Sự ảnh hưởng của layout đến hệ thống kỹ thuật

Khi triển khai một chương trình, bạn sẽ tự hỏi các thiết bị kỹ thuật sẽ đặt ở đâu? Đặt như thế nào? Có sử dụng các hệ thống treo hay bổ trợ nào không? Có chiếm diện tích không?... và rất nhiều câu hỏi tương tự bởi vì thực tế, nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến không gian, thẩm mỹ và sự an toàn trong chương trình của bạn. Vậy nên hãy cùng tìm hiểu những vấn đề và cách khắc phục để chúng ta có thể làm cho chương trình của mình trở nên tốt nhất nhé.

1. Hệ thống dây điện

Dĩ nhiên để hệ thống ATAS làm việc được thì phải có nguồn điện, và việc đi dây điện như thế nào để đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định và mang tính thẩm mỹ cho chương trình là một bài toán cần phải giải. Lúc này bạn cần cùng với đội ngũ kỹ thuật khảo sát địa điểm để xem vị trí nguồn và các khu vực cần sử dụng điện như sân khấu, khu đón khách… từ đó định vị đường dây sao cho đáp ứng yêu cầu. Ngoài ra, bạn cần sử dụng thêm băng keo, bọc dây điện để đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn cho khách tham dự nhé.

Hệ thống dây men theo lối đi có hàng rào bảo vệ và sẽ được bọc lại sau khi hoàn thiện

2. Thùng thiết bị

Tất cả các thiết bị như màn hình LED, loa, đèn… sẽ được đặt vào các thùng chuyên dụng để giữ an toàn và tính thuận tiện trong quá trình vận chuyển. Điều khiến bạn băn khoăn là sau khi lắp đặt xong, các thùng trống này sẽ được đặt ở đâu là hợp lý trong cả khu vực sự kiện. Tin vui là hiện nay hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện luôn sẽ có những khu vực trống để tập kết các thùng thiết bị này; tuy vậy, bạn nên lưu ý rằng có thể có không ít hơn một đơn vị sự kiện khác đang thực hiện chương trình song song và bạn phải chia sẻ khu vực đặt các thùng thiết bị với họ. Kinh nghiệm cho bạn là khi khảo sát, hãy trao đổi với quản lý địa điểm để “đặt chỗ” khu vực trống cho các thùng thiết bị này. 

Ngoài ra, nếu chương trình của bạn lớn, khối lượng hạng mục quá nhiều, số lượng thùng cũng tăng cao, lúc này bạn phải cân nhắc trong việc tính toán và thiết kế một không gian nào đó ở khu vực hậu đài để đặt các thùng thiết bị này, tuy nhiên bạn cần phải lưu ý vị trí sử dụng để tránh ảnh hưởng đến hoạt động trong backstage. Mặt khác, bạn có thể trao đổi với các bên cung cấp về việc chở thùng trống về kho cất, nhược điểm là bạn sẽ tốn thêm một phần chi phí vận chuyển. Vậy nên hãy cân nhắc thật kỹ và lựa chọn phương án phù hợp nhất với bạn nhé.

Các thùng đồ được đặt gọn gàng để chừa không gian trống cho hậu đài

3. Loại hình sự kiện

Tùy theo loại hình sự kiện, bạn sẽ có những thiết kế sân khấu và yêu cầu hệ thống khác nhau. Vì thế việc bố trí, sắp xếp các thiết bị kỹ thuật cũng sẽ bị ảnh hưởng. 

Đối với những chương trình hội thảo thông thường, có thể bạn chỉ cần hệ thống đèn mặt đặt trước sân khấu để phục vụ cho việc ghi hình và để khán giả thấy rõ mặt của các diễn giả hơn. Thêm vào đó là sử dụng khoảng hai trụ loa đặt hai bên sân khấu đủ để cung cấp âm thanh với số lượng khán giả yêu cầu. Vậy nên khi thiết kế layout, bạn chỉ cần chừa trống các vị trí đặt thiết bị, giúp ích cho việc đi dây điện dễ dàng hơn.

REAS 2019 – Chương trình thuần về hội thảo nên chỉ có loa và hệ thống đèn mặt ở hai bên, không chiếm quá nhiều diện tích

Đối với những chương trình có các phần trình diễn như lễ ra mắt, chương trình âm nhạc, tiệc cuối năm… sẽ có yêu cầu về hệ thống kỹ thuật sẽ khá cao. Bạn cần trao đổi với đạo diễn và các đối tác xem việc bố trí các thiết bị sẽ như thế nào để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu. Các câu hỏi cần được giải quyết như “Hệ thống đèn sẽ đặt như thế nào, có đặt trên sân khấu không, loa có thể đặt dưới sàn hay phải nằm ở trên cao, các hiệu ứng pháo đi kèm sẽ đặt ở đâu để có hiệu ứng cao; để bố trí được như thế sẽ sử dụng hệ thống treo thế nào, hệ thống truss, layer ra sao, bao nhiêu hạng mục sẽ đặt trên sân khấu, đặt ở đâu”… sẽ giúp bạn phân bổ layout phù hợp mà vẫn giữ được khoảng trống đủ cho biểu diễn và hậu đài, không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tham dự.

Với những chương trình biểu diễn thì khối lượng thiết bị và hạng mục lắp đặt sẽ chiếm khá nhiều không gian

4. Kích thước không gian sự kiện

Kích thước khu vực sự kiện sẽ quyết định đến việc bố trí, sắp xếp các hạng mục và ảnh hưởng đến việc tính toán thiết bị trong chương trình. Khi bắt đầu làm việc với các bên kỹ thuật, bộ phận âm thanh sẽ là những người đầu tiên hỏi về kích thước của địa điểm và số lượng khách tham dự. Lí do là vì họ cần phải dựa vào kích thước để tính toán âm lượng đủ cung cấp cho chương trình, vị trí đặt thế nào để âm thanh được truyền đi tốt nhất đến người nghe (loa đặt ở đâu, trên hay dưới, cao hay thấp, nghiêng hay thẳng…)

Loa được treo trên cao – Đáp ứng yêu cầu về âm thanh và tiết kiệm được không gian cho hậu đài

Với những sự kiện âm nhạc ngoài trời lớn với quy mô vài chục ngàn người, những khán giả ở xa thì sẽ không thể thấy rõ các hoạt động diễn ra trên sân khấu và âm thanh cũng không đủ để đáp ứng chất lượng (âm lượng không đảm bảo hoặc độ trễ về âm thanh: khi ca sĩ hát một câu thì những khán giả ở xa thì năm giây sau mới có thể nghe được…). Những điều này sẽ ảnh hưởng khá nhiều đến sự trải nghiệm của người tham dự. Vì thế bạn sẽ cần phải bố trí thêm màn hình LED live và loa delay để giải quyết những điều trên. Đi với đó là việc đi dây điện và cách bảo vệ chúng không bị giẫm đạp cũng cần bạn phải chú ý rất nhiều. Thông thường dây điện sẽ được chắn bằng các hàng rào cứng cáp, chắc chắn và đi men theo lối đi của Ekip.

Hệ thống Led live và Loa delay

5. Khu vực bàn điều khiển (FOH)

Khi lên Layout cho chương trình, hầu hết chúng ta đều không để ý đến khu vực này nên sẽ có xảy ra những trường hợp khi đang lắp đặt, các đơn vị kỹ thuật sẽ hỏi khu vực đặt thiết bị điều khiển sẽ nằm ở đâu thì bạn sẽ phải loay hoay xem lại layout để sắp xếp chỗ cho họ. Do đó, ngoài việc sắp xếp các thiết bị trên layout, bạn cần lưu ý việc lựa chọn khu vực đặt bàn điều khiển thích hợp trước ngày set-up sự kiện.

Vị trí đẹp nhất cho khu vực FOH luôn là đối diện sân khấu và nằm trong khoảng hoạt động tốt nhất của Loa, đèn. Tuy nhiên thực tế có hàng tá thứ chúng ta phải ưu tiên, vậy nên hay nghiên cứu và sắp xếp vị trí tốt nhất cho khu vực này. Khu vực FOH không nhất thiết phải đặt ngay đối diện với trung tâm sân khấu, nó hoàn toàn có thể lệch qua trái, qua phải khán phòng… điều quan trọng là sân khấu luôn nằm trong tầm nhìn của các kỹ thuật viên và đạo diễn để họ có thấy rõ được các hoạt động đang diễn ra, nghe, nhìn và hoàn thành tốt nhất công việc của họ.

Vị trí đẹp của khu vực FOH trong một chương trình

Đối với những chương trình không đòi hỏi quá cao về mặt kỹ thuật, chúng ta thường sử dụng hệ thống kỹ thuật có sẵn của địa điểm; khu vực này đa số sẽ nằm bên hông sân khấu đủ để quan sát ánh sáng và màn hình. Về âm thanh, vị trí bên cạnh lại không thuận lợi do âm thanh hướng xuống khán giả. Để khắc phục được điều này, bạn sẽ cần bố trí một nhân sự trong ekip ở khu vực dưới khán phòng cùng nhau phối hợp để cân chỉnh âm thanh cho phù hợp.

Trên đây là những cảm nhận của cá nhân mình khi làm việc thực tế, nó không phải là tất cả nhưng đó là những điều cơ bản mà bản thân mình đúc kết được trong quá trình làm nghề. Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc và lên layout cho chương trình của mình.

Lương Nguyễn

Operations Supervisor – VEG – Vietnam Event Group