1. Tầm quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Một sự kiện có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng đầu tiên là vấn đề chi phí tổ chức sự kiện.Việc dự trù kinh phí như là một kỹ năng, một chuyên môn buộc phải có ở những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.Bảng dự trù kinh phí sẽ đảm bảo trong những tình huống, trường hợp phát sinh sẽ không thiếu hụt về ngân sách về tiếp tục thực hiện sự kiện.Khách hàng lựa chọn một đơn vị hay một cá nhân phụ trách tổ chức sự kiện sẽ dựa vào nhiều yếu tố và kinh phí là vấn đề hàng đầu họ ưu tiên.

2. Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Bảng dự trù kinh phí nói có vẻ dễ nhưng thật ra rất khó khăn và đòi hỏi người làm bảng dự trù kinh phí phải thật sự tỉ mỉ và kỹ lưỡng. Đặc biệt, sẽ càng khó khăn hơn nếu bạn là một người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Để hoàn thành bảng dự trù một cách dễ dàng bạn nên áp dụng công thức 4 bước dưới đây :

2.1. Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch sự kiện

Để hoàn thành bảng dự trù kinh phí hiệu quả, bạn nên xem và hiểu rõ proposal. Sự kiện đó tổ chức trong nhà hay ngoài trời, quy mô bao nhiêu khách, chủ đề chính của sự kiện đó là gì, có những hoạt động gì sẽ diễn ra trong sự kiện, danh sách những tiết mục, khách mời, khán giả, thời điểm và thời gian tổ chức sự kiện ra sao, sự kiện có ý nghĩa và mục đích gì?,...

Việc này giúp bạn nắm vững được toàn bộ sự việc gây tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.

2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục

Khi tổ chức sự kiện bạn cần biết sắp xếp những hạng mục cần thiết, hoặc có thể kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng,... Tất cả đều phải được xác định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng.

Trong quá trình xây dựng bảng dự trù kinh phí bạn phải tính tổng tất cả phí quản lý (khoảng từ 10- 15% tùy vào đơn vị đứng ra tổ chức) và khoảng 10% phí VAT (giá trị gia tăng).

Về cơ bản, bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thường sẽ bao gồm các hạng mục như sau:

2.3 Bước 3 : Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro

Một sự kiện diễn ra theo những gì có trong kế hoạch từ A cho đến Z là rất hiếm. Rủi ro là vấn đề nan giải mà ngay cả những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa thể kiểm soát được hoàn toàn các tình huống sẽ phát sinh. 

Có thể kể đến một số rủi ro thường gặp như rủi ro với khách mời, rủi ro về địa điểm tổ chức, rủi ro từ hệ thống trang thiết bị, rủi ro kỹ thuật, rủi ro về chi phí tổ chức sự kiện,… Do đó, khi dự toán bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc thiết lập các con số thể hiện được tính chênh lệch.

2.4. Bước 4: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành

Sau khi đã hoàn thành bảng dự trù kinh phí, và trước khi trình bảng này lên cho khách hàng. Nhân viên tổ chức sự kiện cần tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện  bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh.

Nếu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không được tính hiệu quả, chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, đơn vị mà bạn đang phụ trách sẽ buộc phải bỏ ra ngân sách tương ứng để bù vào.

3. Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Một sự kiện diễn ra chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh khó tránh. Để chuẩn bị tốt cho những trường hợp phát sinh, bạn nên dự trù thêm chi phí chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm. Việc lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi người thực hiện phải cẩn thận, tỉ mỉ trong tính toán, cân nhắc chi phí, có kinh nghiệm dự đoán và ứng phó với những rủi ro có thể phát sinh.Tuy nhiên điều quan trọng vẫn là nên hiểu rõ, nắm bắt chính xác từng công đoạn và chi tiết từng hoạt động trong sự kiện.

Kết luận

Lập dự toán ngân sách 1 cách chính xác không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất. Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể xảy ra trong sự kiện.



Biên tập : Huỳnh Như

Nguồn: https://timviec365.vn/blog/bang-du-tru-kinh-phi-to-chuc-su-kien-new12519.html