm một bản báo cáo hình ảnh về dự án để nghiệm thu và có tư liệu để tham khảo cho các chương trình sau này.

Báo cáo tiến độ thi công

Nếu có điều kiện một chút, bạn có thể thuê Photographer để có chất lượng hình ảnh tốt hơn và đặt camera để làm timelapse sản xuất. Điều đó sẽ giúp profile của bạn và công ty tốt hơn rất nhiều đấy.

Honda Youth Fest 2020 tại HCM - Timelapse sản xuất

Và dĩ nhiên điều này cũng có thể ghi chú vào lịch trình sản xuất để giúp bạn quản lí tốt hơn.

4. Những điều khác

Những mục nêu ở trên không phải là tất cả mọi thứ được đưa vào lịch trình sản xuất. Có rất nhiều thứ khác cũng có thể được đưa vào. Trên thực tế sẽ tuy theo từng dự án (event nhiều ngày, 1 tuần hay thậm chỉ là cả 1 tháng hoặc hơn thế nữa), tùy theo bố cục (chia theo từng buổi, từng khung giờ cụ thể…) mà công ty hoặc team bạn lựa chọn mà lịch trình sản xuất sẽ được lên với nhiều cách khác nhau. Do đó, bạn có thể làm ra một bản lịch trình sản xuất cho riêng mình, chỉ cần đáp ứng đầy đủ thông tin bạn muốn và dễ dàng cho bạn và team có thể theo dõi và bám sát công việc. 

B. KỊCH BẢN ĐƯỜNG DÂY

Kịch bản đường dây hay những tên gọi khác như là kịch bản chương trình, event flow… là tài liệu quan trọng giúp định hình sự kiện trên giấy tờ. Khách hàng, Agency và cả đội ngũ kĩ thuật sẽ dựa vào đây để biết cụ thể về toàn bộ chương trình bao gồm thời gian, nội dung, diễn biến, hạng mục cần chuẩn bị, yêu cầu kĩ thuật… thông qua các buổi họp trao đổi, thảo luận cùng với nhau trước sự kiện.

Một mẫu kịch bản đường dây cơ bản

Thông thường khi chạy sự kiện, mỗi cá nhân đều cầm sẵn trên tay kịch bản để dễ dàng theo dõi và nắm được công việc của mình trong từng phần của chương trình.

Vậy cụ thể kịch bản đường dây sẽ giúp chúng ta quản lí như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

1. Diễn biến chương trình và sự chuẩn bị

Đây là yếu tố mà bất cứ kịch bản nào cũng sẽ có. Bạn sẽ nắm được thời gian bắt đầu cho các phần của sự kiện, diễn biến của nó sẽ như thế nào, hạng mục cần sử dụng là gì, nhân sự là ai để bạn có thể chuẩn bị trước. Ví dụ như phần này có bác Giám Đốc đại diện phát biểu, vậy thì trước đó bạn cần phải stand by bác Giám Đốc trong hậu đài, bộ phận kĩ thuật phải chuẩn bị micro/headset cho bác Giám Đốc, bộ phận visual sẽ chuẩn bị hình ảnh trình chiếu, bộ phận hậu đài sẽ chuẩn bị Pointer/CUE, bục phát biểu nếu có, Đạo diễn/Leader sẽ đếm ngược để bắt đầu…

Dựa theo kịch bản, khu vực hậu đài đang chuẩn bị stand by nhân sự và đạo cụ của tiết mục tiếp theo

Điều đó sẽ giúp cho bạn và ekip quản lí và điều phối được những hoạt động diễn ra trên sân khấu một cách cẩn thận và chính xác nhất.

2. Yếu tố kĩ thuật

Cùng với những hoạt động diễn ra trên nhân khấu và mặt con người thì kĩ thuật cũng là một yếu tố không thế thiểu trong mỗi chương trình. Vì thế cũng có kịch bản về mặt kĩ thuật để ekip và đội ngũ kỹ thuật nắm chắc được diễn biến sân khấu và điều phối kĩ thuật cho hợp lí.

 - Âm thanh sẽ như thế nào, to hay nhỏ, nhạc nền là gì, có sử dụng micro gì hay không…

 - Ánh sáng như thế nào, mở hay tắt, hiệu ứng ánh sáng biểu diễn như thế nào…

 - Màn hình sẽ chiếu những thông tin gì, bật hay tắt, độ sáng sử dụng là bao nhiêu phần trăm…

Và còn nhiều yếu tố khác nữa tùy theo từng chương trình như hiệu ứng pháo hoa, Led matrix…

Cùng với đó, đạo diễn kĩ thuật sẽ là người đưa ra tín hiệu điều khiển chính cho toàn bộ khu vực FOH (Front of House).

Khu vực FOH đang vận hành về mặt kĩ thuật trên sân khấu

3. Lời thoại của MC

Thường kịch bản MC sẽ có một kịch bản riêng và người quan tâm chính là nhân sự phụ trách MC và tổng đạo diễn, ekip còn lại sẽ theo tín hiệu thông báo của người phụ trách. Thỉnh thoảng, trong vài chương trình của một số công ty sẽ có thêm cột kịch bản MC để mọi người có thể theo dõi lời thoại của MC và chuẩn bị cho những khoảnh khắc quan trọng.

Hy vọng với những thông tin này ít nhiều sẽ giúp các bạn có thể phân biệt và đâu đó thể tự mình làm một lịch trình sản xuất hoặc kịch bản cho dự án của mình.



Lương Nguyễn

Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group