Làm sự kiện thì các eventors cũng không quá xa lạ với những khó khăn mà mình gặp phải dù đang ở bất kỳ vị trí nào. Và bộ phận Operation cũng không ngoại lệ. Operation cũng phải đối mặt với những thách thức khó nhằn trước, trong và kể cả là sau sự kiện.

Cùng Stage! Vietnam giải đáp những sự khó khăn mà operation gặp phải khi ở khâu chuẩn bị trước sự kiện nào!

Khâu chuẩn bị Venue

Khi bắt đầu sự kiện, venue là một yếu tố cực kỳ quan trọng vì venue giống như là một “đầu não" để vẽ ra một sự kiện từ kỹ thuật tới sân khấu. Do đó, đối với vị trí Operation trong mỗi sự kiện, làm việc với venue chính là yếu tố quyết định cho tất cả mọi sự lắp đặt của sự kiện.

Việc setup sự kiện thường sẽ có rất nhiều khó khăn sẽ xảy ra, nhưng cái khó khăn đầu tiên chính là từ venue. Khi bắt đầu setup sự kiện, bộ phận operation phải làm việc kỹ với venue về mặt timeline chương trình. 

Tại sao phải làm việc kỹ về mặt Timeline? Do tính chất của sự kiện là diễn ra liên tục. Vì vậy, việc nhiều sự kiện diễn ra sát giờ với nhau là đều không thể tránh khỏi. Một khi venue bị trễ thì sẽ dẫn đến những công việc khác của event bị trì theo. Khi đó, các thành viên bộ phận operation cũng không thể đứng yên và xem tiến độ tới đâu mà phải luôn cùng các nhân sự ở bộ phận khác đi kiểm tra xem có khu vực sự kiện nào bị vướng hay khu nào cần được dọn dẹp trước để tiện xử lý và làm “cuốn chiếu” mới có thể hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra. Đó là lí do khiến bộ phận Operation phải làm việc kỹ với venue về mặt timeline, để có thể nhận bàn giao venue đúng tiến độ của sự kiện.

Sự hỗ trợ từ Venue

Khó khăn tiếp theo mà Operation gặp phải chính là sự hỗ trợ từ venue. Sự hỗ trợ từ venue chiếm yếu tố khá quan trọng trong quy trình setup sự kiện. Nếu như khách hàng là người có kinh nghiệm làm việc với venue và phối hợp với công ty event thì bộ phận operation sẽ dễ dàng setup sân khấu mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Ngược lại, nếu khách hàng không có quá nhiều kinh nghiệm thì điều này sẽ gây khó khăn cho bộ phận operation rất nhiều.

Vì thế theo nhìn nhận từ nhiều sự kiện, Stage!Vietnam đều thấy các công ty có thể ứng biến trường hợp này rất phù hợp để không bị ngưng đọng tiến độ setup kỹ thuật cho sự kiện. 

Supplier

Đây là khó khăn ắt hẳn cũng không thể nào tránh được! Nhà cung cấp cho sự kiện là yếu tố rất cần thiết cho mỗi sự kiện được diễn ra, họ là những người cung cấp cũng như setup các hạng mục cho sự kiện. Trong các hạng mục setup nếu như đơn vị tổ chức sự kiện lên kế hoạch tốt, kỹ lưỡng thì sẽ phân bổ được thời gian và cách làm việc hợp lý cho từng supplier, điều này sẽ giúp cho các supplier làm việc không có bị vướng đụng lẫn nhau.

Vậy việc vướng đụng là sao? Sẽ có những trường hợp như bộ phận đèn LED muốn lắp đặt mà bộ phận sân khấu chưa setup xong thì không thể nào lắp hệ thống đèn LED được, … Khó khăn này được gọi là hỗn loạn thứ tự trong setup, dù có kế hoạch nhưng thứ tự công việc lắp đặt vẫn sẽ bị đè lên nhau khiến cho việc setup sẽ bị kéo dài và không theo kịp tiến độ.

Có thể nhìn nhận rằng, việc lắp đặt kỹ thuật là một quy trình tạo ra một sân khấu hoàn mỹ cho các sự kiện dù lớn hay nhỏ, nếu như kế hoạch sự kiện được lập ra mà công ty tổ chức không có cách ứng biến thì nhân sự lắp đặt sẽ thực hiện chậm hơn so với dự kiến ban đầu.

Nguồn cung cấp Venue

Đây là một khó khăn hiếm gặp và ít khi xảy ra. Nhưng không vì thế mà chúng ta xem nhẹ khó khăn này. Sẽ có những trường hợp “dở dang” như venue không cung cấp đủ một số thứ mà Operation cần như nguồn điện, nguồn nước; nhà vệ sinh; phòng thay đồ hay phòng chờ cho nghệ sĩ hệ thống kỹ thuật không hiện đại.

Vì vậy, lúc tìm địa điểm cũng như là khảo sát, Operation phải quan sát, tìm hiểu và deal với bên venue rất kỹ, tránh những trường hợp sai sót xảy ra.

Kết luận

Nhìn chung, mọi bộ phận trong event đều đóng vai trò quan trọng nhưng đi đôi với đó là những thách thức không lường trước được. Vì vậy, không chỉ các eventors mà các nhân sự nằm trong bộ phận operation luôn luôn có cách quản trị rủi ro để chương trình có thể thực hiện được đúng kế hoạch và trọn vẹn nhất. 

Viết bởi: Thi Thi, Ngọc Ánh